PODCAST - Mageltys x Rénovation augmentée

"La digitalisation c'est faire des choses qui facilitent la vie."

 

Et c'est la promesse de Mageltys.

 

A l'heure du numérique, la digitalisation apparaît comme la solution à la difficulté de la communication.

Retrouvez l'interview d'Olivier Flandrois, le directeur commercial de Mageltys, pour le podcast Rénovation augmentée avec Revel'Home, lors du salon EquipBaie - MétalExpo.

Aujourd'hui, les professionnels du bâtiment font face à un besoin croissant de communication entre le terrain, le bureau et le client. Ce manque de communication mène trop souvent à des incompréhensions, des ambiguïtés, des pertes de temps et une satisfaction client amoindrie.

Faire face aux difficultés des échanges

Mageltys, c'est la solution web et mobile conçue pour résoudre cette difficulté. Elle facilite la gestion des interventions, en permettant de les gérer, de la demande client jusqu'à la facturation, en passant par la planification et la vision en temps réel.

Développée en interne par un groupe nantais expert des métiers de services en électricité, en sûreté et en audiovisuel, la solution est arrivée sur le marché cette année pour les entreprises qui proposent une prestation de services technique à leurs clients.

Mageltys arrive d'une certaine façon comme étant "nouveau", dans la démarche et sur le marché. Mais en même temps, l'outil bénéficie de plus de 8 années d'expérience, de retours des utilisateurs internes. Il a été coconstruit, en particulier avec les intervenants terrains, mais également avec les personnes qui pilotent les opérations. C'est un outil spécialement conçu pour et par les utilisateurs du quotidien.

Une nouvelle génération d'équipements informatiques

La solution s'inscrit dans cette nouvelle génération de solutions informatiques qui ont pour but de faciliter les opérations. Dans les années 90, les sociétés ont commencé à s'équiper informatiquement, à installer des logiciels, des tours, des ordinateurs. Les process sont lourds et concernent principalement les fonctions bureautiques (gestion, comptabilité, informatiques, commerciales parfois) et non opérationnelles. Aujourd'hui, il n'est plus question de lourds logiciels mais d'une solution en mode Saas. Et surtout il est temps que la digitalisation arrive sur le terrain pour faire face à un vrai manque.

L'application Mageltys aide les professionnels, elle leurs fait gagner du temps en changeant leur quotidien pour le meilleur. Elle met entre les mains du professionnel et du client un outil qui historise les échanges, qui permet d'accéder aux explications, aux étapes importantes comme la signature de devis, les comptes-rendus d'interventions, les informations sur les travaux précédents. Les tensions et les ambiguïtés sont levées, et le client est rassuré.

Mageltys répond en fait à 5 difficultés identifiées auprès des intervenants et des pilotes opérationnels :
- le suivi en temps réel des interventions
- le pilotage de la productivité
- l'optimisation des plannings
- la fluidification des échanges d'informations entre tous les partis
- l'accélération de la facturation

Alors dès maintenant, accélérer vos process et votre digitalisation opérationnelle en demandant votre démonstration gratuite !


INTERVIEW - Demain TV

Retrouvez l'interview d'Olivier de La Chevasnerie à propos de Mageltys dans l'émission Demain Entreprendre.

L'aventure de l'édition logicielle qui a commencé il y a plus de dix ans a pris une nouvelle tournure lors de la crise sanitaire : la digitalisation des process devient une nécessité pour toutes les entreprises de services, et l'outil est redéveloppé pour être commercialisé.

Un objectif : faciliter la gestion des interventions

L'innovation comme solution à la crise sanitaire

La crise sanitaire liée au Covid-19 a bousculé l’ensemble de la société. La relation client a été fortement impacté car le contact humain a été rendu difficile par les confinements notamment. Les entreprises de services ont dû redoubler d’efforts, malgré les difficultés techniques et opérationnelles.

Mageltys, en plus de s'inscrire dans une démarche responsable quant à l'utilisation des ressources, permet de faciliter la digitalisation des process et donc de limiter les échanges physiques risqués et non essentiels. Autrement dit, Mageltys a permis à de nombreuses personnes, clients et intervenants, d'être assistés et de travailler dans des conditions optimales malgré la crise sanitaire.

Mageltys : une solution au service de l'humain

Mageltys a été conçu pour faciliter la gestion des interventions de la demande d'intervention jusqu'à la facturation. L'application est pensée pour digitaliser tout le process de gestion d'intervention. Elle propose aux entreprises de toutes tailles, de la TPE à la Grande Entreprise, une solution adaptée pour répondre à leur problématique de pilotage de l'activité terrain. Elle a vocation à augmenter la satisfaction client en facilitant chaque intervention.

Sa force réside dans son expérience terrain : l'outil a été développé pour et par les personnes qui l'utilisent au quotidien. L'humain est valorisé et la solution s'adapte totalement aux méthodes de travail existantes. Elle est facile à prendre en main car il n'y a rien à installer. Le client, l'intervenant, le bureau, tous ont accès aux informations nécessaires au moment où ils en ont besoin.

Découvrez-dès maintenant l'interview d'Olivier de la Chevasnerie dans l'émission Demain Entreprendre à propos de l'histoire et du lancement de Mageltys :


ILS PARLENT DE NOUS - Le Moniteur

Mageltys simplifie la gestion des interventions

Le Moniteur

"A la différence des autres solutions proposées sur le marché, Mageltys a été pensée pour les PME. [...] Sur la base d'un socle commun, la formule est facilement adaptable aux besoins, et ce service est facturé selon le nombre de techniciens équipés à travers un abonnement mensuel sans engagement, ou annuel."

Découvrez dès maintenant l'article du journal Le Moniteur à propos de Mageltys.


Gestion des interventions : comment mener la conduite du changement ?

Conduite du changement et logiciel de gestion des interventions

Pour outrepasser la résistance inhérente à la mise en place d’un logiciel de gestion des interventions, il est nécessaire d’adopter une stratégie de conduite du changement.

Par essence, le changement est un facteur générant du stress et de l’inquiétude. Pourtant, les transformations managériales, technologiques ou encore sociologiques font aujourd’hui partie de notre quotidien. Comment expliquer alors notre réticence à changer nos habitudes ? Et comment surmonter ces dernières pour optimiser nos process ?

Tout d’abord, il faut s’assurer de bien choisir son logiciel de gestion des interventions. Une fois cela fait, il faut comprendre ce qui peut engendrer la résistance au changement pour y faire face.

Comprendre le facteur humain

Il est important de comprendre que le changement est souvent vécu comme une perte par les salariés, notamment dans la gestion des interventions. Ainsi, un planificateur qui a l’habitude d’utiliser des tableaux Excel aura peur de perdre des années d’organisation au profit d’une solution plus adaptée. Un intervenant qui remplit depuis des années des comptes rendus papier pourrait appréhender l'utilisation d'une application, pourtant plus pratique. Pour s’assurer de limiter la résistance au changement, il est essentiel d’anticiper les inquiétudes des équipes.

Pousser des collaborateurs en dehors de leur zone de confort, c’est risquer de créer une confusion. Pour d’éviter cela, il faut faire preuve de pédagogie dans toutes les étapes de la transition vers une solution logicielle. En effet, les Hommes cherchent la sécurité à travers la routine.

Conduire le changement

Afin de passer au-delà des résistances naturelles au changement, une entreprise doit déployer une stratégie de conduite du changement. En suivant quelques étapes, il est possible de minimiser les appréhensions et les craintes en :

  • Impliquant les utilisateurs
  • Informant sur les bienfaits de la solution
  • Proposant des formations à l’outil
  • Collectant les retours et en s’adaptant en fonction

Impliquer les utilisateurs

Les salariés sont les premiers concernés par l’adoption d’un nouvel outil de gestion des interventions, il est donc primordial de les impliquer dans le process. En effet, qui est mieux placé pour parler de l’expérience sur le terrain qu’un technicien ? Dès les prémices du projet, il faut rendre les salariés acteurs du changement qu’ils auront plus de facilité à accepter. Si la solution est adaptée et que les étapes d’intégration sont respectées, un collaborateur pourra devenir ambassadeur et défendre les transformations auprès de ses pairs. C’est particulièrement vrai et indispensable pour les managers, ces derniers sont de vrais prescripteurs.

Nommer un chef de projet pour piloter la transition vers un logiciel de gestion des interventions permet également de lever certains freins. Ce dernier représentera le visage humain de la transition et pourra plus facilement convaincre les réfractaires.

Informer sur les bienfaits de la solution

Le plus gros frein au changement est la peur de l’inconnu. Heureusement, il est possible de la réduire en faisant preuve de pédagogie. Pour un salarié, le changement est assimilé à la nécessité de s’adapter et donc de produire un effort. Afin de contre-balancer cet effort, il est nécessaire d’informer sur les avantages à l’adoption de cette solution.

Pour les planificateurs par exemple, on peut insister sur la gestion optimisée des plannings. Auprès des intervenants, on argumentera sur le gain de temps que permet la création des rapports d’intervention directement depuis l’application. La géolocalisation permettra également un meilleur suivi des interventions, notamment pour les activités de SAV.

Les bénéfices se feront ressentir assez rapidement mais la phase d’information est indispensable pour lever les craintes et les doutes.

Proposer des formations à l’outil

Les freins aux changements sont souvent humains, il n’est pas facile de remettre en question ses compétences et ses habitudes. C’est pourquoi il est important de former les collaborateurs à l’outil, de façon à prévenir la frustration qu’une incompréhension pourrait engendrer. Il parait alors pertinent de prodiguer des sessions de formation : création de modèle de bon d’intervention, tutoriels sur le logiciel de gestion de planning, suivi en temps réel etc.

Chaque collaborateur doit être formé en fonction de son rôle dans l’entreprise, il est donc impératif de faire du cas par cas. Il faut effectivement se méfier du « bon sens » ou du côté « intuitif » de la solution, chaque personne ayant son propre rapport à la technologie.

Collecter les retours et s’adapter en fonction

Comme dans toute procédure impliquant des changements sur les process, un suivi et un contrôle du déroulement s’impose.

Il est conseillé d’organiser des tables rondes ouvertes à tous durant le processus d’adoption d’un logiciel de gestion des interventions. Ces dernières vont vous permettre de récolter les retours de vos utilisateurs. Il s’agit surtout de s’assurer que la transition se passe bien, de détecter d’éventuelles frustrations et de s’affairer à les résoudre.

Demander un accompagnement à votre prestataire

Au-delà de votre propre stratégie de conduite du changement, vous pouvez également demander à votre prestataire de vous accompagner dans cette transition. La mise en place de démonstration et de formation doit être envisagée.


Il est donc indispensable de réfléchir à sa stratégie de conduite du changement avant l'adoption d'un logiciel de gestion des interventions. S'y prendre tôt, c'est s'épargner des difficultés plus tard. Impliquer et informer ses salariés vous permettra de prévenir la peur de l'inconnu. Former vos salariés et les écouter vous donnera l'opportunité de déterminer si la solution est adaptée.

Mageltys propose une solution-logicielle adaptable à votre activité, alors demandez une démo gratuite.


Bien choisir son logiciel de gestion des interventions

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des interventions ?

La dernière décennie a été marquée par la digitalisation quasi systématique des process qui pouvaient l’être. Le passage à un logiciel de gestion des interventions est un indispensable qui peut avoir de très grandes conséquences sur la performance et la productivité des entreprises.

L’ensemble des domaines d’activité sont concernés par cette transition numérique. Cependant, les secteurs gérant des opérations terrains se doivent de prendre le pli rapidement pour optimiser les plannings, mais surtout pour répondre plus efficacement à leurs clients. C'est particulièrement vrai lorsque l’intervention de techniciens sur le terrain est nécessaire dans le cadre de dépannages ou de SAV.

De l’importance d’un état des lieux de sa gestion des interventions.

Afin de choisir l'offre la plus adaptée à votre métier, il est important de réaliser un audit interne de vos process. Toutes les entreprises ne gèrent pas de la même façon leurs opérations techniques. Ces dernières sont liées à la nature même de vos métiers : elles peuvent varier en durée, en charge de travail et en récurrence. Toutes ces caractéristiques sont à prendre en compte avant de se pencher sur un outil-logiciel de pilotage. Il s’agit d’éviter certaines erreurs telles que :

  • Ne pas établir de stratégie
  • Ne pas réaliser un audit global
  • Ne pas impliquer les équipes terrains
  • Rester inactif

Bien établir sa stratégie

La transition vers une solution digitale ne se fait pas du jour au lendemain sans préparation. Cela pourrait même avoir l’effet inverse et causer des perturbations sur le bon fonctionnement des opérations techniques. Définir des objectifs clairs et en accord avec vos indicateurs de performance est une étape essentielle à ne pas négliger.

Réaliser un audit global

Il est important de procéder à un audit complet des process en place dans l’entreprise. Facturation, organisation des plannings, opérations techniques… L’ensemble des méthodes doit être décortiqué afin de pouvoir se positionner sur une offre numérique adaptée. Cela permettra de choisir un outil permettant la création de fiche d’intervention simplifiée ou l'accélération de votre facturation par exemple.

Impliquer les équipes

Qu’il s’agisse des planificateurs ou des intervenants, ils sont les mieux placés pour parler des processus et des améliorations souhaitables. Il paraît donc pertinent de procéder à une phase d’audit de vos collaborateurs terrains et bureaux. Les rapports d’intervention sont-ils trop lourds ? La communication entre l'intervenant et client est-elle compliquée ? Ce sont des questions auxquelles vos équipes pourront répondre pour vous permettre de mieux déterminer vos objectifs.

Être pro-actif

La digitalisation des processus de gestion peut sembler être une tâche herculéenne. Il n’est pas simple de remettre en question les méthodes mises en place depuis des années. Il est pourtant nécessaire de ne pas se reposer sur ses lauriers. Le passage au numérique peut révolutionner une entreprise. Optimiser ses plannings, améliorer son service client ou mieux anticiper les imprévus : les bénéfices sont nombreux. Plus tôt vous lancerez le passage au numérique, moins il sera difficile de sauter le pas.

Choisir son logiciel de gestion des interventions

Définir ses besoins 

Il existe plusieurs logiciels permettant la planification et le suivi des opérations. Afin de déterminer l’offre qui vous conviendra le mieux, il faut suivre quelques étapes. Ces dernières vous aideront à trouver la meilleure solution pour vous.

Etablir un cahier des charges

Il est nécessaire d’avoir une vision globale de ses process d’organisation et de gestion afin de statuer sur ce qui doit être amélioré. Pour ce faire, établir un cahier des charges exhaustif est une étape indispensable. Il faut lister les difficultés afin de hiérarchiser les fonctionnalités souhaitées. Voulez-vous pouvoir suivre vos techniciens en temps réel ? Souhaitez-vous une application mobile ? Une solution Saas ou « On Premise » ? Poser les bonnes questions permet de trouver une offre de management et d'organisation qui correspond à vos besoins.

Sonder les équipes techniques et les planificateurs

De manière générale, le meilleur moyen d’identifier les axes d’amélioration en matière d'organisation et de planification, c’est de demander directement aux concernés. Au-delà de l’aspect purement prospectif, il est également intéressant d’impliquer directement les équipes dans les phases de test. Leurs retours permettront de valider ou non la solution, ou d’en améliorer l’optimisation. Nommer une personne, ou un groupe de personnes responsables de la transition peut être un bon moyen d'impliquer vos salariés dans une décision qui va finalement les impacter au quotidien.

SaaS ou On Premise ?

Avant de procéder à l’adoption d’un logiciel de gestion, il est nécessaire de réaliser un audit interne de votre système d’information. Cela permettra d’orienter votre choix en se basant sur vos activités et vos besoins. De quel modèle de fiche d’intervention disposez-vous ? Souhaitez-vous une application mobile pour les techniciens ? Comment gérez-vous les plannings ?

Il est important de répondre à ces questions afin de pouvoir sélectionner la solution la plus adaptée à vos méthodes. SaaS ou « On Premise », c’est un choix qu’il faut considérer sérieusement pour faciliter la transition numérique.

La solution SaaS est un produit hébergé dans le cloud, il n'y aucune installation à prévoir sur vos ordinateurs, on y accède en ligne. La facturation est mensuelle ou annuelle, ce qui permet de l'annuler ou de la changer aisément.

L'option SaaS présente plusieurs avantages : elle ne nécessite aucune mise en place spécifique, il n'y a pas d’installation lourde sur vos serveurs à prévoir. Cette facilité d’adoption en fait une option moins couteuse et plus adaptable que la version On Premise. Outre cet aspect technique, choisir une offre SaaS présente également peu de risque puisque l’investissement de base est plus faible, permettant ainsi de faire marche arrière sans soucis. Mageltys est une solution en mode SaaS.

La solution « On Premise » quant à elle nécessite une installation locale, c'est-à-dire sur vos ordinateurs. Elle est généralement plus lourde est plus couteuse. C’est un engagement plus conséquent. Chaque changement provoquera des perturbations sur vos activités et peut occasionner des pertes considérables. Cela peut être dommageable pour votre relation client, notamment si vous effectuez des opérations de maintenance ou de dépannage et qu'il est nécessaire d'intervenir en urgence.

Veille concurrentielle, quelle solution de gestion des interventions ?

Une fois que vous avez statué sur le modèle de solution (SaaS ou « On Premise »), il faut explorer les offres et les comparer. Pour cela, il faut garder en tête les raisons qui vous poussent à sauter le pas : gain de productivité, optimisation du temps et amélioration de la performance.

Il s’agit de choisir un outil qui va impacter votre gestion d’équipe et la réalisation des opérations techniques au quotidien. C’est donc un choix qu’il faut prendre en faisant usage de toutes les données à votre disposition. Pour ce faire, il est important de procéder à une veille technologique sur l’ensemble des offres.

Choisir une application métiers personnalisable

Un des plus gros avantages à l’utilisation d’un logiciel de gestion des interventions réside dans la personnalisation avancée que ces derniers permettent. Chaque métier, domaine ou entreprise a ses propres process. Il est donc important de choisir une solution adaptable. Ainsi, que vous soyez une entreprise de livraison, de dépannage, de maintenance ou encore de SAV, il sera possible de personnaliser la solution à votre métier et à vos habitudes.

Planifier le lancement

Une fois votre choix d'outil-logiciel fait, il est essentiel de planifier son lancement. Il est nécessaire d’impliquer vos équipes terrains et bureaux. Il est également pertinent de nommer une personne en charge de la transition.

Pour s’assurer du bon déploiement de la solution, il faut aussi faire preuve de pédagogie auprès de vos équipes. Il est important de mettre en place des sessions de formation à l’outil afin de minimiser la résistance au changement. Optimisation planning, suivi en temps réel, génération de rapports d’intervention, toutes ces fonctionnalités doivent être explicitées aux utilisateurs.

Les fonctionnalités indispensables d'une solution de gestion des interventions

Bien que les offres des différentes solutions digitales soient toutes distinctes, il y a des fonctionnalités essentielles :

Suivi en temps réel

Pour pouvoir réagir rapidement et améliorer votre satisfaction client, il est primordial d'être en capacité de suivre les opérations en temps réel. Cela permet de réagir rapidement en cas d’imprévu et de gérer plus aisément le planning des techniciens. Ces derniers ont eux-mêmes accès aux informations de dernière minute en temps réel, leur permettant ainsi d'agir efficacement.

Géolocalisation

La géolocalisation permet également d’intervenir efficacement en cas d’urgence, c’est particulièrement utile si vous exercez une activité de SAV ou de maintenance.

Rapport d’intervention automatisé

Pour assurer une transmission rapide et aisée des fiches d’intervention, l’outil de gestion doit vous permettre de créer des modèles. Sur ces rapports figurent des indicateurs personnalisables en fonction des différentes actions de vos techniciens. Cela permet aux intervenants de gagner du temps et donc en productivité. Le traitement de ces bons est également fluidifié, permettant ainsi d'accélérer la facturation en réduisant les échanges nécessaires, et donc une éventuelle perte de temps.

Application mobile

Le dernier élément, mais probablement le plus important est l’application mobile. C'est une partie primordiale d’un outil de planification. Portable, tablette ou PC portable, elle doit être accessible aux techniciens partout et tout le temps, même sans connexion internet.

Un intervenant peut depuis son application, valider, reprogrammer ou annuler un rendez-vous, ce qui sera communiqué instantanément aux planificateurs, et inversement.

Le technicien peut directement remplir ses rapports d’intervention depuis l’application. Il peut scanner des QR code, mais également prendre des photos ou des vidéos pour compléter le dossier.

Les avantages concrets d’une solution de gestion des interventions

Les bénéfices à l’adoption d’un logiciel de pilotage des interventions sont multiples, les plus évidents sont le gain de temps, d’argent et de papier.

Gestion et optimisation des interventions

Une solution de gestion et de planification est développée dans le but d’optimiser la planification entre vos équipes bureaux et vos équipes terrains. Ainsi, le logiciel offre une plus grande liberté dans l’organisation de vos plannings.

Vos intervenants n’auront plus à venir en agence chaque matin pour collecter plannings et feuilles de route. Cela résulte en un gain de temps, de carburant mais aussi de papier et d'encre.

De plus, une application-outil vous permet d’avoir un aperçu digital et instantané de l’ensemble des opérations en cours. En outre, vos planificateurs auront plus de latitude pour réagir à une urgence.

Les échanges entre vos équipes sont également simplifiés et facilités grâce à la solution digitale.

Une solution économique et écologique

La transition vers un logiciel de planification présente un double avantage : économique et écologique. En effet, une meilleure organisation implique moins de trajets inutiles pour vos équipes techniques. Les plannings sont optimisés selon plusieurs éléments, et notamment la localisation de la demande d'intervention. Grâce à l'application, il est facile d'optimiser les trajets, et donc de réduire sa consommation de carburant. Moins de route, c'est aussi moins de risque d'accident.

La fin des rapports papiers en fait une option écologique. En effet, le papier représente 75% des déchets bureau et près de 80kg par personne par an (source ADEME) ! Alors chaque geste compte, et utiliser une solution de gestion des opérations en est un.

Accélérer la facturation

Utiliser un logiciel de gestion numérique permet d’accélérer la facturation car les rapports sont transmis automatiquement. Plus besoin de ramener les bons d’intervention et de les saisir manuellement.


Faire le bon choix de logiciel spécialisé, c'est s'assurer de la continuité de votre activité mais aussi d'un gain de performance et de productivité sur la durée. Prenez le temps de bien suivre les étapes de recherche, de sélection et d'intégration afin de prévenir tout problème.

Mageltys propose une solution-logicielle adaptable à votre activité, alors demandez une démo gratuite.


Gestion des interventions : 6 étapes pour passer du papier au numérique

Comment réussir sa transition du papier vers le numérique dans la gestion des interventions ?

La digitalisation de vos process de gestion des interventions doit être organisée, il vous faut donc un partenaire spécialisé qui saura vous accompagner. Cela permettra d’optimiser la démarche, de limiter les risques et d’être sûr que cette procédure apportera une valeur ajoutée et un bénéfice réel à l’entreprise.

1. Définir ses besoins et ses objectifs en termes de gestion

La première étape pour réussir sa transition du papier à un système numérique pour gérer ses interventions est de savoir tout d’abord pourquoi ce changement d’organisation est nécessaire.
En évaluant les difficultés rencontrées par cette organisation papier, il sera possible de mettre au jour à quels niveaux des améliorations peuvent être apportées. Constatez-vous un long délai sur la remise des rapports d’intervention ? Les personnes chargées de la planification ont-elles les informations à temps ? Y’a-t-il du retard dans la facturation à cause du temps que met l’information à parvenir à la bonne personne ? Les urgences sont-elles difficilement prises en charge ? L’accès à l’historique des interventions est-il complexe ?

Tous ces éléments permettent par la suite de définir les besoins auxquels une solution numérique et digitalisée devra répondre. De là, les objectifs de performance et de gains souhaités sont établis :

  • Améliorer et simplifier globalement l’organisation des tournées d’intervention
  • Perdre moins de temps entre la planification, l’intervention et la facturation
  • Mieux gérer les urgences
  • Faciliter l’accès aux informations nécessaires à chaque collaborateur
  • Diminuer la consommation de papier et d’encre

2. Choisir le bon outil de gestion des interventions et se faire accompagner

Une fois les besoins et les objectifs définis, il est temps de choisir un outil de gestion des interventions qui vous aidera à les atteindre et vous permettra de gagner en efficacité.

Plusieurs outils existent, il faut donc en choisir un qui correspondra totalement à vos besoins spécifiques et qui saura s’adapter à votre organisation.

Opter pour un logiciel personnalisable est donc une solution des plus intéressantes. De cette façon, vous pourrez ajuster les différents paramètres dont vous avez besoin : la saisie de vos demandes d’intervention, le suivi de ces dernières, la création de vos comptes rendus, l’optimisation globale des tournées, pour que chaque étape corresponde totalement à vos attentes.

L’accompagnement compte en grande partie pour le succès de la transition du papier au numérique. Donc comme pour tout changement, il est primordial de se faire accompagner pour réussir cette transition.

En effet, sans l’accompagnement nécessaire, vous ne pourrez pas vous préparer, ni préparer vos équipes correctement à cette évolution des pratiques. Choisissez donc :

  • une solution qui propose une formation à l’outil qui vous permettra de connaître l’ensemble des possibilités et des options qu’il comporte,
  • une solution personnalisable qui s’adapte à votre stratégie et à vos besoins,
  • une solution simple pour en favoriser l’appropriation et gagner rapidement en efficacité,
  • une solution avec un support qui répondra à vos interrogations et vous aidera à vous familiariser avec l'outil.

3. Accompagner ses équipes bureaux et terrains

Une fois que vous avez choisi votre logiciel de gestion des interventions, il faudra accompagner vos équipes pour les aider à utiliser l’outil et qu’ils s’épanouissent dans leur travail. Utiliser un outil d’optimisation des interventions terrain, c’est décider d’enlever à vos équipes techniques tout le stress de la gestion de leur emploi du temps. Cela permet de maximiser les plannings et d'intervenir efficacement. Mais pour en tirer le meilleur, vos équipes doivent être accompagnées.

  • Faciliter la gestion pour les équipes bureaux

En premier lieu, il faudra accompagner vos équipes bureaux. L’utilisation d’un logiciel de gestion des interventions nécessite une bonne compréhension des fonctionnalités qu’il offre. De cette façon, vous pourrez optimiser au mieux le temps de vos salariés et les plannings des équipes terrain.

Cela passe premièrement par la formation à l’outil, et dans un second temps par la création des modèles d’interventions. Finalement, il faut mettre en relation les équipes bureaux et terrains pour s’accorder sur des modèles de bons d’intervention, en fonction de vos différents services.

  • Optimiser les plannings des équipes terrains

La gestion des équipes techniques à distance et en temps réel est l'un des avantages majeurs de la numérisation de vos processus de planification et de gestion des interventions.

Grâce au logiciel de planification, et à l'application mobile, vos intervenants pourront visualiser leur planning en temps réel. Ils pourront ainsi faire face aux urgences ou aux modifications de rendez-vous dans les meilleurs délais. La numérisation des justificatifs d’intervention tels que les rapports est également un argument en faveur du passage au numérique.

Adieu les fiches d’intervention papiers et les feuilles volantes qui pouvaient se perdre et encombrer vos équipes.

4. Impliquer les collaborateurs prescripteurs

Afin d’assurer une transition efficace et d’impliquer vos salariés dès les premières phases, il est nécessaire de mettre à contribution les collaborateurs prescripteurs. Ces derniers seront plus à même de convaincre leurs collègues car le changement est toujours plus facile quand il vient de l’intérieur.

5. Tester la solution en condition réelle sur un petit groupe

Peu importe votre activité : SAV, BTP, maintenance, plomberie, nettoyage, il est primordial de tester la solution de gestion des interventions avant de l’adopter définitivement. Pour ce faire, il faut généralement créer un échantillon test avant d’étendre la solution à l’ensemble de l’entreprise.

Il existe plusieurs logiciels de gestion des interventions, il s’agit donc de faire un choix. Le fonctionnement SaaS est le plus simple à mettre en place. Il est déployable instantanément, sans besoin d’installation sur vos ordinateurs. C’est le cas de la solution Mageltys.

6. S’adapter aux évolutions

La numérisation de la gestion des interventions permet également de s’adapter rapidement aux évolutions de vos métiers. En permettant la personnalisation des différentes étapes de vos processus, le logiciel de gestion vous permet d’outrepasser la lourdeur liée au format papier. Cela représente un gain de temps considérable, en plus de l’économie en papier et en encre. C’est aussi moins de stress pour les intervenants, qui pourront davantage se consacrer à leurs missions et améliorer la satisfaction client.

Le passage au numérique est aujourd'hui une étape quasi obligatoire pour gagner en productivité. Gestion, planification, suivi et rapports d'intervention, toutes les étapes peuvent être optimisées par la digitalisation des process.

Commencez votre transition vers le numérique dès maintenant : demandez votre démo Mageltys gratuite !


ILS PARLENT DE NOUS - Le journal des entreprises

Découvrez dès maintenant l'article du Journal des Entreprises sur le lancement de Mageltys : la solution innovante de gestion et d'optimisation des interventions.


ILS PARLENT DE NOUS - L'agence API

A l'occasion du lancement de la solution Mageltys, l'agence API a interviewé Olivier de la Chevasnerie.

Découvrez dès maintenant l'article en cliquant ici.


Recevez 500 euros d'aide de l'état en digitalisant vos interventions

Profitez du chèque France-Num pour financer votre abonnement Mageltys

Dans le cadre de son plan France Relance, initié en 2020 pour relancer l’économie à la suite de la crise sanitaire, le gouvernement français a mis en place une aide de 500 euros pour toutes les TPE désireuses de développer la numérisation de leurs activités au travers du chèque France-Num.

Cette aide est versée sous la forme d’un chèque forfaitaire d’un montant de 500€.

Quelles structures peuvent bénéficier de ce Chèque France-Num de 500€ ?

Toutes les TPE de moins de 11 salariés ayant démarré leur activité avant le 30 octobre 2020 peuvent bénéficier du Chéque France-Num.

Quelles est la date limite pour bénéficier du Chèque France-Num ?

Les factures à fournir doivent être datées entre aujourd’hui et le 30 juin 2021 et les factures déposées sur l’espace en ligne dédié au plus tard le 31 juillet 2021.

Premiers dossiers déposés, premiers servis

Le gouvernement français finance ce projet à hauteur de 60 millions d’euros. Ce qui représente environ 110 000 entreprises potentiellement bénéficiaires. En revanche, lorsque ce plafond sera atteint, les dossiers déposés ne pourront être financés.

Quelles dépenses de numérisation peuvent être financées ?

Le cœur de l’activité des TPE est concerné. Cela concerne notamment l’achat ou l’abonnement à des services numériques

  • La relation client via acquisition de logiciel de gestion client ou d’envoi d’emails en masse,
  • La gestion de leur activité au quotidien comme des logiciels de caisse, de gestion des stocks, des commandes, de planification de leurs rendez-vous en clientèle.
  • La vente et la promotion de leur offre, par exemple la mise en place de sites e-commerce, la visibilité sur internet, le paiement en ligne,


Mageltys rentre donc dans ces critères de numérisation accompagné par le Chèque France-Num en digitalisant votre relation client et la gestion de votre activité. N’hésitez pas à nous contacter en remplissant notre formulaire de contact.

 

Comment faire pour bénéficier du Chèque France-Num si vous êtes éligible ?

C’est très simple. Il vous suffit de déposer sur l’espace en ligne dédié :

  • Une ou plusieurs factures d’un montant global minimum de 450€ TTC.
  • La copie d’une pièce d’identité
  • Un contrat de prestation

Les liens utiles :

 

Alors contactez-nous dès maintenant ou demandez votre démo gratuite pour découvrir la solution Mageltys et bénéficiez du chèque France-Num.


Digitaliser sa gestion d'interventions : 5 avantages à connaître

Pourquoi digitaliser sa gestion des interventions :

5 avantages à la digitalisation des outils de gestion des interventions

A l’heure actuelle, la digitalisation de nos process habituels s’impose comme une évidence et devient un levier de performance important. Elle s’invite dans toutes les étapes de notre organisation. Elle permet de nombreux gains, en termes d’optimisation et de productivité notamment.

Digitaliser la gestion de ses interventions devient donc une nécessité pour les entreprises de services. C’est un outil qui permet de gagner en sécurité, en efficacité et en rentabilité. Voici 5 avantages à la digitalisation de votre système de gestion des interventions :

  • Partager les informations rapidement et efficacement

Le premier avantage notable d’une digitalisation des process d’interventions techniques est incontestablement le partage efficace et rapide des informations.

En effet, les éléments nécessaires à la bonne gestion de l’intervention du début à la fin sont disponibles pour tous les services. Mais elles arrivent surtout entre les mains des bonnes personnes : techniciens, planificateurs, responsables, clients…

Fini les biais, fini la perte de documents, fini les rappels inutiles : désormais toutes les informations sont transmises au fur et à mesure aux différentes parties prenantes, permettant ainsi une meilleure organisation globale.

La demande d’intervention arrive directement vers le planificateur. Il a à sa disposition les éléments essentiels à l’optimisation de cette intervention : planning du technicien, zone géographique, contraintes et degré d’urgence, historique, compétences techniques nécessaires.

Le technicien dispose ensuite de ce dont il a besoin : ordre de mission, dossier technique, photos, plans, historique des dépannages, informations générales indispensables.

Finalement, vous pouvez retrouver en ligne votre compte rendu, les quitus numériques… Et les informations sont directement transmises à vos services, ce qui permet de faciliter et d’accélérer la facturation : plus besoin d’attendre que votre technicien passe au bureau pour vous donner son compte rendu d’information pour facturer. Vous pouvez le faire dès la fin de sa prestation.

En fait, les données sont centralisées et toujours transmises à la bonne personne au bon moment. Vous gagnez en instantanéité et en efficacité.

  • Suivre les interventions en temps réel

Le deuxième point à aborder est la possibilité de suivre les interventions en temps réel. Grâce aux fonctionnalités de l’application, vos planificateurs peuvent préparer, optimiser et piloter en temps réel les activités des techniciens sur le terrain.

Le technicien peut directement saisir son rapport d’intervention sur son application, prendre des photos et faire signer le client. Le rapport est automatique, et envoyer à votre équipes pour la facturation.

Grâce aux informations remplies par le technicien, le client et vous pouvez suivre en temps réel l’état d’avancement du dépannage : est-il programmé ? est-il commencé ? en cours ? terminé ? une nouvelle intervention doit-elle être programmée ?

Vous avez la possibilité de tout suivre au fur et à mesure. Et donc de connaître rapidement le taux de remplissage de votre carnet de commandes.

  • Gagner en productivité grâce à la digitalisation

Evidemment, l’intérêt fondamental d’utiliser un outil de gestion des interventions digitalisé est un gain considérable de votre productivité.

En fait, ce gain de productivité s’explique par différents facteurs. En premier lieu, et comme évoqué précédemment, la transmission rapide, sécurisée et efficace des informations en amont de l’intervention, mais aussi durant et après, permet un gain de temps considérable. Les données ne peuvent plus être égarées, elles sont disponibles pour chaque personne qui en a besoin au moment où elle en a besoin. Elles sont facilement consultables pour préparer et suivre l’intervention, et permet d’accélérer la facturation.

La double saisie des informations est supprimée grâce à l’interconnexion des systèmes entre technicien, planificateur, comptabilité. Les informations dans les rapports d’intervention sont sûres et n’ont pas à être réécrites.

La planification des interventions grâce à un outil comme le nôtre permet aussi d’optimiser les plannings et les tournées des techniciens. Une meilleure organisation des déplacements limite les allers-retours. De cette façon, le temps passé sur la route diminue (ça diminue donc aussi le risque routier pour vos équipes). Les contraintes spécifiques (compétences des techniciens, disponibilité, stock, trafic routier) sont prises en compte pour faciliter les déplacements de vos équipes terrain.

Finalement, grâce à la centralisation des données, vous êtes capable d’identifier des problématiques récurrentes, de recenser les éventuelles difficultés et d’y trouver des solutions.

Tous ces éléments vous permettent un niveau d’adaptation supérieur à chaque situation et une optimisation globale de votre organisation : plus de perte de temps, vous intervenez plus rapidement et plus efficacement, votre productivité est maximisée.

  • Améliorer votre impact environnemental et social grâce à la numérisation

Désormais, les entreprises doivent avoir conscience de leur impact sociétal et de l’importance d’une démarche durable. La RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) a une place primordiale dans la stratégie des entreprises et dans leur organisation. Mais aussi, et de plus en plus, aux yeux de vos clients.

Utiliser un outil de gestion et de planification des interventions s’inscrit dans cette démarche responsable au travers de plusieurs leviers.

Comme évoquée dans le point précédent, le premier est bien sûr l’optimisation des trajets. Grâce à la géolocalisation et à une meilleure organisation des trajets en voiture, en camion, sur la route, vous diminuez votre empreinte carbone et vos émissions de CO2 en réduisant votre consommation d’essence. C’est aussi moins de temps passé sur la route, donc moins d’usure de votre flotte de véhicules. Sans compter, un risque routier minimisé pour vos équipes.

La digitalisation de votre gestion des interventions vous permet aussi une économie importante en papeterie. En effet, vous n’avez plus à imprimer vos bons d’interventions pour faire parvenir les infos à vos techniciens. Plus besoin non plus d’imprimer son rapport et de le réécrire… C’est donc autant de papier et de cartouches d’encre que vous économisez.

Notre outil vous aide aussi dans votre transition énergétique et votre transformation numérique.

  • Augmenter la satisfaction client… et des collaborateurs

Enfin, tous ces éléments tendent à une amélioration de la satisfaction de vos clients. Vous êtes capable d’intervenir plus rapidement, de vous adapter facilement aux contraintes techniques, d’assurer un suivi et une traçabilité des échanges.

C’est aussi la satisfaction de vos collaborateurs que vous pourrez augmenter. Votre organisation est fluide, adaptée au type de missions de vos techniciens sur le terrain. Ils perdent moins de temps sur des tâches chronophages et administratives, et peuvent se consacrer à leur métier.

 

Globalement, utiliser un outil de gestion et d’optimisation des interventions techniques a de nombreux avantages, qui se transformeront en atouts face à vos concurrents : propulser votre digitalisation, augmenter votre productivité, avoir une facturation plus rapide et une meilleure gestion, améliorer vos retours clients et collaborateurs.

Alors, n’hésitez pas à demander votre test gratuit pour essayer notre solution digitalisée des interventions terrain.