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4 façons de convertir une fiche d'intervention de travaux en PDF 

Votre société de service et de travaux est amenée à réaliser fréquemment des interventions de dépannage, d’installation ou encore de maintenance ? Après leur réalisation, vos techniciens sont chargés de remplir des rapports d’intervention afin de dresser le bilan des travaux réalisés chez le client. Si l'objectif principal de la fiche d’intervention est d’améliorer l’organisation de la société, certains formats peuvent desservir cette fonction et y apporter quelques limites. Le format papier ou les modèles de fiches gratuites peuvent présenter de nombreux avantages, mais ils engendrent parfois une grande perte de temps.

Afin d’assurer une bonne traçabilité des interventions réalisées chez vos clients, le format doit être choisi avec soin. Mageltys vous dévoile la marche à suivre pour convertir une fiche d'intervention en PDF et gagner en organisation au sein de votre entreprise ! 

Quel est le rôle d’une fiche d’intervention ? 

La fiche d’intervention a toute son utilité dans l’organisation d’une société. Ce rapport d'intervention permet d’établir un historique des interventions réalisées chez un client ainsi que d’y référer toutes les informations importantes liées au projet : le temps consacré aux travaux, le technicien en charge des interventions, le matériel utilisé ou encore les diverses problématiques rencontrées. Ce document d’entreprise prend toute sa valeur après la réalisation des interventions sur le terrain et sert à clôturer la mission des techniciens tout en dressant le bilan du travail réalisé. Par ailleurs, une société de service peut utiliser cet outil pour faciliter la saisie des documents administratifs comme la facture ou la fiche de paie des employés. 

Pourquoi convertir une fiche d’intervention au format PDF ?

La fiche d'intervention ou bon d'intervention est un outil de travail que l’on retrouve au format papier ou au format numérique comme le PDF. Aujourd’hui, les rapports d’intervention digitaux sont de plus en plus utilisés par les entreprises : ils garantissent un envoi plus aisé des documents aux différentes parties prenantes et un archivage facilité des nombreuses interventions réalisées par les techniciens. 

Comment convertir une fiche d'intervention en PDF ?

1. Numériser un rapport d’intervention au format papier

La fiche d’intervention peut être réalisée en format papier et être rédigée à l’aide de feuilles autocopiantes pour faciliter la duplication des exemplaires afin d’en donner un au client et d’en conserver un second pour la société. Cependant, il existe un risque accru de perdre ces feuilles volantes. Pour un souci évident d’archivage il est judicieux de scanner votre document papier et de le convertir au format PDF.

Si cette méthode permet de créer des rapports d’intervention au format PDF, elle reste chronophage : 

• rédaction du compte-rendu du travail à la main et déchiffrage de l’écriture du technicien parfois difficile à lire ; 
• envoi d’une copie papier ou d’une version numérique au client ; 
• utilisation d’un scanner ; 
• exportation au format PDF du fichier scanné sur ordinateur ; 
• classement et archivage du rapport d'intervention. 

2. Télécharger un modèle de fiche d’intervention à remplir 

Savez-vous que vous pouvez télécharger sur Internet un modèle de rapport d’intervention en PDF ? Si cette solution semble particulièrement indiquée pour vous faire gagner du temps, le document doit néanmoins être imprimé avant de pouvoir être rempli à la main, ce qui engendre certains inconvénients : 

• une perte de temps à cause de l’impression et de la rédaction manuelle ; 
• la nécessité de scanner le document après l’avoir rempli pour l’envoyer au client et l’archiver ; 
• une case d'observation prédéfinie ne laissant que peu d’espace pour rédiger le rapport d'intervention ;
• le format est figé et ne peut pas être personnalisé à l'activité de l'entreprise.

3. Créer un modèle de rapport d’intervention sur Word ou Excel et l’exporter au format PDF 

Il est également possible de créer une fiche d’intervention sur un logiciel de bureautique comme Word ou Excel. L’avantage majeur de cette solution est de pouvoir saisir directement le rapport d’intervention sur ordinateur pour ensuite l’exporter au format souhaité en cliquant dans votre barre d’outils sur "fichier", puis sur “exporter au format PDF”. Cependant, même si vous n’avez pas besoin de scanner le document pour le convertir, cette solution a ses limites : vous ne pouvez pas faire signer le client directement sur le document. La signature est pourtant l’un des éléments indispensables à la fiche d’intervention. 

4. Mageltys votre solution pour créer une fiche d’intervention dématérialisée !

Le logiciel de gestion des interventions Mageltys est une application web et mobile qui permet de dématérialiser les rapports d’interventions et de les saisir directement depuis la plateforme en ligne. Cet outil de travail collaboratif est votre meilleur allié pour assurer une gestion optimale des différentes interventions de votre entreprise : 

• une saisie rapide de la fiche d’intervention depuis le terrain ;
• un document partagé en temps réel depuis le planning d’intervention ;
• une signature électronique pour faire signer le client depuis le téléphone portable du technicien en charge de l'intervention ; 
• un PDF copiable dans le logiciel de comptabilité pour éviter une nouvelle saisie manuelle de toutes les informations nécessaires à la création de la facture ;
• un formulaire personnalisé à votre activité.

Découvrez davantage de fonctionnalités avec notre logiciel de gestion d'intervention Mageltys et demandez une démo gratuite directement sur notre site internet !

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by Tristan de La Chevasnerie

Bon d'intervention digital : comment le mettre en place ?

Votre entreprise est amenée à réaliser de nombreuses interventions comme le dépannage, l’assistance, le SAV, l’installation ou encore la maintenance ? Afin de finaliser leurs interventions sur le terrain, vos techniciens doivent éditer un rapport d'intervention, également appelé bon d’intervention : une fiche comprenant toutes les informations clés sur le client ainsi que sur le travail effectué sur le terrain lors de l’intervention. Si le bon d’intervention comporte de nombreux avantages, sa mise en place favorise avant tout une simplification et une accélération du processus de facturation tout en améliorant le suivi du dossier client grâce à l’historique des missions réalisées qui en découle. 

Pour veiller à sa pertinence et assurer une traçabilité sans faille du travail réalisé chez vos clients, il convient de ne pas négliger sa mise en place. Mageltys lève le voile sur la bonne façon d’utiliser et de mettre en place des rapports d’intervention digitaux dans votre entreprise de services ! 

Qu’est qu’un bon d’intervention digital ? 

Un outil digital utilisé par le technicien responsable de l’intervention client

Le bon d'intervention ou rapport d'intervention est un document qui peut être établi sur papier, cependant l’ère de la numérisation tend à accentuer la réalisation de rapports d’intervention au format digital. L’utilisation de ce type d’outil en entreprise est primordiale : il permet de garder un historique des interventions réalisées et de préciser toutes les informations sur le client comme sur la mission effectuée sur un document unique. En plus de clôturer l’intervention chez un client, ce rapport sert également de justificatif pour la facturation et aide à établir un suivi pour les opérations futures de maintenance, de réparation, d’installation ou de SAV, en actualisant le dossier client en conséquence. Ce document est en ce sens utile tant pour la gestion de l'équipe qui intervient sur le terrain que pour l’entreprise et le client.

Les informations à connaître en amont de l’édition du bon d’intervention digital : le formulaire de saisie 

Pour faciliter le travail des équipes sur le terrain et dans le but de préparer la rédaction du rapport d’intervention, un formulaire de saisie doit être réalisé de façon complète et précise en renseignant des données clés sur le client et le chantier, notamment : 

• le lieu, la date et l’heure de l’intervention ;
• les précédentes interventions faites chez le client ;
• les coordonnées du client ; 
• les accès au chantier ; 
• les documents ajoutés au formulaire de saisie comme le devis client ; 
• le matériel et les pièces utiles à la réalisation de la tâche ; 
• les missions à réaliser. 

Les informations clés d’un bon rapport d’intervention 

Afin de rendre compte du travail effectué par vos techniciens, la fiche d’intervention doit être complète et riche en informations. En effet, sa fonction est de clôturer la mission tout en faisant figurer tous les détails de sa réalisation. Si ce document est uniquement requis à l’aboutissement du chantier et des dépannages, il est vivement recommandé de le rédiger tout au long de l'intervention pour n’oublier aucun élément. Il faut y indiquer :

• la mission réalisée chez le client et le déroulement de l’intervention ; 
• le statut de l’intervention : réalisée, en cours, abandonnée ou à poursuivre ; 
• les coordonnées du client et de votre entreprise ;
• le temps mobilisé pour réaliser la mission sur le terrain : indiquez les horaires de début et de fin de chantier ; 
• les photos du travail réalisé comme preuve de la bonne exécution de la mission ; 
• le matériel utilisé ou les manquements constatés ; 
• la signature du client pour valider la mission effectuée par les techniciens.

Condenser toutes ces informations sur un document unique permet de retrouver en un clic toutes les données liées à la réalisation de l’intervention.

Pourquoi utiliser un bon d’intervention digital ? 

Garder une trace des interventions faites chez le client 

Pour une activité de maintenance, de service ou d’installation, il est nécessaire d’avoir une organisation optimale afin de satisfaire au mieux vos clients. Grâce aux rapports d’intervention en ligne, vos techniciens pourront noter en temps réel leurs conclusions sur le chantier : ainsi le risque de pertes d’informations sera quasiment nul. Il vous sera par la suite possible de retrouver rapidement les informations voulues grâce à l’historique des données.

Établir des documents administratifs depuis le bon d'intervention

Le bon d’intervention est un outil qui recense des informations simplifiant la création de documents administratifs comme :

• la facture, avec le déroulement du travail, la liste des outils et du matériel utilisés, l’indication du temps passé sur le terrain et le détail de la mission ; 
• la fiche de paie des techniciens, en prenant en compte le temps exact qu’a nécessité la réalisation de la tâche. 

Ajuster les futurs processus pour une meilleure prise en charge des interventions à venir 

Le bon d'intervention réalisé à la suite d’un chantier permet de tirer des leçons sur le travail effectué afin d’améliorer les processus de l’entreprise. Il constitue un réel suivi et met en évidence les éventuels manquements comme un souci d’organisation, des pièces qui ont pu faire défaut pour réaliser la mission, un retard ou un rendez-vous non honoré par le technicien ou encore une mauvaise gestion de l’urgence. De même, le technicien peut s’auto-évaluer et indiquer les potentielles difficultés rencontrées.

Gagner du temps dans la réalisation du bon d’intervention grâce à sa digitalisation

La fiche d’intervention dans sa version papier est rédigée à l’aide de feuilles autocopiantes qui permettent de conserver un exemplaire et d’en donner un autre au client. Cependant, l’utilisation de ce type de format peut s'avérer chronophage et le risque de perdre les informations est élevé. En ce sens, de nombreuses solutions digitales comme le logiciel de gestion des interventions Mageltys proposent de créer des rapports d’intervention en ligne simplement et rapidement ! Les avantages sont nombreux puisqu’un tel logiciel met à disposition : 

• un outil collaboratif qui offre à tous les collaborateurs un accès en temps réel ; 
• une solution en ligne qui permet de corriger rapidement les erreurs de saisies ; 
• une meilleure lisibilité du rapport due à l’uniformisation des saisies d’informations  et à la personnalisation des bons d’interventions selon le type d’intervention ;
• une saisie d'informations en instantané avec une synchronisation parfaite entre toutes les parties prenantes.

Quels sont les outils pour mettre en place un bon d’intervention digital ?

Un bon d’intervention en PDF à télécharger 

Il est possible de télécharger gratuitement des PDF de bons d’intervention sur Internet. Cependant, même si cette solution est gratuite, les inconvénients sont très nombreux et il est déconseillé d’utiliser cet outil si vous souhaitez avoir une organisation optimale :

• le PDF dispose de zones de texte limitées pour noter le bilan ou les remarques ; 
• déchiffrer les saisies des différents intervenants peut s’avérer compliqué ;
• pour créer une facture, il faut reporter toutes ces informations puis envoyer une copie du PDF au client ce qui engendre une perte de temps importante ;
• un risque de perdre des feuilles volantes subsiste.

Un bon d’intervention sur Excel 

Excel peut être utilisé pour établir des bons d’intervention : cet outil permet de saisir des données avec une grande lisibilité et certaines formules peuvent être appliquées aux tableaux pour automatiser des calculs. Cependant, Excel reste un logiciel limité pour plusieurs raisons :

• vos collaborateurs devront certainement suivre une formation pour pouvoir prendre en main cet outil ;
• le logiciel permet une collaboration limitée entre les équipes ; 
• il est impossible de signer à même le document. 

Mageltys : votre allié dans la création de bons d’intervention digitaux !

Mageltys est une application web et mobile qui permet de rédiger rapidement et efficacement des rapports d'intervention. Cet outil de gestion en ligne est la solution parfaite pour dresser des bilans d’intervention complets facilement. En effet, vos équipes de techniciens peuvent utiliser leur téléphone pour saisir leur rapport sur le terrain et en temps réel. Par ailleurs, pour améliorer la fluidité et la prise en main de cette solution, vos rapports seront ajoutés au planning d'intervention : retrouvez en un clic toutes les informations clés du chantier réalisé par votre équipe ! Enfin, Mageltys vous propose de faire signer électroniquement vos clients afin d’accélérer le processus de préfacture ainsi que d’envoyer automatiquement le bon d’intervention au client dès la clôture du dossier. 

Vous souhaitez en découvrir davantage sur le logiciel de planification et de gestion d'intervention Mageltys ? Planifiez une démo gratuite afin de découvrir des solutions qui amélioreront votre efficacité et votre réactivité lors de vos futures interventions.

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by Tristan de La Chevasnerie

Comment optimiser son trajet d’intervention ? 

Dans les secteurs d’activité comme la plomberie, l'électricité, l’artisanat ou encore le paysagisme, passer du temps sur la route fait partie du métier. Chaque jour, ces intervenants effectuent en effet leur tournée pour se rendre sur différents chantiers. Ces nombreux allers-retours fatigants et les aléas du transport associés peuvent parfois faire perdre du temps aux techniciens et de l’argent à leur entreprise : il est donc primordial d’optimiser le temps de trajet d'intervention. 

Repenser intelligemment les itinéraires de sorte à limiter au maximum la distance parcourue sur la route quotidiennement présente en effet de nombreux avantages pour une entreprise : moins de stress, réduction des coûts, amélioration des performances, etc. Pour y parvenir, plusieurs solutions s’offrent à vous et certains outils numériques peuvent vous être d’une grande aide. Découvrez comment optimiser votre trajet d’intervention avec Mageltys ! 

Pourquoi est-ce important d’optimiser son trajet d’intervention ? 

Une réduction des coûts pour votre entreprise 

Optimiser les temps de trajet des interventions permet tout d’abord de réaliser des économies considérables. Avec une gestion et une organisation des interventions bien menées, les techniciens auront moins de distance à parcourir entre les différents chantiers. À la clé, une réduction des coûts liés à votre flotte de véhicule tels que l’essence, les frais de péages et l'assurance de vos véhicules. 

Un gain de temps, d’efficacité et de productivité 

Dans le secteur de la maintenance ou du service, les intervenants perdent de précieuses heures sur la route pour se rendre de chantier en chantier. Mieux organiser leurs itinéraires et diminuer les temps de trajet permet de réduire le stress et la fatigue liés aux transports. Les techniciens gagneront ainsi en efficacité et seront plus enclins à respecter les horaires des rendez-vous en évitant les embouteillages. Des trajets bien optimisés : la clé d’un service client de qualité ! 

Le gain de temps considérable qu’une société réalise en diminuant le temps des trajets lui offre également la possibilité d’accepter davantage de demandes clients. En améliorant sa productivité, son chiffre d'affaires augmentera inévitablement ! Optimiser les tournées offre des avantages réciproques et profite à la fois aux équipes sur le terrain, au bureau et aux clients de l’entreprise. 

Optimisation du trajet d'intervention : quelles solutions ? 

Répartir les tournées d’interventions en fonction de la zone géographique 

Pour optimiser vos trajets d'intervention, il convient tout d’abord de répartir intelligemment les interventions selon leur zone géographique. La meilleure solution réside dans l'attribution d'un secteur propre à chaque intervenant. Si un technicien réalise des chantiers quotidiens dans le même secteur, il évitera les aléas liés au transport et les allers-retours incessants : ses temps de trajet seront ainsi amplement réduits. En assignant une zone d’intervention à un intervenant, il aura également une meilleure connaissance du territoire et pourra plus facilement adapter les itinéraires selon les adresses des clients. Une telle organisation lui permet de réaliser davantage d’interventions dans la journée et de faire son travail dans de meilleures conditions. 

Saviez-vous qu’un outil de gestion d‘intervention peut vous être d’une grande aide pour répartir les interventions par zone géographique ? Certains logiciels tels que Mageltys sont en effet dotés d’un assistant de planification : une fonctionnalité essentielle pour optimiser les tournées des équipes de techniciens ! À chaque nouvelle intervention programmée, l’assistant de planification va désigner le technicien idéal pour le chantier en question en fonction de la zone géographique, mais également de ses compétences et de sa disponibilité. 

Organiser les interventions avec un planning dématérialisé 

Le planning d'intervention est essentiel pour optimiser les trajets des équipes terrain pendant leurs tournées. Disponible sur une interface unique et centralisée, l'outil de planification permet de visualiser en un coup d'œil les interventions programmées pour chaque technicien. Sur leur téléphone, les intervenants ont accès à leur planning personnel ainsi qu’aux adresses des chantiers où ils doivent se rendre via une carte dématérialisée. Avec un logiciel de planning, vous évitez ainsi toutes les pertes de temps inutiles sur la route liées à un manque d'organisation. 

Depuis leur ordinateur, les équipes chargées de planifier les interventions peuvent, quant à elles, modifier, éditer et personnaliser le planning à tout moment pour mieux faire face aux imprévus. Intégrer une nouvelle intervention ou changer l'horaire d’un rendez-vous se fait en quelques clics seulement. Tout changement effectué sur le planning est notifié au technicien concerné par un message automatique envoyé sur son téléphone. Il reçoit les informations en temps réel, quelle que soit sa localisation, et peut donc accroître sa réactivité ! Le planning d’intervention fluidifie en ce sens l’organisation, la communication et la gestion des interventions en interne : des éléments essentiels pour l’optimisation des trajets et des tournées. 

Localiser les techniciens pendant leurs tournées d’intervention

Si planifier les interventions est essentiel pour optimiser les trajets, pouvoir localiser les techniciens pendant leurs tournées est également un impondérable. Cela permet aux dirigeants de l'entreprise de mieux gérer les équipes terrain en temps réel et connaître leur disponibilité, sur la route ou en cours d'intervention. En cas d'urgence, cette localisation est précieuse et particulièrement importante pour l’optimisation des trajets. Vous pouvez ainsi savoir quel est l’intervenant disponible le plus proche du chantier urgent pour intervenir rapidement. La vue d’ensemble dont vous bénéficiez sur le travail de vos intervenants vous permet d’anticiper tous les imprévus et de mieux gérer les contraintes. 

Quel logiciel choisir pour l’optimisation de son trajet d’intervention ? 

Comment bien choisir son logiciel pour optimiser vos trajets ? 

Pour bien optimiser vos trajets et organiser efficacement les itinéraires de vos techniciens, il convient d’utiliser un logiciel spécialisé dans la gestion des interventions. Afin de choisir l’outil le plus performant et le plus adapté à votre structure, plusieurs critères sont à prendre en compte :

• ses fonctionnalités afin qu’il soit doté des options essentielles à l’optimisation des trajets (la localisation des techniciens, le planning dématérialisé, l’assistant de planification, etc.) 
• son prix pour bénéficier d’un logiciel adapté à votre budget ;
• son ergonomie pour une meilleure prise en main de l’outil par tous vos collaborateurs. 

Le logiciel Mageltys : la solution idéale pour l’optimisation des trajets d'intervention 

Vous cherchez l’outil idéal pour optimiser vos trajets d’intervention ? L'application web et mobile Mageltys est la solution pour vous ! Doté de toutes les fonctionnalités essentielles, ce logiciel vous permet de planifier facilement les interventions et d’organiser intelligemment l'itinéraire de chacun de vos techniciens ! Laissez-vous guider par son assistant de planification pour permettre à vos équipes de terrain de perdre le moins de temps possible sur la route et améliorez ainsi vos performances. Sur leur téléphone, vos techniciens auront accès à une carte pour se rendre aux adresses des chantiers facilement. 

Avec Mageltys, profitez d’une vue d'ensemble sur vos équipes, suivez leur travail en temps réel, accédez à différentes données clés pour réaliser les interventions et optimisez vos plannings d'interventions !

Pour plus d’informations sur les avantages de notre logiciel, n'hésitez pas à planifier une démo !

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by Tristan de La Chevasnerie

Comment élaborer un planning de maintenance ? 

La maintenance des équipements est une des conditions essentielles au bon fonctionnement de certaines entreprises. Afin de garder une production ininterrompue, ces entreprises doivent en effet veiller à avoir un matériel toujours en parfait état de marche. Pour assurer la maintenance d’un nombre élevé d’équipements, l’équipe de maintenance doit élaborer un planning de maintenance permettant une gestion des interventions aussi efficace que réactive. L’utilisation d’un logiciel est de nos jours indispensable pour élaborer un planning de maintenance qui réponde aux besoins des techniciens comme aux exigences des clients.

Quelles données prendre en compte et quel logiciel privilégier pour assurer la planification de vos interventions de maintenance auprès de vos clients ? La réponse avec Mageltys ! 

Qu’est-ce qu’un planning de maintenance et quelles données doivent y figurer ?

Différence entre le planning de maintenance et le plan de maintenance

Il existe parfois une confusion entre le planning de maintenance et le plan de maintenance. Tous deux sont pourtant bien différents ! En effet, le plan de maintenance est un document qui renseigne les procédures à suivre pour le déroulement de la maintenance, ainsi que les ressources nécessaires à celle-ci et les instructions des constructeurs concernant la marche à suivre et l’utilisation des matériels existants.

Définition du planning de maintenance

Un planning de maintenance est un document permettant la gestion et le suivi des interventions de maintenance à effectuer dans une zone et sur une durée données. Cet outil à l’importance capitale doit dans l’idéal organiser les interventions récurrentes tout en tenant compte des urgences.

On distingue la maintenance préventive de la maintenance dite “curative”. La première correspond aux interventions qu’il faut réaliser selon des échéances récurrentes. Les équipes se rendent régulièrement chez les clients pour effectuer la maintenance des différents types d’équipements afin d’anticiper tout dysfonctionnement. La maintenance préventive recouvre plusieurs tâches :

• s’assurer que le matériel corresponde toujours aux normes en vigueur ;
  
• veiller à ce que les préconisations des constructeurs soient respectées en tous points ;
  
• faire toutes les observations utiles aux techniciens qui réaliseront les prochaines maintenances.

Au contraire, on parle de maintenance curative lorsqu’il faut réaliser une intervention sur des équipements qui ont subi une avarie. Le caractère imprévisible et urgent de ces pannes complique l’intégration de ces interventions dans le planning de maintenance. Ce sont pourtant les opérations les plus importantes à mener ! 

L’importance d’établir un planning de maintenance 

En plus de rationaliser les opérations de maintenance, un service d’intervention rapide offre des avantages commerciaux certains.

Les avantages opérationnels d’un bon planning de maintenance

Élaborer un planning de maintenance qui prend en compte tous les impératifs des interventions vous permettra :

• de définir le degré de priorité des interventions de maintenance ;
  
• de garantir la sécurité de tous les techniciens ainsi que celle des clients dont la machine est en panne ;
  
• de répartir les interventions pour optimiser les tournées de maintenance ;
  
• d’équilibrer la charge de travail de vos techniciens ;
  
• d’adapter les interventions selon les équipes et leurs différentes activités en tenant compte des compétences de chacun ;
  
• de gérer le suivi des horaires d’interventions réalisées par chaque équipe ;
  
• de gérer les contraintes de chacun (horaires, absences, etc.) ;
  
• d’avoir une meilleure visibilité des documents administratifs.

Les avantages commerciaux d’un bon planning de maintenance

Votre planning des interventions de maintenance ne comporte pas uniquement des avantages pratiques liés au bon déroulement des opérations, mais aussi des avantages commerciaux non-négligeables, notamment :

• la fidélisation des clients après une intervention réalisée sur un problème particulièrement urgent ;
  
• l’image de l’entreprise, qui est améliorée par le professionnalisme de ses équipes comme par l’utilisation d’outils à la pointe de la technologie ;
  
• un plus grand confort des collaborateurs, à qui l’on fournit des outils plus performants leur permettant de faire un travail moins pénible tout en se concentrant sur les tâches qui font la vraie valeur de leur métier ;
  
• une amélioration de l’empreinte carbone de l’entreprise, avec des trajets optimisés, des interventions réalisées en une seule fois et une production de rapports électronique plutôt que sur papier ;
  
• une plus grande productivité, étant donné qu’un planning optimisé permet de rajouter jusqu’à un rendez-vous par jour et par technicien ;
  
• une réduction du coût de revient général des opérations de maintenance.

Quelles données prendre en compte dans la création d’un planning de maintenance ?

Pour garantir l’efficacité de votre planning de maintenance, vous devez y inclure toutes les données essentielles concernant les interventions chez vos clients :

• l’adresse du client ;
  
• la nature de l’équipement dont on fait la maintenance ;
  
• leur localisation précise ;
  
• le nombre de techniciens dont vous disposez, ainsi que leurs horaires et disponibilités ;
  
• les équipements spécifiques que nécessitent les interventions ;
  
• toutes les informations complémentaires qui pourraient avoir une incidence sur le déroulement de l’intervention.

Les différents types de planning de maintenance

La planification de vos interventions de maintenance peut être élaborée selon plusieurs angles différents. Ainsi un planning de maintenance sera centré sur certains critères, comme :

• le secteur géographique des interventions, si votre entreprise couvre une zone importante ;
  
• la nature des équipements dont il faut assurer la maintenance, si votre activité englobe des secteurs diversifiés ;
  
• le matériel nécessaire au déroulement des interventions de maintenance ;
  
• le degré de priorité des interventions à réaliser ;
  
• les délais imposés par vos différents clients.

Les différents types de logiciels pour la création de votre planning de maintenance

Pour une gestion optimale de vos interventions de maintenance, il est indispensable d’utiliser un logiciel pour vous aider dans la planification des tâches. Parmi les différents types d’outils disponibles, il vous faut choisir le logiciel qui correspond le mieux à votre activité. En effet, tous les logiciels de gestion des interventions ne présentent pas les mêmes services ni les mêmes fonctionnalités. Il s’agira de choisir le logiciel le plus adapté, en fonction de l’utilisation que vous voulez en faire.

Logiciel de gestion SAAS ou logiciel “on premise” : lequel choisir ?

Avant de choisir votre logiciel de maintenance, il faut prêter attention à la distinction qui existe entre deux types de logiciels. On fera ainsi la différence entre la solution SAAS (Software As A Service) et la solution “on premise” : 

• la solution SAAS consiste en l’utilisation d’un logiciel stocké sur un cloud accessible dès lors que vous disposez d’une connexion internet, quel que soit le mobile ou l’ordinateur que vous utilisez pour vous connecter ;
  
• la solution “on premise” consiste à télécharger un logiciel et à l’installer directement sur le serveur de votre entreprise. Ce système nécessite une intervention technique spécifique ainsi qu’un certain budget. 

Faire votre planning de maintenance avec le logiciel Excel

Réaliser vos plannings avec Excel est une solution simple, qui demande peu de moyens et qui est accessible à tous. Cependant le format de ce logiciel de tableur ne convient pas à chaque type de planning et il ne permet pas, entre autres :

• d’ajouter des pièces jointes utiles à vos plannings, comme les contrats, les devis ou les comptes-rendus de maintenance ;
  
• de travailler de manière conjointe sur le même document en même temps ;
  
• de coupler votre planning Excel avec les autres logiciels que votre entreprise utilise ;
  
• de faire des modifications et de les communiquer efficacement ;
  
• de géolocaliser les interventions.

Investir dans un logiciel GMAO pour la gestion de votre planning de maintenance

Un logiciel GMAO (logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur), est un outil permettant la gestion des interventions de maintenance, mais aussi des suivis, des contrats, du personnel et du fichier client. Ce type de logiciel, plus adapté à la gestion des plannings de maintenance qu’un fichier Excel, propose de nombreuses fonctionnalités, mais présente aussi l’inconvénient d’une utilisation parfois complexe, en plus d’un prix souvent élevé.

Optimisez votre planning de maintenance avec l’application Mageltys !

Pour une gestion efficace de vos interventions de maintenance, il faut un logiciel qui permette la planification d’une maintenance préventive tout en tenant compte de la nécessité d’une réaction rapide en cas de panne. Mageltys vous permet d’intégrer les urgences à vos plannings et d’y réagir efficacement en répartissant de façon automatisée les tâches urgentes aux techniciens. Cette solution rapide est fondée sur trois critères : 

• la localisation de l’intervention de maintenance à réaliser et celle du technicien ;
  
• les compétences requises pour l’intervention ;
  
• la disponibilité des différentes équipes.

Mageltys vous donne également accès à d’autres fonctionnalités pour vous aider dans la gestion de vos plannings :

• une application mobile permettant aux techniciens d’avoir accès en temps réel à toutes les informations sur leur smartphone ;
  
• une option “libre-service numérique” pour mettre à disposition des équipes des interventions à réaliser quand elles en ont le temps et qu’elles sont à proximité du lieu d’intervention ;
  
• un système de notifications de rappels automatiques par SMS ou email ;
  
• des formulaires personnalisables selon vos besoins ;
  
• une interface simple qui permet aux membres des équipes de communiquer facilement et d’échanger les données essentielles ;
  
• une visualisation et un partage des plannings, auxquels on peut apporter des modifications en temps réel ;
  
• une meilleure exploitation des données client grâce au tableau de bord personnalisé.

Pour découvrir l’intégralité des solutions offertes par Mageltys, rendez-vous sur notre site !

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by Tristan de La Chevasnerie

Fiche d'intervention : comment rédiger une fiche d’intervention efficace ? 

La fiche d'intervention est un document utilisé dans de nombreux domaines d’activité (maintenance, plomberie, électricité, paysagisme, etc.) afin de rendre compte en détail du travail réalisé chez un client. Ce type de rapport est très important après l’intervention pour donner le descriptif des travaux effectués, accélérer le processus de facturation et enrichir votre historique client. En amont de l'intervention, le formulaire de saisie va, quant à lui, organiser efficacement la venue du technicien et permettre de bien préparer le rapport. 

Bien qu’elle soit très importante, la fiche d'intervention n’est toutefois pas toujours très soignée et présente parfois un manque de lisibilité ou d’informations clés. Comment bien remplir une fiche d’intervention ? Découvrez le guide de rédaction Mageltys pour fournir des fiches d'intervention détaillées et efficaces à votre clientèle ! 

Qu’est ce qu'une fiche d'intervention digitale ? 

 

Une fiche d’intervention, également appelée rapport ou bon d’intervention, est un récapitulatif des actions réalisées chez un client qui clôt définitivement l’intervention. Ce document digital sert également de justificatif pour la facturation. Il est utile pour les entreprises, les équipes d'intervenants et pour les clients à qui est transmis le rapport. Primordial dans la phase finale d’une intervention, le rapport contient de précieuses informations la concernant : l’adresse, le temps passé à la réaliser, le détail du travail fourni, les éléments relatifs à la facturation, etc. 

Quels sont les avantages d’une fiche d'intervention digitale ? 

Pourquoi choisir une fiche d’intervention au format digital plutôt que papier ? 

 

À la différence du format papier, la fiche d'intervention digitale présente de nombreux avantages pour les entreprises en termes d’organisation, de productivité et d'efficacité. Vous allez pouvoir uniformiser votre saisie d’information en instantané, gagner en flexibilité et améliorer le confort de vos collaborateurs ! Vous aurez également la possibilité de remplir le rapport et de modifier toute erreur en quelques clics seulement, ce qu’il est impossible de faire avec le format papier. Finies les feuilles volantes à l'image d’une entreprise vieillissante, réduisez votre empreinte carbone en optant pour le digital et ses atouts non négligeables pour votre société ! 

Une communication et une activité fluidifiée 

 

Dans le cadre d’une activité de maintenance ou de service, il est essentiel d'être bien organisé et d’assurer une bonne communication entre les intervenants, la clientèle et les dirigeants de la société. En concentrant toutes les informations clés liées à la réalisation d’une intervention, ce rapport digital offre ainsi de nombreux atouts pour l'organisation et la communication au sein d’une entreprise. La fiche d’intervention permet en ce sens :

 

• d’indiquer clairement les différentes données de l'intervention (nature du chantier, adresse, photos, historique, etc.) ;
• d’avoir accès au document sur téléphone ou sur ordinateur quelle que soit la localisation du technicien ; 
• de gagner du temps par une saisie des informations en temps réel sur le lieu de l'intervention ; 
• de faciliter la gestion des factures ; 
• de transférer automatiquement les informations au client, au responsable ou au fournisseur juste après l’intervention.

Un meilleur service client 

 

La fiche d’intervention, à condition que son format soit digital, est également essentielle pour optimiser votre service client et donner une image positive de votre société. Vous allez tout d’abord gagner en rapidité dans l’envoi des factures à votre clientèle. Avec l’historique des fiches d'intervention, vous allez ensuite avoir accès à une source d'informations importante qui vous permettra de connaître le temps de travail moyen pour tel ou tel type d'intervention, le temps de trajet pour vous rendre dans la zone géographique concernée, etc. Ces données vous donnent la possibilité d’améliorer vos prestations pour satisfaire votre clientèle en lui proposant un travail de grande qualité. Avec une fiche digitale, vous verrez en effet une hausse importante du taux d’interventions réussies ! Besoin d'une intervention de maintenance ou d'intervention pour des prestations de construction, rénovation ou isolation des toits à la Rochelle ? Mageltys est sans doute le logiciel qui peut vous être utile !

 

Vos coordonnées doivent apparaître dans le rapport afin que vos clients puissent facilement vous retrouver, pour programmer une nouvelle intervention ou contacter votre Service après-vente (SAV). 

Que faut-il prévoir en amont d’une intervention ? 

Avant de rédiger votre fiche d'intervention, il convient de remplir avec soin votre formulaire de saisie. 

1. Les coordonnées du client et les données du rendez-vous 

Sur le formulaire de saisie, il convient de noter les coordonnées du client. En cas d’embouteillages ou de tout autre problème pour se rendre sur le terrain, vos techniciens pourront ainsi joindre le client sans le moindre problème, prendre rendez-vous directement avec lui ou être remplacés grâce à l’assistant de planification. Si c’est un client déjà connu de vos services, pensez également à renseigner l’historique afin de pouvoir visualiser le récapitulatif des interventions passées : cela peut être très utile dans certains cas ! 

2. Les informations utiles pour la réalisation des interventions 

Sur le formulaire de saisie, vous devez faire apparaître toutes les informations utiles pour que l'intervention soit réalisée avec succès :

• sa description  ; 
• le matériel nécessaire pour la réaliser ;
• les pièces jointes, si nécessaire, telles qu’un schéma ou une photo pour accompagner le technicien dans ses tâches. 

 

Vous pouvez également ajouter d’autres champs personnalisables si besoin : notes pour l’interne, priorisation, etc. 

Comment remplir efficacement sa fiche d’intervention ? 

 

Certains logiciels de gestion d'intervention tels que Mageltys proposent des modèles de fiche d'intervention personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de votre établissement. Si vous utilisez ce type d’outil, prenez une fiche vierge et complétez-la avec les informations suivantes pour bien rendre compte du travail des techniciens. 

1. Les coordonnées de la clientèle et de la société 

 

Sur la fiche d'intervention, les coordonnées du client et de votre entreprise doivent impérativement apparaître. Concernant votre société, vous pouvez inscrire le numéro de téléphone, l’adresse mail et l’adresse postale : votre clientèle pourra ainsi plus facilement vous contacter et prendre un nouveau rendez-vous ! 

 

2. Les horaires et le statut de l’intervention 

 

Pour que votre fiche d'intervention récapitule au mieux l’intervention, inscrivez le temps de travail exact que le technicien a passé dans ses travaux : les horaires de début et de fin. Vous devez ensuite renseigner le statut de l'intervention en indiquant si elle est planifiée, non planifiée, démarrée, terminée ou abandonnée. Si l’intervention a été réalisée avec succès, indiquez son déroulement en détail. 

3. Les photos liées à l'intervention 

 

Afin de rendre compte au mieux des travaux réalisés, vos techniciens doivent prendre des photos et les joindre à leur rapport d’intervention. Pour le suivi de la clientèle à long terme, avoir des photos dans l’historique est très important ! 

4. Les pièces utilisées lors de l'intervention 

 

Dans cette partie de la fiche, vous devez indiquer la nature et la quantité des pièces détachées utilisées pour réaliser l'intervention. 

5. La signature du client 

 

Pour finaliser le travail effectué par l’équipe intervenante, le client doit signer le rapport d'intervention. Sachez qu’avec un logiciel de maintenance et de gestion comme Mageltys, vous pouvez directement faire signer vos fiches sur le téléphone de l'intervenant ! 

Le logiciel Mageltys pour des rapports d’intervention efficaces ! 

L’application web et mobile Mageltys est la solution idéale pour gérer et remplir efficacement vos fiches d’intervention. Vos équipes d’intervenants peuvent directement remplir les rapports sur leurs téléphones durant les interventions et les transmettre aux clients en temps réel. Ces précieuses données vous donneront la possibilité de rédiger vos factures plus rapidement et plus facilement ! Sur le logiciel Mageltys, vos fiches seront intégrées au planning d’intervention, vous permettant ainsi de les retrouver aisément et de fluidifier votre organisation interne. 

 

Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages de Mageltys ? Planifiez une démo avec nos équipes pour découvrir plus en détail le fonctionnement de notre logiciel et en quoi cet outil peut transformer votre activité !

 

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by Tristan de La Chevasnerie

Logiciel de maintenance : comment faire le bon choix pour votre outil ?

Si les sociétés ont besoin de matériel technique spécifique pour une gestion optimale de leur activité, elles ne sont pas à l’abri d’un équipement ou d'une machine qui tombe en panne : c'est alors aux techniciens de maintenance de prendre le relais ! Le groupe M.E.T recensait pas moins de 7000 entreprises de maintenance en France en 2019 chargées de l’entretien, de la réparation et du remplacement du matériel. Pour être  réactif en cas de panne qui se déclare, ce type d’entreprise doit toutefois s’appuyer sur un outil clé : le logiciel de maintenance. Grâce à cette plateforme, les sociétés peuvent mieux anticiper, communiquer et surtout répondre rapidement et efficacement à la demande urgente de leurs clients. 

Si les avantages d’un logiciel de maintenance sont nombreux, il convient de comparer les différents outils pour choisir le plus performant, doté des fonctionnalités adaptées pour votre entreprise. Découvrez quel est le meilleur logiciel de maintenance avec Mageltys ! 

Qu’est-ce que la maintenance ? 

La maintenance préventive 

La maintenance préventive désigne l’ensemble des opérations d'entretien et de vérification sur le matériel technique afin d’en minimiser le risque de panne. Les pièces des équipements et des machines pourront ainsi être réparées ou changées avant qu’une défaillance ne se produise. Ces interventions prennent la forme de contrôles ou de visites régulières basés sur l’estimation de la durée de vie des équipements. Si les opérations de maintenance préventive sont utiles aux entreprises, leur coût très élevé reste néanmoins relativement problématique. 

La maintenance prédictive 

Comme la maintenance préventive, la maintenance prédictive a pour but d’anticiper les défaillances du matériel technique et de réduire le risque de panne. Ce type de maintenance permet de détecter des anomalies ou une baisse de performance sur différents équipements grâce à un ensemble de données et de capteurs éventuels. Les pièces sont alors changées ou réparées plus aisément dès que des signes de faiblesse se présentent, juste avant qu’une panne grave ne se produise. 

La maintenance curative 

Également appelée maintenance corrective ou réactive, la maintenance curative consiste, quant à elle, à réparer ou remplacer un équipement défaillant pour qu’il retrouve toutes ses fonctionnalités : l'objectif est d’apporter une solution durable et de qualité. À la différence de la maintenance préventive et prédictive, les opérations de maintenance curative ont lieu après qu'une panne survienne.  

Pour limiter les dégâts causés par une panne, il convient toutefois pour les intervenants de maintenance d’être particulièrement réactifs et efficaces : c’est ici que réside toute l’importance d’utiliser un logiciel spécifique ! 

Pourquoi utiliser un logiciel de maintenance ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de maintenance ? 

Un logiciel dédié à la gestion de maintenance est un outil numérique qui organise et fluidifie une partie du processus de réalisation des interventions. Dans le cadre de la maintenance curative, le logiciel de gestion compte de nombreuses fonctionnalités : 

• planification des interventions de maintenance ; 
• visualisation des plannings de tous les collaborateurs ;
• répartition des interventions entre les différents techniciens ;
• création d’un historique, de fiches de facturation et de fiches clients ; 
• gestion et prise de rendez-vous techniques ;
• accessibilité à diverses informations clés concernant la réalisation des interventions ( adresse, devis, photos, etc.).

L'interface du logiciel permet à l’ensemble de ses utilisateurs (les équipes de direction et de terrain) d’échanger des directives en temps réel par téléphone ou par mail. Dès qu’une panne survient, une nouvelle intervention urgente est intégrée au planning du logiciel et le technicien désigné pour intervenir sur le chantier est prévenu directement par une notification sur son téléphone : il peut ainsi s’y rendre rapidement sans perdre de temps ! 

Un outil qui vous fait gagner en réactivité et en efficacité 

Une machine en panne ou des équipements qui ne fonctionnent plus correctement peuvent être lourds de conséquences pour une société et générer d’importantes pertes en termes de production. Les entreprises chargées de la maintenance doivent donc être extrêmement réactives lorsqu’un problème est détecté : le logiciel de maintenance sera un outil particulièrement indispensable à cette tâche ! 

Dans ce contexte, certains logiciels de maintenance tels que Mageltys présentent l’avantage considérable d'intervenir rapidement et efficacement sur le chantier grâce à l’assistant de planification. Avec cette fonctionnalité, l'intervention est assignée à un technicien en quelques secondes seulement selon trois critères : la disponibilité des intervenants, leurs compétences techniques et la zone géographique de l’intervention. Le technicien qui intervient sera donc à proximité directe de l’urgence, compétent pour le chantier concerné et aura accès à toutes les informations dont il a besoin pour intervenir rapidement (localisation, devis, photos, etc.) via le logiciel. Avec une telle fonctionnalité, les équipements défaillants seront remplacés ou réparés avec succès et vous récolterez ainsi des avis clients positifs ! Mageltys vous donne également la possibilité d’ajouter jusqu’à un rendez-vous par jour et par personne, une fonctionnalité que ne possède pas Excel ! 

Un outil qui fluidifie la communication en interne et en externe 

Si les interventions de maintenance nécessitent une grande réactivité de la part des intervenants, une bonne communication est essentielle entre le client, le technicien et l’équipe de direction de l’entreprise pour limiter les erreurs techniques. Le logiciel de maintenance répond aisément à cet enjeu. Un ensemble de données utiles pour la gestion et la réalisation des interventions est disponible sur une plateforme centralisée et accessible par tout le personnel de l’entreprise qu’il soit au bureau, en déplacement ou sur un chantier. Grâce au logiciel, les équipes organisationnelles visualisent l’avancement des travaux, connaissent les programmes de leurs techniciens et peuvent les prévenir en temps réel des changements apportés au programme d’intervention. 

Pour faciliter la communication avec les clients, le logiciel de maintenance a toute son utilité. Il donne en effet la possibilité de créer des dossiers clients, de stocker des informations clés pour préparer les fiches de facturation et d’appeler les clients directement depuis le logiciel en cas de problème. Le logiciel vous permet également d’envoyer des emails et des SMS à vos clients pour les tenir informés du statut de leur dossier (planifié, en cours, en pause ou terminé) et de leur envoyer un rappel la veille d’un rendez-vous pour éviter les oublis. Une meilleure communication en interne et en externe favorisée par le logiciel aura indéniablement un impact positif sur la productivité et l'efficacité de votre entreprise de maintenance ! 

Quel est le meilleur logiciel pour faire de la maintenance ?

Le logiciel de maintenance GMAO

Le logiciel GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) est un outil numérique qui permet de gérer différents éléments liés à l'activité de maintenance : les équipements, les stocks, les achats, les dossiers, etc. Bien qu’il ait de nombreuses fonctionnalités, le logiciel GMAO présente toutefois un inconvénient non négligeable : un coût très élevé. De même, ce type de logiciel demande des mises à jour régulières et souvent longues pour permettre une actualisation de vos catalogues et prix, ce qui génère inéluctablement une perte de temps. 

Le logiciel de maintenance ERP

Le logiciel ERP ( Enterprise Ressource Planning : progiciel de gestion intégré en français) s’occupe, quant à lui, de faciliter la gestion de l'ensemble des activités quotidiennes d’une entreprise : la comptabilité, les achats, les projets, les stocks, etc. Si ce logiciel est complet et performant, il est toutefois difficile à mettre en place. Pour une activité de maintenance, vous pouvez vous satisfaire d’un logiciel plus simple : il sera moins onéreux et tout aussi efficace ! 

Logiciel de maintenance On premise ou SaaS ? 

Pour choisir un outil de qualité, il convient également de prendre en considération les différents modes de fonctionnalités d’un logiciel de maintenance. Il en existe deux bien distincts : SaaS et On Premise.  

Le logiciel On premise est directement installé sur les serveurs de l’entreprise et donc uniquement accessible sur un poste de travail fixe. Le logiciel SaaS (Software as a Service : logiciel en tant que service en français) est, quant à lui, hébergé chez un prestataire. Cet outil est accessible pour chacun de ses utilisateurs depuis un navigateur web et sur téléphone qui peuvent également profiter de toutes les mises à jour instantanément. 

Les équipes de maintenance ont besoin d'accéder à de multiples informations en temps réel, quelle que soit leur localisation pour réparer efficacement les machines et les équipements défaillants. Pour répondre à ce besoin, il est donc primordial de s’équiper de la solution SaaS : la communication et la gestion des interventions en seront grandement améliorées !

Mageltys : le logiciel de maintenance idéal pour la gestion des interventions !

Vous cherchez le logiciel de maintenance idéal pour améliorer votre réactivité ? Mageltys est la solution idéale pour fluidifier votre organisation en entreprise, votre communication en interne et en externe et la gestion de toutes vos interventions. Anticipation, productivité, performance et rapidité : les atouts d’un tel logiciel sont nombreux ! 

Cet outil affiché à un excellent rapport qualité prix présente par ailleurs toutes les fonctionnalités essentielles pour une activité de maintenance curative :

• un assistant de planification qui choisira rapidement un technicien compétent pour intervenir ;
• une application web et mobile qui sera ainsi accessible pour toutes les équipes sur téléphone et sur ordinateur ; 
• un accès à des données clés liées aux différentes opérations de maintenance : photos, devis, rapports, etc ;
• une chaîne d’information claire et automatisée pour que tous les utilisateurs aient la bonne information au bon moment. 

Mageltys vous donne toutes les clés pour répondre efficacement aux demandes urgentes de vos clients ! Pour en savoir plus, n'hésitez pas à planifier une démo gratuite du logiciel !

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by Tristan de La Chevasnerie

Quels sont les critères d'un bon logiciel de gestion pour artisans ? 

Peintre, carreleur, plombier, électricien, maçon, chauffagiste ou encore jardinier : les artisans du bâtiment offrent une large gamme de services et de compétences dans de nombreux domaines d’expertise. Que ce soit pour faire des travaux de rénovation ou acheter des palettes en bois, Indispensables pour mener à bien les projets de constructions les plus audacieux, ils sont en ce sens extrêmement sollicités pour assurer des rendez-vous toujours plus techniques sur de très nombreux chantiers. Facturation, transmission de l’information, devis, suivi client, planification, coordination, gestion administrative, urgences, annulation et assistance : le métier d’artisan ne s’arrête pas à la réalisation d’une intervention technique et mobilise un temps considérable à l’entreprise pour assurer une gestion optimale de tous les éléments organisationnels dont elle découle. 

En ce sens, il est plus que nécessaire pour chaque entreprise qui emploie des artisans de s'équiper d’un outil logiciel de qualité capable de les assister dans ces tâches parfois chronophages et de fluidifier l’activité au sein de la société. Un temps considérable sera alors épargné pour leur permettre de se concentrer sur l’essentiel : réaliser l’intervention avec succès ! Quelles sont les meilleures fonctionnalités de ces logiciels pour accompagner les 505 462 entreprises de BTP que comptait la France en 2020 vers l’atteinte de ces objectifs ? 

Découvrez avec Mageltys les critères à ne pas négliger pour faire le choix d’un logiciel de gestion de qualité pour artisans.

Artisan : un métier aux multiples compétences

Réactivité et disponibilité

Le métier d'artisan mobilise une grande capacité de réactivité pour faire face aux nombreux imprévus et urgences auxquels il est confronté au quotidien.  Une urgence est vite arrivée et peut alors demander un remaniement de l’organisation du planning de rendez-vous, souvent source de perte de productivité et de rentabilité. Les artisans sont en effet amenés, dans l'exercice de leur fonction, à réparer, dépanner, assister et conseiller quelle que soit la situation rencontrée.  Ces professionnels du bâtiment dispensent en ce sens un service d’assistance 7 jours sur 7, 24h sur 24 : ils doivent donc offrir une disponibilité totale aux clients et entreprises qui les sollicitent. 

Organisation et respect des cadres réglementaires

Les contraintes du métier d'artisan s'étendent tant dans l'organisation que dans le respect des cadres réglementaires associés à chaque corps de métier. Règles de sécurité, autorisations administratives ou encore protection de l'environnement, l’artisan du bâtiment chargé de la réalisation des travaux pour le compte de ses clients doit penser à tout ! En ce sens, il est amené à effectuer diverses démarches et demandes d’autorisations pour garantir une gestion optimale des travaux et de la facturation des clients. L’édition d’un compte rendu d’intervention adressé directement au donneur d’ordre aura pour avantage d'accélérer le processus final et d’accroître la satisfaction client.

Gestion administrative : chiffrage, facturation et documents de chantier

Un artisan performant se doit également d’assurer une gestion transparente de sa comptabilité. En amont de toute intervention ou réalisation de travaux pour ses clients, il se doit de proposer un chiffrage clair, précis et détaillé à l’entreprise qui le mandate. Ce chiffrage peut, par la suite, prendre la forme d’un devis de travaux papier ou dans sa version numérique en ligne, matérialisée par l’envoi d’un mail. Cette solution de chiffrage du prix des travaux facilite grandement l’étape de facturation : les factures ou pré-factures sont alors éditées bien plus rapidement par le service comptabilité au terme des travaux réalisés par les artisans.

Pourquoi choisir un logiciel de gestion pour artisans ?

Pour assurer une gestion harmonisée des interventions de leurs artisans et une amélioration de la chaîne d’information, les entreprises du BTP peuvent s’appuyer sur des logiciels de planification performants. Cette solution numérique offre de nombreuses fonctionnalités pour accroître la productivité de la société.

Gestion des interventions améliorée : gagnez en rapidité !

Les professionnels du bâtiment sont à même de réaliser de nombreuses interventions très variées en rapport avec leur domaine d’activité. Les artisans doivent en ce sens faire preuve d’une grande adaptabilité pour en assurer la bonne exécution. Les équipes en charge de leur organisation au sein de l’entreprise se confrontent alors à un véritable challenge d’harmonisation des plannings des intervenants techniques et doivent prendre en considération les nombreux imprévus liés : absence des collaborateurs, urgences clients, retards, pannes ou encore personnel travaux dédié non disponible. Opter pour un logiciel de gestion des interventions, c’est garantir une fluidité certaine dans l’organisation des rendez-vous travaux et offrir aux entreprises un gain de temps et une efficacité grandement améliorée. L’automatisation des tâches grâce à ce type de logiciel constitue une solution particulièrement pertinente pour soulager les équipes qui pourront ainsi se concentrer sur d’autres missions essentielles.

Mieux communiquer avec ses équipes et ses clients

Une bonne communication est la clé pour toute entreprise. Elle garantit une transmission optimale des informations entre les équipes techniques et organisationnelles.  Le secteur du bâtiment ne déroge pas à la règle et il semble indispensable de mettre à disposition de tous les utilisateurs une interface mutualisée qui centralise toutes les informations et données indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise de travaux. Un logiciel de gestion pour artisans s’impose comme la solution idéale pour parvenir à cet objectif. Visualisation de l’avancement des dossiers, gestion des réunions et rendez-vous clients, informations pour les clients et artisans en temps réel quant aux modifications éventuelles apportées, accès aux données liées à l’intervention technique comme l’adresse des clients et le type de travaux à effectuer : un logiciel de gestion des interventions permet à tous ses utilisateurs d’avoir accès à tous les éléments à tout moment, tout en limitant les oublis ou doublons !

Gestion harmonisée de la facturation 

Les entreprises de BTP qui emploient des artisans sont soumises à une gestion administrative parfois chronophage : édition de devis, factures, gestion des dépenses et des coûts par secteur d’activité, documentation diverse liée aux travaux comme les photos ou la liste du matériel nécessaire. Une solution logicielle offre une assistance efficace pour améliorer la gestion administrative de chaque entreprise. Elle propose une interface pour permettre le dépôt de pièces justificatives, de devis ou chiffrages, rapport d’intervention post travaux, pré-factures. Grâce à un logiciel de gestion, l’entreprise gagne en harmonisation des coûts et l’activité de facturation en est facilitée.

Quel est le meilleur logiciel de gestion pour artisans ?

Pour faire le choix d’un outil de gestion pour artisans adapté, il convient de se pencher sur les fonctionnalités proposées par chaque solution logicielle disponible sur le marché.

Le logiciel d’interventions GMAO

Le logiciel d’interventions GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) fait référence à une solution de gestion pour piloter et assurer la transmission des informations liées à la maintenance des équipements d’une entreprise. Ce logiciel permet d’harmoniser les budgets, les achats, les stocks nécessaires à chaque intervention technique. Ses fonctionnalités, bien plus centrées sur la maintenance, ne sont en ce sens pas adaptées à l'entièreté de la gestion des tâches des artisans. De même, le paramétrage de ce logiciel de gestion est parfois fastidieux et son prix bien souvent élevé.

Le logiciel d’interventions ERP 

Le logiciel d’interventions ERP (Enterprise Resource Planning) aide les entreprises du BTP à une gestion opérationnelle des activités internes, mais également externes. Il possède de nombreuses fonctionnalités en rapport avec :

• la gestion des achats ;
• la gestion des stocks ;
• la comptabilité : facture, devis, chiffrage, etc. ;
• la gestion des risques et le respect du cadre réglementaire ;
• la gestion du SAV : avis clients, assistance utilisateurs, etc.

Si les logiciels de gestion ERP présentent de nombreux avantages, ils présentent deux inconvénients majeurs pour la gestion des interventions des artisans : ils sont très lourds et donc difficiles à mettre en place et à paramétrer et ils se présentent à un prix souvent très coûteux. Pour la gestion des activités de votre équipe technique, préférez un logiciel plus simple.

Mageltys : un logiciel de gestion pour artisan aux fonctionnalités variées !

Logiciel de gestion des interventions adapté à de nombreux métiers du bâtiment, Mageltys s’impose comme la solution idéale pour assurer une gestion efficace de vos équipes d’artisans et de techniciens ! Interface simple et intuitive, consultable sur tous les supports, téléphones et ordinateurs, en temps réel, notre logiciel vous suivra partout et à tout moment. Mageltys vous offre des possibilités infinies au travers de ses fonctionnalités particulièrement adaptées aux activités des artisans :

• optimisation des plannings en temps réel pour gérer les imprévus et urgences ;
• outil de stockage des données liées aux travaux clients : photos, rapports d’intervention, devis, etc. ;
• analyse des performances directement depuis le tableau de bord ;
• édition de pré-factures ;
• rappels automatiques des rendez-vous par email et SMS ;
• application terrain pour le technicien ;
• accès aisé à l’historique des interventions.

Pour une gestion harmonisée des activités de vos artisans, testez notre logiciel gratuitement : l’essayer, c’est l’adopter !

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by Tristan de La Chevasnerie

Logiciel de planification ou planning Excel ? Quelle est la meilleure solution pour vos interventions ?

Votre entreprise se développe, les effectifs de vos équipes augmentent : il est désormais nécessaire d’investir dans un logiciel pour gérer au mieux le bon déroulement des différentes interventions que vous réalisez au quotidien. Un planning entreprise d’interventions organisé est l’une des clefs permettant à une entreprise de gagner du temps et de l’argent tout en augmentant son efficacité. Mais quel logiciel choisir ? Entre le classique planning Excel et la large gamme de logiciels disponibles sur le marché, quel sera l’outil le plus adapté à votre activité ? 

 

Examinez avec Mageltys les différentes caractéristiques des solutions envisageables et faites un choix plus adapté à l’activité de votre entreprise.

 

Le planning Excel

Avantages du planning Excel

 

Largement plébiscité dans le milieu de l’entreprise, Excel est le logiciel tableur le plus classique. Son large succès et sa quasi-omniprésence sur certaines plateformes découlent des nombreux avantages qu’il offre : 

 

• une prise en main des plus faciles, malgré une complexité croissante quand il s’agit d’accéder aux fonctionnalités les plus pointues ; 

 

• un seul document peut supporter un nombre de données très important : toutes les informations sont situées sur la même page ;

 

• un calcul rapide de toutes les données traitées ;

 

• Excel vient avec tout le pack Office et son intégration dans un Drive se fait automatiquement sous la forme de Google Sheets ;

 

• une certaine flexibilité offerte par la facilité de déplacement des données entre les colonnes, les lignes et les différentes feuilles de calcul.

 

Ces qualités font d’Excel un outil de planification idéal pour mener à bien des projets singuliers appelés à se succéder. Bien que tout le monde ne sache pas se servir d’Excel, il s’agit du logiciel le plus répandu et il est donc plus facile de trouver des employés qui en maîtrisent déjà l’utilisation sans formation préalable. 

Les inconvénients d’un planning Excel

 

L’évolution technologique permanente dans laquelle nous vivons a cependant réduit le champ d’utilisation d’un logiciel tel qu’Excel. Celui-ci, sans être devenu obsolète, est malgré tout un outil daté, dont l’utilisation générique est de moins en moins adaptée à certains domaines d’activité. En effet Excel présente certaines limites : 

 

• l’impossibilité de travailler à plusieurs sur un même document de façon simultanée, ce qui en fait un outil peu adapté à la gestion de projets en temps réel ;

 

• s’il est possible d’ajouter des commentaires sur le document, ceux-ci ne sont pas datés, ce qui peut entraîner des problèmes d’organisation dans certains cas ;

 

• l’impossibilité d’ajouter des pièces jointes au document, comme des devis ou des factures : les entreprises qui ont besoin de partager ce genre de documents doivent donc le faire via un autre moyen ;

 

• le format même du tableau Excel ne se prête pas à toutes les activités : plus on entre de données dans le tableau, moins sa lisibilité est bonne ; 

 

• Excel ne permet pas de communication instantanée entre les équipes ;

 

• Excel ne permet pas d’interactivité avec les autres logiciels d’une entreprise, ERP ou CRM ; 

 

• le suivi des cas particuliers, par exemple un problème lors d’une intervention, se fait nécessairement de façon manuelle, ce qui engendre une grande perte de temps ; 

 

• il y a un risque conséquent de perte de données ;

 

• si prendre en main le logiciel se révèle assez facile, apprendre à bien se servir de la totalité de ses fonctionnalités demande un temps considérable. 

 

Excel peut se montrer pratique pour certaines tâches spécifiques, notamment au début de la vie d’une entreprise. Mais ce logiciel, lorsqu’il s’agit de planifier des interventions, se trouve rapidement limité, essentiellement parce que cet outil de gestion ne permet pas de communication efficace entre les différents utilisateurs.

 

Les logiciels de planification

Les avantages des logiciels de planification

 

Organiser les tournées de plusieurs agents ou équipes, leur donner en temps réel les informations nécessaires au bon déroulement de leurs interventions et leur permettre d’en transmettre en retour nécessite un logiciel dédié. Si celui-ci est adapté à votre entreprise, vous verrez votre rendement rapidement s’améliorer. En effet, contrairement à un tableau Excel, un logiciel de planification vous permettra de : 

 

• répartir les tâches efficacement entre les différents collaborateurs ;

 

• assurer la communication sur un projet commun au sein d’équipes parfois dispersées géographiquement ;

 

• faire des modifications simultanées sur le planning pour tenir informés tous les collaborateurs du moindre changement ;

 

• partager rapidement des documents, comme les devis, les factures ou autres ;

 

• créer des multi plannings et les gérer simultanément.

 

L’ensemble de ces avantages permet d’améliorer la prise de décision : avec toutes les informations sous les yeux, un chef de projet peut par exemple opter pour un délai supplémentaire ou au contraire une réduction du temps imparti à une tâche en fonction des performances des équipes. Ces logiciels de gestion d'interventions peuvent servir pour de nombreux secteurs d'activité : plan de tournée commerciale, gestion de interventions de plomberie, ou encore logiciel pour électriciens !

Les inconvénients des logiciels de planification

Tous les logiciels de planification ne présentent pas les mêmes fonctionnalités et caractéristiques, mais certains d’entre eux partagent quelques défauts, notamment : 

 

• leur coût souvent élevé ;

 

• les mises à jour parfois fréquentes ;

 

• une certaine complexité d’utilisation.

 

Mageltys : une interface simple pour gérer des tâches complexes 

 

Le logiciel de planification proposé par Mageltys dispose d’une interface particulièrement fluide et facile à prendre en main. Grâce à cet outil, vous pourrez gérer plus facilement les interventions de vos différentes équipes en simultané. L’échange d’informations et la modification en temps réel des plannings vous permettent de rester réactif quelles que soient les circonstances, et ce, malgré les imprévus de toutes sortes. 

 

L’interface, utilisable sur ordinateur ou sur mobile via une application Android, permet une personnalisation des formulaires et des rapports afin que chaque membre de l’équipe, ou chaque corps de métier, ait accès à un tableau de bord qui convienne à ses besoins. 

 

Le tableau de bord de Mageltys permet de regrouper les informations essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise pour garder une vue d’ensemble. Les données comme les adresses auxquelles se déroulent les interventions, mais aussi les horaires, l’identité des intervenants techniques et du du client, le montant du devis, celui de la facture et quelles tâches doivent effectuer les techniciens, peuvent être centralisées sur un seul et même espace numérique. Consulter celui-ci permet d’avoir d’un seul regard la quasi-totalité des activités de l’entreprise, facilitant la prise de décision, l’analyse des performances ainsi que la récolte des données sensibles. 

 

Rendez-vous sur notre site pour découvrir les autres fonctionnalités du logiciel Mageltys !

 

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by Tristan de La Chevasnerie

Comment structurer votre plan de tournée commerciale ?

Le travail d’un agent commercial repose en grande partie sur la prospection : il est ainsi amené à passer un temps considérable en tournée. Cependant, les déplacements des agents peuvent parfois représenter un frein à la productivité de l’entreprise : perte de temps sur la route ou mauvaise organisation du plan de tournée commerciale.

Pour optimiser la gestion de la prospection et des visites de l’agent commercial auprès des clients ou prospects, l’entreprise peut envisager la solution du logiciel de gestion des tournées commerciales. Il s’agit d’un outil performant qui améliore considérablement la planification des interventions pour une optimisation généralisée de l’itinéraire et des visites réalisées par les agents commerciaux. Les tournées commerciales se trouveront facilitées par cet outil aidant à la gestion tant des visites que des informations relatives au client, des contraintes impromptues, des étapes à suivre pour un itinéraire optimisé, etc.

Pour améliorer votre organisation en entreprise, explorez avec Mageltys les différentes fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion d’intervention et de planification de tournées commerciales. 

 

Quelle est la fonction des tournées commerciales ?

Qu’est-ce qu’une tournée commerciale ?

Une tournée commerciale fait référence aux visites qu’un agent commercial rend à des prospects et à des clients dans une durée et une zone données. Le but de la tournée commerciale est déterminé par des objectifs de vente, qui peuvent eux-mêmes être servis par différents objectifs secondaires : 

• faire de la prospection terrain, qui permet de mieux connaître les clients et les prospects, mais aussi de créer du lien avec eux ;
• assurer la livraison de produits ;
• assurer le service après-vente ;
• fidéliser les clients.

 

Pourquoi faire un plan de tournée commerciale ?

Afin de s’assurer d’une bonne gestion des horaires et des ressources humaines lors des tournées commerciales, une planification de celles-ci est nécessaire. Une tournée commerciale mal organisée engendre une perte de temps qui aura un impact parfois conséquent sur le chiffre d’affaires de l’entreprise. Faire un plan de tournée commerciale, c’est réaliser un document, carte ou calendrier, qui permet l’organisation des visites commerciales menées par un agent sur une période donnée : une journée, une semaine ou un mois entier. 

Dans une perspective de rentabilité, l’objectif d’un tel plan est d’organiser le plus de rencontres possible entre les agents commerciaux et leurs clients ou prospects en minimisant les frais de déplacement ainsi que la distance parcourue. Un plan de tournée commerciale prendra donc la forme d’une feuille de route, contenant le détail des étapes et des horaires que va suivre l’équipe ou l’agent commercial tout au long de sa journée de travail. 

Quelle forme donner à votre plan de tournée commerciale ?

Il existe plusieurs types de plans de tournée commerciale :

• le plan en marguerite, recommandé aux secteurs peu étendus. Le centre de la marguerite représente l’entreprise ou le domicile du commercial, dont il part pour effectuer une tournée par jour, chaque tournée étant symbolisée par un pétale ;
• le plan en spirale, selon lequel le commercial part du siège de son entreprise pour rendre visite aux prospects les plus proches, puis continue sa tournée en s’éloignant progressivement de l’entreprise par cercles concentriques ;
• le plan en zig-zag, pour les tournées plus longues : le commercial va directement rendre visite au prospect le plus éloigné de l’entreprise, puis il revient vers elle en faisant chacune des autres visites prévues.

Ces feuilles de route sont parfois faites à la main, mais pour une entreprise comptant de grands effectifs, l’usage de logiciels de tournées à tendance à s’imposer.

Les contraintes à prendre en compte dans votre plan de tournée commerciale

Il vous faut prendre en compte certaines données dans la planification de vos tournées commerciales, dont :

• les véhicules : leur capacité de stockage, leur coût de revient, etc. ;
• les ressources humaines : leurs horaires, absences, lieux de départ, etc. ;
• les clients et prospects : leurs contraintes, le créneau d’intervention, leur localisation, etc. 

À ces critères de premier plan peuvent s’ajouter d’autres contraintes plus ponctuelles ou spécifiques : 

• la récurrence de certaines visites ;
  
• la préférence que peuvent avoir certains clients pour certains agents ;
  
• les divers impondérables : accident, annulation de dernière minute, changement de directives, etc.

 

Comment optimiser votre plan de tournée commerciale ?

Vers une gestion digitalisée des tournées commerciales

Si la taille de certaines entreprises et leur mode de fonctionnement le leur permettent, chaque équipe et chaque agent peut agir selon sa propre feuille de route en rendant des comptes tout au long de leur journée de travail. Cependant la solution de digitalisation de la gestion des interventions, qui permet de réduire les coûts tout en augmentant la rentabilité, tend également à s’imposer dans ce domaine. Si votre entreprise assure la gestion de nombreux agents de terrain, chauffeurs, techniciens et autres équipes, un logiciel de planification s’avère une nécessité. 

Oubliez les outils datés qui ne permettent pas de modification en temps réel ! Pour une optimisation des différents suivis, il vous faut un logiciel permettant à plusieurs utilisateurs de modifier les données du planning de façon simultanée. Plus le nombre d’employés, de rendez-vous et de contraintes à gérer est élevé, plus la planification des tournées commerciales va devenir un véritable casse-tête.

Au même titre qu’un logiciel pour plombiers ou qu’un logiciel de gestion des interventions pour électriciens, un logiciel d’optimisation de vos tournées commerciales sera un atout de poids dans la gestion de vos déplacements !

Quels avantages y a-t-il à optimiser l’organisation de ses tournées commerciales ? 

L’optimisation de la planification des tournées commerciales permet :

• d’assurer un service efficace et réactif sur l’ensemble d’une zone et de se démarquer de ses concurrents ;
• de faire davantage de visites aux clients et aux prospects, en augmentant ainsi le chiffre d’affaires ;
• d’effectuer un meilleur suivi des clients pour les fidéliser ;
• de réduire les temps et les frais de déplacement tout en augmentant le temps dédié à la vente.

 

Mageltys, une application sur mesure pour l’optimisation de vos tournées commerciales

Un outil de gestion en ligne qui connecte l’entreprise et ses équipes sur le terrain

Le logiciel Mageltys est un outil digital permettant de gérer des interventions de façon fluide depuis un navigateur web ou un mobile. Personnalisable et rapidement pris en main, cet outil aidera vos équipes à optimiser leurs visites et leurs interventions. Ce logiciel performant vous permettra de suivre vos équipes sur le terrain et de leur communiquer des informations en temps réel, augmentant ainsi la réactivité de chaque membre de votre entreprise. 

Gagnez du temps lors de vos tournées commerciales

Un planning d’interventions dématérialisé comme Mageltys permet à vos équipes d’être informées instantanément de tout changement impromptu : une mission plus urgente à accomplir, une étape de dernière minute à ajouter dans l’itinéraire, un client qui vient d’annuler une visite, etc. Cet échange rapide d’informations va dans les deux sens : une équipe peut signaler à tout moment un imprévu qu’elle a rencontré et chaque modification effectuée est immédiatement accessible à chaque utilisateur de l’application web ou Android. Le logiciel permet ainsi de faire gagner à tout le monde un temps précieux !

Avec Mageltys, offrez à votre entreprise une large gamme de fonctionnalités adaptées à tous les corps de métier : rendez-vous sur notre site pour découvrir les autres avantages que notre logiciel peut vous apporter !

Demandez une démo gratuite du logiciel Mageltys et structurez dès aujourd’hui vos tournées commerciales !

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by Tristan de La Chevasnerie

Multi-planning : comment bien s’organiser dans son entreprise ?

Quels que soient leurs secteurs d’activité, les entreprises doivent adopter une organisation efficace et infaillible pour atteindre tous les objectifs qu’elles se sont fixés. Gagner du temps leur permettra également de gagner de l’argent. Pour cela, il est un outil indispensable sur lequel une société doit pouvoir s’appuyer : le multi-planning ! 

 

Grâce à celui-ci, le chef d’entreprise peut piloter en même temps les plannings de tous ses collaborateurs, connaître le programme quotidien d'activités et ses employés peuvent quant à eux bénéficier d’un emploi du temps personnel et détaillé ! Dans le secteur des services comme la plomberie ou l'électricité, le multi-planning est plus qu’essentiel. Cet outil permet en effet d’organiser le déroulement de toutes les interventions quotidiennes des techniciens et de garantir qu’elles soient réalisées dans les délais prévus avec les clients. 

 

Si le multi-planning permet aux entreprises de bien s'organiser, il doit toutefois être accessible sur un logiciel performant qui répond à différents critères. L'objectif à la clé : une meilleure productivité, une grande efficacité et une gestion optimale des ressources humaines de l’entreprise !

Découvrez comment bien s’organiser dans son entreprise grâce au multi-planning et aux outils de planning pour entreprise avec Mageltys !

Qu’est-ce qu’un multi-planning ? 

Définition du multi-planning 

 

Un multi-planning est un outil de planification, disponible par exemple sur un logiciel de gestion des interventions, qui permet de définir et d’organiser le temps de travail des différents employés d’une entreprise. Il permet également de définir les besoins humains et matériels pour réaliser avec succès toutes les missions confiées. 

 

Avec un multi-planning partagé, le gérant d’une société dispose d’une vue d'ensemble sur tous les projets, les rendez-vous, et les programmes d’action de chacun de ses employés. Les employés peuvent quant à eux utiliser ce logiciel pour connaître les missions dont ils sont chargés chaque jour de la semaine et le temps estimé pour les réaliser. 

Le multi-planning est un support nécessaire pour organiser les activités de toutes les entreprises et particulièrement pour le secteur du service (électricité, plomberie, etc.) la gestion efficace des interventions est la clé du succès.

Un logiciel multi fonctions

 

En ayant recours à un logiciel de multi-planning, les entreprises bénéficient d’une gestion optimale des emplois du temps de leurs salariés. C’est en effet un outil aux multiples fonctionnalités qui invite à : 

 

• répartir les plannings d’interventions entre les différents techniciens ;
• visualiser les emplois du temps de chaque collaborateur ; 
• accéder aux informations clés concernant la réalisation des interventions (devis, adresse, photos, besoin en matériel, etc.) ;
• informer automatiquement vos clients ou vos collaborateurs des modifications apportés ; 
• classer les différentes missions par nature d’activité et de sous activités ; 
• gagner en flexibilité ; 
• gérer les réunions et rendez-vous clients. 

Un logiciel multi public 

 

Si le multi-planning est un outil multi fonction, il est également multi public : il est accessible par tout le personnel de l’entreprise sur web et sur mobile. 

 

Un collaborateur est chargé de remplir les plannings de tous les employés au fur et à mesure des demandes clients : il peut le modifier, l’éditer et le personnaliser à tout moment. Profitez de l'assistant de planification du logiciel Magetys pour répartir intelligemment les missions entre les différents employés. Cette fonctionnalité préconise le meilleur technicien pour chaque intervention selon trois critères : leurs disponibilités, leurs compétences techniques et la zone géographique de l'intervention. 

 

Tous les intervenants utilisent le multi-planning. Dès qu’ils sont assignés à une nouvelle tâche sur leur planning, les employés reçoivent une notification sur leur téléphone. Avec le logiciel Mageltys, ils ont accès à leur emploi du temps personnel et à toutes les informations utiles à la réalisation des interventions : 

 

• le temps de travail estimé pour réaliser la mission ;
• la localisation de celle-ci ;
• l’horaire et le jour ;
• l’historique lié au client ;
• la nature du chantier (réparation, installation…) ; 
• des fichiers en pièces jointes tels que des photos. 

Pourquoi le multi-planning est important pour l’organisation de l’entreprise ? 

Répondre efficacement aux objectifs de l’entreprise 

 

Si le multi-planning permet de programmer efficacement toutes les missions, c’est un outil indispensable pour répondre aux objectifs d’une société de service. 

 

Avec le multi-planning, toutes les informations liées aux interventions sont concentrées sur une même surface. Le gérant est ainsi certain de n'oublier aucun des projets clients et peut mesurer les besoins nécessaires pour chaque mission. Avec une vue d’ensemble sur tout le programme d’action, la gestion des ressources humaines et le pilotage des équipes sont amplement facilités. 

 

Le multi-planning est important pour l’organisation d’une société, car il évite également de perdre du temps. Grâce à l’assistant de planification Mageltys, chaque intervention est en effet assignée selon une zone géographique. Le technicien se voit donc attribuer un champ d’action spécifique, il sera plus efficace et ne se perdra pas dans des aller-retour incessants ! Ce gain de temps donne la possibilité d’accepter davantage de missions et de développer ainsi considérablement l’activité d’une entreprise pour atteindre des objectifs de plus en plus exigeants. La finalité du multi-planning est donc d'accroître la productivité ! 

Répondre efficacement aux attentes de la clientèle 

 

Si le multi panning est essentiel pour bénéficier d’une organisation hors pair, c’est également parce qu'il améliore l’image de marque et la communication entre intervenants, gérants et clients : un logiciel de planning pour entreprise efficace permet entre autres d’échanger par SMS ou par mail. Les rapports d’interventions sont remplis en quelques instants et la préparation des factures est amplement facilitée par la plateforme ! 

 

Sur le multi-planning accessible en ligne, les employés ont accès à diverses données concernant leurs programmes d’action directement sur le terrain. Le technicien est dans de bonnes conditions de travail et est correctement informé pour répondre aux attentes de la clientèle. Si l’assistant de planification répartit les missions selon le niveau de compétences des employés, les chances pour que l’intervention se passe bien augmentent considérablement. En fournissant des outils de qualité pour travailler, la satisfaction de vos clients et la confiance de vos collaborateurs seront également grandement améliorés. 

 

Avec un multi-planning, vous aurez donc tous les avantages pour développer votre service client et votre image de marque ! 

Répondre efficacement aux urgences et incidents 

 

Le multi-panning présente un avantage considérable pour les métiers de service comme plombier ou électricien : répondre aux urgences dans les meilleurs délais. Une fuite d’eau ou une coupure d'électricité qui se déclarent doivent être immédiatement traitées et réparées. Dans ce contexte, le multi-planning aide grandement à l’organisation des entreprises en permettant de connaître les techniciens disponibles et en localisant ceux qui sont les plus proches du chantier urgent. L’employé désigné reçoit une alerte sur son téléphone avec le détail de l’intervention : il est prêt à réagir rapidement ! Satisfaits , vos clients auront une image positive de votre entreprise et vous rappelleront sans hésiter. 

 

Cette fonction est notamment très importante pour gérer des plannings d'astreinte !

Comment bien organiser son multi-planning ?

Comment optimiser son multi-planning ? 

 

Pour que votre multi-planning participe concrètement à la réussite de votre entreprise, il convient de bien l’utiliser. Pour l’optimiser, vous devez avant tout : 

 

• anticiper la répartition des interventions pour avoir un programme à jour et connaître les plages horaires et les personnes en astreintes disponibles pour accepter de nouvelles missions ; 
• ne pas surcharger les emplois du temps de vos collaborateurs pour que des techniciens soient disponibles à toute heure de la journée au cas où une urgence se programme ;
• assigner une zone géographique à chaque intervenant pour gagner en temps et en efficacité ; 
• avoir une base de données client complète et à jour ; 
• prendre en compte plusieurs données en remplissant le planning (équipement nécessaire, délais préétablis, ordre de priorité, nature de l'intervention, etc.). 

Les critères d’un bon multi-planning 

 

Une gestion fluide des nombreux plannings d'interventions n’est pas toujours évidente, c’est pourquoi le multi-planning doit être performant et parfaitement organisé pour éviter à ses utilisateurs de se perdre dans une multitude d'informations. 

 

Bien qu’un bon multi-planning doit avant tout être partagé et disponible sur un logiciel, il doit également répondre aux critères suivants : 

 

• avoir une bonne visibilité pour que chacun puisse correctement lire les plannings ;
• être facile d’utilisation et ergonomique ; 
• être disponible sur web et sur mobile pour que les intervenants visualisent leur planning dans tous leurs déplacements ; 
• avoir un système de notification et d’email/SMS automatique pour faciliter la gestion des interventions ; 
• présenter un ensemble de données nécessaires pour planifier les tâches tel que la disponibilité des techniciens ;
• avoir un accès vers des fichiers photos ou des devis par exemple. 

 

Si votre multi-planning présente ces divers éléments, il participera efficacement à la réussite de votre activité ! Pour cela, il convient toutefois de choisir le logiciel le plus adapté et le plus efficace. 

Le multi-planning Mageltys : la solution pour une organisation performante dans votre entreprise ! 

 

Vous souhaitez gérer les plannings de tous vos collaborateurs avec un logiciel ergonomique et performant ? L’application web et mobile Mageltys est la solution idéale : cinq minutes suffisent pour s’occuper de tout l'administratif lié à la programmation d'une nouvelle demande client ! 

 

À la différence de certains outils de planifications disponibles sur le marché, le logiciel Mageltys répond à tous les critères pour créer un multi-planning efficace et organisé pour votre entreprise : 

• une disponibilité sur téléphone et ordinateur ; 
• un accès aux informations clés liées aux interventions (adresse, pièces jointes, nature du chantier, etc.) ;
• un assistant de planification efficace ; 
• une fonctionnalité pour gérer vos astreintes ;
• un système automatique d’email/SMS. 

 

Vous avez besoin de joindre un client ? Ne vous en souciez plus, l’application permet aux intervenants de passer un appel téléphonique avec leur clientèle à tout moment ! 

Choisissez Mageltys pour personnaliser votre multi-planning d'intervention et bénéficiez ainsi d’une communication, d’une gestion et d’une organisation infaillible.

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by Tristan de La Chevasnerie