Quels que soient leurs secteurs d’activité, les entreprises doivent adopter une organisation efficace et infaillible pour atteindre tous les objectifs qu’elles se sont fixés. Gagner du temps leur permettra également de gagner de l’argent. Pour cela, il est un outil indispensable sur lequel une société doit pouvoir s’appuyer : le multi-planning !
Grâce à celui-ci, le chef d’entreprise peut piloter en même temps les plannings de tous ses collaborateurs, connaître le programme quotidien d’activités et ses employés peuvent quant à eux bénéficier d’un emploi du temps personnel et détaillé ! Dans le secteur des services comme la plomberie ou l’électricité, le multi-planning est plus qu’essentiel. Cet outil permet en effet d’organiser le déroulement de toutes les interventions quotidiennes des techniciens et de garantir qu’elles soient réalisées dans les délais prévus avec les clients.
Si le multi-planning permet aux entreprises de bien s’organiser, il doit toutefois être accessible sur un logiciel performant qui répond à différents critères. L’objectif à la clé : une meilleure productivité, une grande efficacité et une gestion optimale des ressources humaines de l’entreprise !
Découvrez comment bien s’organiser dans son entreprise grâce au multi-planning et aux outils de planning pour entreprise avec Mageltys !
Qu’est-ce qu’un multi-planning ?
Définition du multi-planning
Un multi-planning est un outil de planification, disponible par exemple sur un logiciel de gestion des interventions, qui permet de définir et d’organiser le temps de travail des différents employés d’une entreprise. Il permet également de définir les besoins humains et matériels pour réaliser avec succès toutes les missions confiées.
Avec un multi-planning partagé, le gérant d’une société dispose d’une vue d’ensemble sur tous les projets, les rendez-vous, et les programmes d’action de chacun de ses employés. Les employés peuvent quant à eux utiliser ce logiciel pour connaître les missions dont ils sont chargés chaque jour de la semaine et le temps estimé pour les réaliser.
Le multi-planning est un support nécessaire pour organiser les activités de toutes les entreprises et particulièrement pour le secteur du service (électricité, plomberie, etc.) la gestion efficace des interventions est la clé du succès.
Un logiciel multi fonctions
En ayant recours à un logiciel de multi-planning, les entreprises bénéficient d’une gestion optimale des emplois du temps de leurs salariés. C’est en effet un outil aux multiples fonctionnalités qui invite à :
- répartir les plannings d’interventions entre les différents techniciens ;
- visualiser les emplois du temps de chaque collaborateur ;
- accéder aux informations clés concernant la réalisation des interventions (devis, adresse, photos, besoin en matériel, etc.) ;
- informer automatiquement vos clients ou vos collaborateurs des modifications apportés ;
- classer les différentes missions par nature d’activité et de sous activités ;
- gagner en flexibilité ;
- gérer les réunions et rendez-vous clients.
Un logiciel multi public
Si le multi-planning est un outil multi fonction, il est également multi public : il est accessible par tout le personnel de l’entreprise sur web et sur mobile.
Un collaborateur est chargé de remplir les plannings de tous les employés au fur et à mesure des demandes clients : il peut le modifier, l’éditer et le personnaliser à tout moment. Profitez de l’assistant de planification du logiciel Magetys pour répartir intelligemment les missions entre les différents employés. Cette fonctionnalité préconise le meilleur technicien pour chaque intervention selon trois critères : leurs disponibilités, leurs compétences techniques et la zone géographique de l’intervention.
Tous les intervenants utilisent le multi-planning. Dès qu’ils sont assignés à une nouvelle tâche sur leur planning, les employés reçoivent une notification sur leur téléphone. Avec le logiciel Mageltys, ils ont accès à leur emploi du temps personnel et à toutes les informations utiles à la réalisation des interventions :
- le temps de travail estimé pour réaliser la mission ;
- la localisation de celle-ci ;
- l’horaire et le jour ;
- l’historique lié au client ;
- la nature du chantier (réparation, installation…) ;
- des fichiers en pièces jointes tels que des photos.
Pourquoi le multi-planning est important pour l’organisation de l’entreprise ?
Répondre efficacement aux objectifs de l’entreprise
Si le multi-planning permet de programmer efficacement toutes les missions, c’est un outil indispensable pour répondre aux objectifs d’une société de service.
Avec le multi-planning, toutes les informations liées aux interventions sont concentrées sur une même surface. Le gérant est ainsi certain de n’oublier aucun des projets clients et peut mesurer les besoins nécessaires pour chaque mission. Avec une vue d’ensemble sur tout le programme d’action, la gestion des ressources humaines et le pilotage des équipes sont amplement facilités.
Le multi-planning est important pour l’organisation d’une société, car il évite également de perdre du temps. Grâce à l’assistant de planification Mageltys, chaque intervention est en effet assignée selon une zone géographique. Le technicien se voit donc attribuer un champ d’action spécifique, il sera plus efficace et ne se perdra pas dans des aller-retour incessants ! Ce gain de temps donne la possibilité d’accepter davantage de missions et de développer ainsi considérablement l’activité d’une entreprise pour atteindre des objectifs de plus en plus exigeants. La finalité du multi-planning est donc d’accroître la productivité !
Répondre efficacement aux attentes de la clientèle
Si le multi panning est essentiel pour bénéficier d’une organisation hors pair, c’est également parce qu’il améliore l’image de marque et la communication entre intervenants, gérants et clients : un logiciel de planning pour entreprise efficace permet entre autres d’échanger par SMS ou par mail. Les rapports d’interventions sont remplis en quelques instants et la préparation des factures est amplement facilitée par la plateforme !
Sur le multi-planning accessible en ligne, les employés ont accès à diverses données concernant leurs programmes d’action directement sur le terrain. Le technicien est dans de bonnes conditions de travail et est correctement informé pour répondre aux attentes de la clientèle. Si l’assistant de planification répartit les missions selon le niveau de compétences des employés, les chances pour que l’intervention se passe bien augmentent considérablement. En fournissant des outils de qualité pour travailler, la satisfaction de vos clients et la confiance de vos collaborateurs seront également grandement améliorés.
Avec un multi-planning, vous aurez donc tous les avantages pour développer votre service client et votre image de marque !
Répondre efficacement aux urgences et incidents
Le multi-panning présente un avantage considérable pour les métiers de service comme plombier ou électricien : répondre aux urgences dans les meilleurs délais. Une fuite d’eau ou une coupure d’électricité qui se déclarent doivent être immédiatement traitées et réparées. Dans ce contexte, le multi-planning aide grandement à l’organisation des entreprises en permettant de connaître les techniciens disponibles et en localisant ceux qui sont les plus proches du chantier urgent. L’employé désigné reçoit une alerte sur son téléphone avec le détail de l’intervention : il est prêt à réagir rapidement ! Satisfaits , vos clients auront une image positive de votre entreprise et vous rappelleront sans hésiter.
Cette fonction est notamment très importante pour gérer des plannings d’astreinte !
Comment bien organiser son multi-planning ?
Comment optimiser son multi-planning ?
Pour que votre multi-planning participe concrètement à la réussite de votre entreprise, il convient de bien l’utiliser. Pour l’optimiser, vous devez avant tout :
- anticiper la répartition des interventions pour avoir un programme à jour et connaître les plages horaires et les personnes en astreintes disponibles pour accepter de nouvelles missions ;
- ne pas surcharger les emplois du temps de vos collaborateurs pour que des techniciens soient disponibles à toute heure de la journée au cas où une urgence se programme ;
- assigner une zone géographique à chaque intervenant pour gagner en temps et en efficacité ;
- avoir une base de données client complète et à jour ;
- prendre en compte plusieurs données en remplissant le planning (équipement nécessaire, délais préétablis, ordre de priorité, nature de l’intervention, etc.).
Les critères d’un bon multi-planning
Une gestion fluide des nombreux plannings d’interventions n’est pas toujours évidente, c’est pourquoi le multi-planning doit être performant et parfaitement organisé pour éviter à ses utilisateurs de se perdre dans une multitude d’informations.
Bien qu’un bon multi-planning doit avant tout être partagé et disponible sur un logiciel, il doit également répondre aux critères suivants :
- avoir une bonne visibilité pour que chacun puisse correctement lire les plannings ;
- être facile d’utilisation et ergonomique ;
- être disponible sur web et sur mobile pour que les intervenants visualisent leur planning dans tous leurs déplacements ;
- avoir un système de notification et d’email/SMS automatique pour faciliter la gestion des interventions ;
- présenter un ensemble de données nécessaires pour planifier les tâches tel que la disponibilité des techniciens ;
- avoir un accès vers des fichiers photos ou des devis par exemple.
Si votre multi-planning présente ces divers éléments, il participera efficacement à la réussite de votre activité ! Pour cela, il convient toutefois de choisir le logiciel le plus adapté et le plus efficace.
Le multi-planning Mageltys : la solution pour une organisation performante dans votre entreprise !
Vous souhaitez gérer les plannings de tous vos collaborateurs avec un logiciel ergonomique et performant ? L’application web et mobile Mageltys est la solution idéale : cinq minutes suffisent pour s’occuper de tout l’administratif lié à la programmation d’une nouvelle demande client !
À la différence de certains outils de planifications disponibles sur le marché, le logiciel Mageltys répond à tous les critères pour créer un multi-planning efficace et organisé pour votre entreprise :
- une disponibilité sur téléphone et ordinateur ;
- un accès aux informations clés liées aux interventions (adresse, pièces jointes, nature du chantier, etc.) ;
- un assistant de planification efficace ;
- une fonctionnalité pour gérer vos astreintes ;
- un système automatique d’email/SMS.
Vous avez besoin de joindre un client ? Ne vous en souciez plus, l’application permet aux intervenants de passer un appel téléphonique avec leur clientèle à tout moment !
Choisissez Mageltys pour personnaliser votre multi-planning d’intervention et bénéficiez ainsi d’une communication, d’une gestion et d’une organisation infaillible.