Les entreprises du secteur de la plomberie ou de l’électricité sont particulièrement sujettes aux interventions d’urgence : fuite d’eau, coupure d’électricité après une tempête, etc. Si ces incidents ne peuvent être programmés à l’avance, ces entreprises doivent pourtant être en mesure d’y répondre dans les meilleurs délais.
C’est pourquoi le système d’astreinte s’est rapidement imposé comme une solution de choix pour les entreprises d’intervention : un salarié peut être amené à intervenir en dehors de ses heures classiques de travail, y compris la nuit ou les jours fériés afin de régler les urgences. Pour connaître précisément les équipes chargées de cette mission, il est impératif de s’appuyer sur un planning d’astreinte. Sous la forme d’un calendrier très précis, ce type de planning permet de gérer les interventions urgentes pour chaque jour de la semaine sur toute l’année !
S’il offre de nombreux avantages, le planning d’astreinte assure avant tout une continuité permanente de l’activité d’une société : la création de vos plannings n’est donc pas à négliger. Pour cela, il convient de s’appuyer sur un logiciel de gestion d’intervention efficace et qui répond à certains critères de choix.
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Qu’est-ce qu’un planning d’astreinte ?
Définition du planning d’astreinte
L’astreinte désigne une période de disponibilité pendant laquelle un employé doit être en mesure d’intervenir et d’accomplir une tâche particulière pour l’entreprise : une urgence ou un incident. Quand il est d’astreinte, le salarié n’est pas sur son lieu de travail et n’est pas dans l’obligation de rester à son domicile ou à proximité : il doit simplement être joignable par téléphone à tout moment et doit pouvoir répondre rapidement à une demande d’intervention. La mise en place, l’organisation et l’indemnisation des astreintes répondent à des conditions particulières prévues par le Code du travail.
Le planning d’astreinte est quant à lui un outil de gestion qui permet d’organiser et de répartir les astreintes entre les différents salariés de la société. Avec ce calendrier très précis, il est possible de visualiser quelles sont les équipes chargées d’astreinte pour chaque jour de la semaine. Le gérant de la société sait en ce sens qui joindre en cas d’urgence, les employés connaissent précisément leurs emplois du temps d’astreinte et peuvent ainsi organiser leur temps libre en conséquence.
Comment fonctionne un planning de gestion d’astreinte ?
Le chef de l‘entreprise s’occupe de remplir le planning d’astreinte grâce à un logiciel spécifique : il peut ainsi le modifier, l’éditer et le personnaliser. L’employeur doit obligatoirement informer ses salariés de leurs périodes d’astreinte 15 jours à l’avance ou un jour franc en cas d’urgence, excepté si la convention de mise en place de l’astreinte dans la société prévoit des délais spécifiques. Cet engagement oblige le gérant à anticiper la répartition des astreintes entre ses employés sur le planning. Il a également le rôle de bien suivre le plan de charge pour que ce ne soient pas toujours les mêmes employés assignés aux astreintes et garantir ainsi une rotation régulière. S’il complète efficacement le planning, un technicien sera toujours disponible pour intervenir et l’activité de l’entreprise ne cessera jamais.
Avec un logiciel de planning d’astreinte, les employés peuvent consulter leur programme d’astreinte à tout moment. Dès qu’une urgence est intégrée au planning, ils reçoivent des alertes ou une notification sur leur téléphone, ils peuvent avoir accès à différentes informations nécessaires à la bonne réalisation des interventions comme :
- l’adresse ;
- le besoin en matériel ;
- la prestation à réaliser sur le chantier ou le lieu d’intervention..
Quelle que soit leur localisation, les agents d’astreinte sont donc avertis des urgences qui se déclarent aux plages horaires qui les concernent, préalablement prévues par le planning.
Pourquoi la gestion de planning d’astreinte est-elle importante ?
Quels sont les avantages d’un planning d’astreinte ?
Si le planning d’astreinte permet avant tout de faciliter l’organisation des activités d’astreinte pour les sociétés, il offre de nombreux autres avantages pour celles-ci :
- un travail qui gagne en efficacité, le personnel d’astreinte sera plus enclin à intervenir dans de bonnes conditions s’il est bien organisé et bien informé ;
- une plus grande productivité, un technicien est toujours disponible pour intervenir et le travail de la société ne s’arrête jamais. Vous augmentez ainsi le chiffre d’affaires ;
- un meilleur service client, si les urgences sont efficacement et rapidement résolues (grâce des horaires d’interventions étendues), votre clientèle est satisfaite et vous développez votre image de marque ;
- une satisfaction chez les salariés, le planning permet de répartir équitablement et facilement les astreintes entre les employés pour leur garantir un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle ;
- une meilleure gestion des emplois du temps d’astreinte, ce type de planning offre en effet une vision globale du programme de chacun et permet au gérant de mieux superviser l’activité de son entreprise sans avoir recours à du recrutement supplémentaires ;
- un suivi efficace des interventions des agents, l’employeur peut aisément calculer les indemnisations à verser aux différents employés d’astreinte.
Les plannings de gestion d’astreinte sont importants pour le secteur de la plomberie, de l’informatique, de l’électricité, etc. dans le cadre d’un dépannage et de la médecine où les interventions d’urgence sont au cœur du métier.
Quels sont les critères d’un bon planning de gestion d’astreinte ?
Bien qu’elle soit avantageuse sur de nombreux points, la création d’un planning de gestion d’astreinte doit respecter certains critères pour être optimale :
- être flexible, le gérant doit être à l’écoute de son équipe et modifier le planning si certains agents ont des urgences sur le plan personnel ;
- être facilement accessible, ce type de planning doit pouvoir être visualisé sur ordinateur et sur téléphone pour que tous les intervenants y aient accès, quelle que soit leur localisation ;
- garantir une rotation régulière entre les équipes d’astreinte, chaque salarié doit avoir son tour d’astreinte afin d’être plus productif, satisfait et organisé ;
- être adapté à l’ensemble des employés, cet outil doit être ergonomique et facile d’utilisation pour que chacun puisse correctement y avoir accès ;
- offrir certaines fonctionnalités, le logiciel de planning doit fournir certaines informations clés liées aux interventions (fichier PDF, adresse, etc.)
Quelle solution de planning de gestion d’astreinte ?
Les logiciels de planning d’astreinte gratuits : Excel et Google agenda
Avez-vous déjà pensé à utiliser un fichier Excel ou Google agenda pour la création de vos plannings d’astreinte ? Ces outils présentent deux atouts intéressants : ils sont gratuits et ergonomiques ! Vous pouvez programmer les astreintes pour chaque date de l’année et chaque jour de la semaine.
Un logiciel comme Excel présente toutefois certaines limites pour une gestion fluide et efficace des astreintes. Si la société a de nombreuses équipes, cette interface devient compliquée à utiliser et les informations du planning sont difficiles à comprendre. Un modèle de planning Excel nécessite par ailleurs une importante configuration et ne propose pas de connexion avec d’autres pièces jointes : facturation, fichier client, etc. Le modèle Excel demande par ailleurs de ressaisir à chaque fois des informations redondantes qui pourraient être intégrées en amont.
On privilégiera donc assez rapidement un logiciel de gestion d’intervention, surtout si les perspectives de croissance des effectifs de l’entreprise sont bonnes. Notre logiciel d’astreinte Mageltys permet aussi une augmentation de votre chiffre d’affaires : ce logiciel de planning vous permettra en effet de rentrer davantage de rendez-vous dans une journée.
Le logiciel Mageltys : la solution pour une gestion efficace de vos plannings d’astreinte !
Le logiciel Mageltys est la solution idéale pour gérer vos astreintes ! Notre outil facilite l’organisation, la création et la gestion de tous vos plannings, comme l’astreinte, mais aussi comme vos plannings d’intervention. Il vous permet de gérer différents évènements qui peuvent survenir dans votre entreprise (formation, congés, arrêts maladie, etc.) et que vous pourrez personnaliser.
Avec des plannings bien optimisés, augmentez la productivité et l’efficacité de tous vos agents. Notre interface est disponible sur ordinateur et sur téléphone : tous vos intervenants auront ainsi accès aux plannings, quel que soit leur localisation ou le moment de la journée. Le chef d’entreprise assure ainsi une disponibilité quasi permanente de son activité !
Dès qu’une urgence est programmée sur le planning, l’employé d’astreinte reçoit des alertes sur son téléphone. Sur le logiciel Mageltys, il peut retrouver de nombreux fichiers d’informations pour réaliser sa mission avec succès : l’historique lié au client ou l’adresse de l’intervention par exemple.
Pour faciliter l’organisation de vos astreintes, n’hésitez plus et choisissez Mageltys !