Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des interventions ?

La dernière décennie a été marquée par la digitalisation quasi systématique des process qui pouvaient l’être. Le passage à un logiciel de gestion des interventions est un indispensable qui peut avoir de très grandes conséquences sur la performance et la productivité des entreprises.

L’ensemble des domaines d’activité sont concernés par cette transition numérique. Cependant, les secteurs gérant des opérations terrains se doivent de prendre le pli rapidement pour optimiser les plannings, mais surtout pour répondre plus efficacement à leurs clients. C’est particulièrement vrai lorsque l’intervention de techniciens sur le terrain est nécessaire dans le cadre de dépannages ou de SAV.

De l’importance d’un état des lieux de sa gestion des interventions.

Afin de choisir l’offre la plus adaptée à votre métier, il est important de réaliser un audit interne de vos process. Toutes les entreprises ne gèrent pas de la même façon leurs opérations techniques. Ces dernières sont liées à la nature même de vos métiers : elles peuvent varier en durée, en charge de travail et en récurrence. Toutes ces caractéristiques sont à prendre en compte avant de se pencher sur un outil-logiciel de pilotage. Il s’agit d’éviter certaines erreurs telles que :

  • Ne pas établir de stratégie
  • Ne pas réaliser un audit global
  • Ne pas impliquer les équipes terrains
  • Rester inactif

Bien établir sa stratégie

La transition vers une solution digitale ne se fait pas du jour au lendemain sans préparation. Cela pourrait même avoir l’effet inverse et causer des perturbations sur le bon fonctionnement des opérations techniques. Définir des objectifs clairs et en accord avec vos indicateurs de performance est une étape essentielle à ne pas négliger.

Réaliser un audit global

Il est important de procéder à un audit complet des process en place dans l’entreprise. Facturation, organisation des plannings, opérations techniques… L’ensemble des méthodes doit être décortiqué afin de pouvoir se positionner sur une offre numérique adaptée. Cela permettra de choisir un outil permettant la création de fiche d’intervention simplifiée ou l’accélération de votre facturation par exemple.

Impliquer les équipes

Qu’il s’agisse des planificateurs ou des intervenants, ils sont les mieux placés pour parler des processus et des améliorations souhaitables. Il paraît donc pertinent de procéder à une phase d’audit de vos collaborateurs terrains et bureaux. Les rapports d’intervention sont-ils trop lourds ? La communication entre l’intervenant et client est-elle compliquée ? Ce sont des questions auxquelles vos équipes pourront répondre pour vous permettre de mieux déterminer vos objectifs.

Être pro-actif

La digitalisation des processus de gestion peut sembler être une tâche herculéenne. Il n’est pas simple de remettre en question les méthodes mises en place depuis des années. Il est pourtant nécessaire de ne pas se reposer sur ses lauriers. Le passage au numérique peut révolutionner une entreprise. Optimiser ses plannings, améliorer son service client ou mieux anticiper les imprévus : les bénéfices sont nombreux. Plus tôt vous lancerez le passage au numérique, moins il sera difficile de sauter le pas.

Choisir son logiciel de gestion des interventions

Définir ses besoins 

Il existe plusieurs logiciels permettant la planification et le suivi des opérations. Afin de déterminer l’offre qui vous conviendra le mieux, il faut suivre quelques étapes. Ces dernières vous aideront à trouver la meilleure solution pour vous.

Etablir un cahier des charges

Il est nécessaire d’avoir une vision globale de ses process d’organisation et de gestion afin de statuer sur ce qui doit être amélioré. Pour ce faire, établir un cahier des charges exhaustif est une étape indispensable. Il faut lister les difficultés afin de hiérarchiser les fonctionnalités souhaitées. Voulez-vous pouvoir suivre vos techniciens en temps réel ? Souhaitez-vous une application mobile ? Une solution Saas ou « On Premise » ? Poser les bonnes questions permet de trouver une offre de management et d’organisation qui correspond à vos besoins.

Sonder les équipes techniques et les planificateurs

De manière générale, le meilleur moyen d’identifier les axes d’amélioration en matière d’organisation et de planification, c’est de demander directement aux concernés. Au-delà de l’aspect purement prospectif, il est également intéressant d’impliquer directement les équipes dans les phases de test. Leurs retours permettront de valider ou non la solution, ou d’en améliorer l’optimisation. Nommer une personne, ou un groupe de personnes responsables de la transition peut être un bon moyen d’impliquer vos salariés dans une décision qui va finalement les impacter au quotidien.

SaaS ou On Premise ?

Avant de procéder à l’adoption d’un logiciel de gestion, il est nécessaire de réaliser un audit interne de votre système d’information. Cela permettra d’orienter votre choix en se basant sur vos activités et vos besoins. De quel modèle de fiche d’intervention disposez-vous ? Souhaitez-vous une application mobile pour les techniciens ? Comment gérez-vous les plannings ?

Il est important de répondre à ces questions afin de pouvoir sélectionner la solution la plus adaptée à vos méthodes. SaaS ou « On Premise », c’est un choix qu’il faut considérer sérieusement pour faciliter la transition numérique.

La solution SaaS est un produit hébergé dans le cloud, il n’y aucune installation à prévoir sur vos ordinateurs, on y accède en ligne. La facturation est mensuelle ou annuelle, ce qui permet de l’annuler ou de la changer aisément.

L’option SaaS présente plusieurs avantages : elle ne nécessite aucune mise en place spécifique, il n’y a pas d’installation lourde sur vos serveurs à prévoir. Cette facilité d’adoption en fait une option moins couteuse et plus adaptable que la version On Premise. Outre cet aspect technique, choisir une offre SaaS présente également peu de risque puisque l’investissement de base est plus faible, permettant ainsi de faire marche arrière sans soucis. Mageltys est une solution en mode SaaS.

La solution « On Premise » quant à elle nécessite une installation locale, c’est-à-dire sur vos ordinateurs. Elle est généralement plus lourde est plus couteuse. C’est un engagement plus conséquent. Chaque changement provoquera des perturbations sur vos activités et peut occasionner des pertes considérables. Cela peut être dommageable pour votre relation client, notamment si vous effectuez des opérations de maintenance ou de dépannage et qu’il est nécessaire d’intervenir en urgence.

Veille concurrentielle, quelle solution de gestion des interventions ?

Une fois que vous avez statué sur le modèle de solution (SaaS ou « On Premise »), il faut explorer les offres et les comparer. Pour cela, il faut garder en tête les raisons qui vous poussent à sauter le pas : gain de productivité, optimisation du temps et amélioration de la performance.

Il s’agit de choisir un outil qui va impacter votre gestion d’équipe et la réalisation des opérations techniques au quotidien. C’est donc un choix qu’il faut prendre en faisant usage de toutes les données à votre disposition. Pour ce faire, il est important de procéder à une veille technologique sur l’ensemble des offres.

Choisir une application métiers personnalisable

Un des plus gros avantages à l’utilisation d’un logiciel de gestion des interventions réside dans la personnalisation avancée que ces derniers permettent. Chaque métier, domaine ou entreprise a ses propres process. Il est donc important de choisir une solution adaptable. Ainsi, que vous soyez une entreprise de livraison, de dépannage, de maintenance ou encore de SAV, il sera possible de personnaliser la solution à votre métier et à vos habitudes.

Planifier le lancement

Une fois votre choix d’outil-logiciel fait, il est essentiel de planifier son lancement. Il est nécessaire d’impliquer vos équipes terrains et bureaux. Il est également pertinent de nommer une personne en charge de la transition.

Pour s’assurer du bon déploiement de la solution, il faut aussi faire preuve de pédagogie auprès de vos équipes. Il est important de mettre en place des sessions de formation à l’outil afin de minimiser la résistance au changement. Optimisation planning, suivi en temps réel, génération de rapports d’intervention, toutes ces fonctionnalités doivent être explicitées aux utilisateurs.

Les fonctionnalités indispensables d’une solution de gestion des interventions

Bien que les offres des différentes solutions digitales soient toutes distinctes, il y a des fonctionnalités essentielles :

Suivi en temps réel

Pour pouvoir réagir rapidement et améliorer votre satisfaction client, il est primordial d’être en capacité de suivre les opérations en temps réel. Cela permet de réagir rapidement en cas d’imprévu et de gérer plus aisément le planning des techniciens. Ces derniers ont eux-mêmes accès aux informations de dernière minute en temps réel, leur permettant ainsi d’agir efficacement.

Géolocalisation

La géolocalisation permet également d’intervenir efficacement en cas d’urgence, c’est particulièrement utile si vous exercez une activité de SAV ou de maintenance.

Rapport d’intervention automatisé

Pour assurer une transmission rapide et aisée des fiches d’intervention, l’outil de gestion doit vous permettre de créer des modèles. Sur ces rapports figurent des indicateurs personnalisables en fonction des différentes actions de vos techniciens. Cela permet aux intervenants de gagner du temps et donc en productivité. Le traitement de ces bons est également fluidifié, permettant ainsi d’accélérer la facturation en réduisant les échanges nécessaires, et donc une éventuelle perte de temps.

Application mobile

Le dernier élément, mais probablement le plus important est l’application mobile. C’est une partie primordiale d’un outil de planification. Portable, tablette ou PC portable, elle doit être accessible aux techniciens partout et tout le temps, même sans connexion internet.

Un intervenant peut depuis son application, valider, reprogrammer ou annuler un rendez-vous, ce qui sera communiqué instantanément aux planificateurs, et inversement.

Le technicien peut directement remplir ses rapports d’intervention depuis l’application. Il peut scanner des QR code, mais également prendre des photos ou des vidéos pour compléter le dossier.

Les avantages concrets d’une solution de gestion des interventions

Les bénéfices à l’adoption d’un logiciel de pilotage des interventions sont multiples, les plus évidents sont le gain de temps, d’argent et de papier.

Gestion et optimisation des interventions

Une solution de gestion et de planification est développée dans le but d’optimiser la planification entre vos équipes bureaux et vos équipes terrains. Ainsi, le logiciel offre une plus grande liberté dans l’organisation de vos plannings.

Vos intervenants n’auront plus à venir en agence chaque matin pour collecter plannings et feuilles de route. Cela résulte en un gain de temps, de carburant mais aussi de papier et d’encre.

De plus, une application-outil vous permet d’avoir un aperçu digital et instantané de l’ensemble des opérations en cours. En outre, vos planificateurs auront plus de latitude pour réagir à une urgence.

Les échanges entre vos équipes sont également simplifiés et facilités grâce à la solution digitale.

Une solution économique et écologique

La transition vers un logiciel de planification présente un double avantage : économique et écologique. En effet, une meilleure organisation implique moins de trajets inutiles pour vos équipes techniques. Les plannings sont optimisés selon plusieurs éléments, et notamment la localisation de la demande d’intervention. Grâce à l’application, il est facile d’optimiser les trajets, et donc de réduire sa consommation de carburant. Moins de route, c’est aussi moins de risque d’accident.

La fin des rapports papiers en fait une option écologique. En effet, le papier représente 75% des déchets bureau et près de 80kg par personne par an (source ADEME) ! Alors chaque geste compte, et utiliser une solution de gestion des opérations en est un.

Accélérer la facturation

Utiliser un logiciel de gestion numérique permet d’accélérer la facturation car les rapports sont transmis automatiquement. Plus besoin de ramener les bons d’intervention et de les saisir manuellement.


Faire le bon choix de logiciel spécialisé, c’est s’assurer de la continuité de votre activité mais aussi d’un gain de performance et de productivité sur la durée. Prenez le temps de bien suivre les étapes de recherche, de sélection et d’intégration afin de prévenir tout problème.

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