Pourquoi digitaliser sa gestion des interventions :

5 avantages à la digitalisation des outils de gestion des interventions

A l’heure actuelle, la digitalisation de nos process habituels s’impose comme une évidence et devient un levier de performance important. Elle s’invite dans toutes les étapes de notre organisation. Elle permet de nombreux gains, en termes d’optimisation et de productivité notamment.

Digitaliser la gestion de ses interventions devient donc une nécessité pour les entreprises de services. C’est un outil qui permet de gagner en sécurité, en efficacité et en rentabilité. Voici 5 avantages à la digitalisation de votre système de gestion des interventions :

  • Partager les informations rapidement et efficacement

Le premier avantage notable d’une digitalisation des process d’interventions techniques est incontestablement le partage efficace et rapide des informations.

En effet, les éléments nécessaires à la bonne gestion de l’intervention du début à la fin sont disponibles pour tous les services. Mais elles arrivent surtout entre les mains des bonnes personnes : techniciens, planificateurs, responsables, clients…

Fini les biais, fini la perte de documents, fini les rappels inutiles : désormais toutes les informations sont transmises au fur et à mesure aux différentes parties prenantes, permettant ainsi une meilleure organisation globale.

La demande d’intervention arrive directement vers le planificateur. Il a à sa disposition les éléments essentiels à l’optimisation de cette intervention : planning du technicien, zone géographique, contraintes et degré d’urgence, historique, compétences techniques nécessaires.

Le technicien dispose ensuite de ce dont il a besoin : ordre de mission, dossier technique, photos, plans, historique des dépannages, informations générales indispensables.

Finalement, vous pouvez retrouver en ligne votre compte rendu, les quitus numériques… Et les informations sont directement transmises à vos services, ce qui permet de faciliter et d’accélérer la facturation : plus besoin d’attendre que votre technicien passe au bureau pour vous donner son compte rendu d’information pour facturer. Vous pouvez le faire dès la fin de sa prestation.

En fait, les données sont centralisées et toujours transmises à la bonne personne au bon moment. Vous gagnez en instantanéité et en efficacité.

  • Suivre les interventions en temps réel

Le deuxième point à aborder est la possibilité de suivre les interventions en temps réel. Grâce aux fonctionnalités de l’application, vos planificateurs peuvent préparer, optimiser et piloter en temps réel les activités des techniciens sur le terrain.

Le technicien peut directement saisir son rapport d’intervention sur son application, prendre des photos et faire signer le client. Le rapport est automatique, et envoyer à votre équipes pour la facturation.

Grâce aux informations remplies par le technicien, le client et vous pouvez suivre en temps réel l’état d’avancement du dépannage : est-il programmé ? est-il commencé ? en cours ? terminé ? une nouvelle intervention doit-elle être programmée ?

Vous avez la possibilité de tout suivre au fur et à mesure. Et donc de connaître rapidement le taux de remplissage de votre carnet de commandes.

  • Gagner en productivité grâce à la digitalisation

Evidemment, l’intérêt fondamental d’utiliser un outil de gestion des interventions digitalisé est un gain considérable de votre productivité.

En fait, ce gain de productivité s’explique par différents facteurs. En premier lieu, et comme évoqué précédemment, la transmission rapide, sécurisée et efficace des informations en amont de l’intervention, mais aussi durant et après, permet un gain de temps considérable. Les données ne peuvent plus être égarées, elles sont disponibles pour chaque personne qui en a besoin au moment où elle en a besoin. Elles sont facilement consultables pour préparer et suivre l’intervention, et permet d’accélérer la facturation.

La double saisie des informations est supprimée grâce à l’interconnexion des systèmes entre technicien, planificateur, comptabilité. Les informations dans les rapports d’intervention sont sûres et n’ont pas à être réécrites.

La planification des interventions grâce à un outil comme le nôtre permet aussi d’optimiser les plannings et les tournées des techniciens. Une meilleure organisation des déplacements limite les allers-retours. De cette façon, le temps passé sur la route diminue (ça diminue donc aussi le risque routier pour vos équipes). Les contraintes spécifiques (compétences des techniciens, disponibilité, stock, trafic routier) sont prises en compte pour faciliter les déplacements de vos équipes terrain.

Finalement, grâce à la centralisation des données, vous êtes capable d’identifier des problématiques récurrentes, de recenser les éventuelles difficultés et d’y trouver des solutions.

Tous ces éléments vous permettent un niveau d’adaptation supérieur à chaque situation et une optimisation globale de votre organisation : plus de perte de temps, vous intervenez plus rapidement et plus efficacement, votre productivité est maximisée.

  • Améliorer votre impact environnemental et social grâce à la numérisation

Désormais, les entreprises doivent avoir conscience de leur impact sociétal et de l’importance d’une démarche durable. La RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) a une place primordiale dans la stratégie des entreprises et dans leur organisation. Mais aussi, et de plus en plus, aux yeux de vos clients.

Utiliser un outil de gestion et de planification des interventions s’inscrit dans cette démarche responsable au travers de plusieurs leviers.

Comme évoquée dans le point précédent, le premier est bien sûr l’optimisation des trajets. Grâce à la géolocalisation et à une meilleure organisation des trajets en voiture, en camion, sur la route, vous diminuez votre empreinte carbone et vos émissions de CO2 en réduisant votre consommation d’essence. C’est aussi moins de temps passé sur la route, donc moins d’usure de votre flotte de véhicules. Sans compter, un risque routier minimisé pour vos équipes.

La digitalisation de votre gestion des interventions vous permet aussi une économie importante en papeterie. En effet, vous n’avez plus à imprimer vos bons d’interventions pour faire parvenir les infos à vos techniciens. Plus besoin non plus d’imprimer son rapport et de le réécrire… C’est donc autant de papier et de cartouches d’encre que vous économisez.

Notre outil vous aide aussi dans votre transition énergétique et votre transformation numérique.

  • Augmenter la satisfaction client… et des collaborateurs

Enfin, tous ces éléments tendent à une amélioration de la satisfaction de vos clients. Vous êtes capable d’intervenir plus rapidement, de vous adapter facilement aux contraintes techniques, d’assurer un suivi et une traçabilité des échanges.

C’est aussi la satisfaction de vos collaborateurs que vous pourrez augmenter. Votre organisation est fluide, adaptée au type de missions de vos techniciens sur le terrain. Ils perdent moins de temps sur des tâches chronophages et administratives, et peuvent se consacrer à leur métier.

 

Globalement, utiliser un outil de gestion et d’optimisation des interventions techniques a de nombreux avantages, qui se transformeront en atouts face à vos concurrents : propulser votre digitalisation, augmenter votre productivité, avoir une facturation plus rapide et une meilleure gestion, améliorer vos retours clients et collaborateurs.

Alors, n’hésitez pas à demander votre test gratuit pour essayer notre solution digitalisée des interventions terrain.