Logiciel de planification ou planning Excel ? Quelle est la meilleure solution pour vos interventions ?

Votre entreprise se développe, les effectifs de vos équipes augmentent : il est désormais nécessaire d’investir dans un logiciel pour gérer au mieux le bon déroulement des différentes interventions que vous réalisez au quotidien. Un planning entreprise d’interventions organisé est l’une des clefs permettant à une entreprise de gagner du temps et de l’argent tout en augmentant son efficacité. Mais quel logiciel choisir ? Entre le classique planning Excel et la large gamme de logiciels disponibles sur le marché, quel sera l’outil le plus adapté à votre activité ? 

 

Examinez avec Mageltys les différentes caractéristiques des solutions envisageables et faites un choix plus adapté à l’activité de votre entreprise.

 

Le planning Excel

Avantages du planning Excel

 

Largement plébiscité dans le milieu de l’entreprise, Excel est le logiciel tableur le plus classique. Son large succès et sa quasi-omniprésence sur certaines plateformes découlent des nombreux avantages qu’il offre : 

 

• une prise en main des plus faciles, malgré une complexité croissante quand il s’agit d’accéder aux fonctionnalités les plus pointues ; 

 

• un seul document peut supporter un nombre de données très important : toutes les informations sont situées sur la même page ;

 

• un calcul rapide de toutes les données traitées ;

 

• Excel vient avec tout le pack Office et son intégration dans un Drive se fait automatiquement sous la forme de Google Sheets ;

 

• une certaine flexibilité offerte par la facilité de déplacement des données entre les colonnes, les lignes et les différentes feuilles de calcul.

 

Ces qualités font d’Excel un outil de planification idéal pour mener à bien des projets singuliers appelés à se succéder. Bien que tout le monde ne sache pas se servir d’Excel, il s’agit du logiciel le plus répandu et il est donc plus facile de trouver des employés qui en maîtrisent déjà l’utilisation sans formation préalable. 

Les inconvénients d’un planning Excel

 

L’évolution technologique permanente dans laquelle nous vivons a cependant réduit le champ d’utilisation d’un logiciel tel qu’Excel. Celui-ci, sans être devenu obsolète, est malgré tout un outil daté, dont l’utilisation générique est de moins en moins adaptée à certains domaines d’activité. En effet Excel présente certaines limites : 

 

• l’impossibilité de travailler à plusieurs sur un même document de façon simultanée, ce qui en fait un outil peu adapté à la gestion de projets en temps réel ;

 

• s’il est possible d’ajouter des commentaires sur le document, ceux-ci ne sont pas datés, ce qui peut entraîner des problèmes d’organisation dans certains cas ;

 

• l’impossibilité d’ajouter des pièces jointes au document, comme des devis ou des factures : les entreprises qui ont besoin de partager ce genre de documents doivent donc le faire via un autre moyen ;

 

• le format même du tableau Excel ne se prête pas à toutes les activités : plus on entre de données dans le tableau, moins sa lisibilité est bonne ; 

 

• Excel ne permet pas de communication instantanée entre les équipes ;

 

• Excel ne permet pas d’interactivité avec les autres logiciels d’une entreprise, ERP ou CRM ; 

 

• le suivi des cas particuliers, par exemple un problème lors d’une intervention, se fait nécessairement de façon manuelle, ce qui engendre une grande perte de temps ; 

 

• il y a un risque conséquent de perte de données ;

 

• si prendre en main le logiciel se révèle assez facile, apprendre à bien se servir de la totalité de ses fonctionnalités demande un temps considérable. 

 

Excel peut se montrer pratique pour certaines tâches spécifiques, notamment au début de la vie d’une entreprise. Mais ce logiciel, lorsqu’il s’agit de planifier des interventions, se trouve rapidement limité, essentiellement parce que cet outil de gestion ne permet pas de communication efficace entre les différents utilisateurs.

 

Les logiciels de planification

Les avantages des logiciels de planification

 

Organiser les tournées de plusieurs agents ou équipes, leur donner en temps réel les informations nécessaires au bon déroulement de leurs interventions et leur permettre d’en transmettre en retour nécessite un logiciel dédié. Si celui-ci est adapté à votre entreprise, vous verrez votre rendement rapidement s’améliorer. En effet, contrairement à un tableau Excel, un logiciel de planification vous permettra de : 

 

• répartir les tâches efficacement entre les différents collaborateurs ;

 

• assurer la communication sur un projet commun au sein d’équipes parfois dispersées géographiquement ;

 

• faire des modifications simultanées sur le planning pour tenir informés tous les collaborateurs du moindre changement ;

 

• partager rapidement des documents, comme les devis, les factures ou autres ;

 

• créer des multi plannings et les gérer simultanément.

 

L’ensemble de ces avantages permet d’améliorer la prise de décision : avec toutes les informations sous les yeux, un chef de projet peut par exemple opter pour un délai supplémentaire ou au contraire une réduction du temps imparti à une tâche en fonction des performances des équipes. Ces logiciels de gestion d’interventions peuvent servir pour de nombreux secteurs d’activité : plan de tournée commerciale, gestion de interventions de plomberie, ou encore logiciel pour électriciens !

Les inconvénients des logiciels de planification

Tous les logiciels de planification ne présentent pas les mêmes fonctionnalités et caractéristiques, mais certains d’entre eux partagent quelques défauts, notamment : 

 

• leur coût souvent élevé ;

 

• les mises à jour parfois fréquentes ;

 

• une certaine complexité d’utilisation.

 

Mageltys : une interface simple pour gérer des tâches complexes 

 

Le logiciel de planification proposé par Mageltys dispose d’une interface particulièrement fluide et facile à prendre en main. Grâce à cet outil, vous pourrez gérer plus facilement les interventions de vos différentes équipes en simultané. L’échange d’informations et la modification en temps réel des plannings vous permettent de rester réactif quelles que soient les circonstances, et ce, malgré les imprévus de toutes sortes. 

 

L’interface, utilisable sur ordinateur ou sur mobile via une application Android, permet une personnalisation des formulaires et des rapports afin que chaque membre de l’équipe, ou chaque corps de métier, ait accès à un tableau de bord qui convienne à ses besoins. 

 

Le tableau de bord de Mageltys permet de regrouper les informations essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise pour garder une vue d’ensemble. Les données comme les adresses auxquelles se déroulent les interventions, mais aussi les horaires, l’identité des intervenants techniques et du du client, le montant du devis, celui de la facture et quelles tâches doivent effectuer les techniciens, peuvent être centralisées sur un seul et même espace numérique. Consulter celui-ci permet d’avoir d’un seul regard la quasi-totalité des activités de l’entreprise, facilitant la prise de décision, l’analyse des performances ainsi que la récolte des données sensibles. 

 

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