Votre entreprise est amenée à réaliser de nombreuses interventions comme le dépannage, l’assistance, le SAV, l’installation ou encore la maintenance ? Afin de finaliser leurs interventions sur le terrain, vos techniciens doivent éditer un rapport d’intervention, également appelé bon d’intervention : une fiche comprenant toutes les informations clés sur le client ainsi que sur le travail effectué sur le terrain lors de l’intervention. Si le bon d’intervention comporte de nombreux avantages, sa mise en place favorise avant tout une simplification et une accélération du processus de facturation tout en améliorant le suivi du dossier client grâce à l’historique des missions réalisées qui en découle.
Pour veiller à sa pertinence et assurer une traçabilité sans faille du travail réalisé chez vos clients, il convient de ne pas négliger sa mise en place. Mageltys lève le voile sur la bonne façon d’utiliser et de mettre en place des rapports d’intervention digitaux dans votre entreprise de services !
Qu’est qu’un bon d’intervention digital ?
Un outil digital utilisé par le technicien responsable de l’intervention client
Le bon d’intervention ou rapport d’intervention est un document qui peut être établi sur papier, cependant l’ère de la numérisation tend à accentuer la réalisation de rapports d’intervention au format digital. L’utilisation de ce type d’outil en entreprise est primordiale : il permet de garder un historique des interventions réalisées et de préciser toutes les informations sur le client comme sur la mission effectuée sur un document unique. En plus de clôturer l’intervention chez un client, ce rapport sert également de justificatif pour la facturation et aide à établir un suivi pour les opérations futures de maintenance, de réparation, d’installation ou de SAV, en actualisant le dossier client en conséquence. Ce document est en ce sens utile tant pour la gestion de l’équipe qui intervient sur le terrain que pour l’entreprise et le client.
Les informations à connaître en amont de l’édition du bon d’intervention digital : le formulaire de saisie
Pour faciliter le travail des équipes sur le terrain et dans le but de préparer la rédaction du rapport d’intervention, un formulaire de saisie doit être réalisé de façon complète et précise en renseignant des données clés sur le client et le chantier, notamment :
- le lieu, la date et l’heure de l’intervention ;
- les précédentes interventions faites chez le client ;
- les coordonnées du client ;
- les accès au chantier ;
- les documents ajoutés au formulaire de saisie comme le devis client ;
- le matériel et les pièces utiles à la réalisation de la tâche ;
- les missions à réaliser.
Les informations clés d’un bon rapport d’intervention
Afin de rendre compte du travail effectué par vos techniciens, la fiche d’intervention doit être complète et riche en informations. En effet, sa fonction est de clôturer la mission tout en faisant figurer tous les détails de sa réalisation. Si ce document est uniquement requis à l’aboutissement du chantier et des dépannages, il est vivement recommandé de le rédiger tout au long de l’intervention pour n’oublier aucun élément. Il faut y indiquer :
- la mission réalisée chez le client et le déroulement de l’intervention ;
- le statut de l’intervention : réalisée, en cours, abandonnée ou à poursuivre ;
- les coordonnées du client et de votre entreprise ;
- le temps mobilisé pour réaliser la mission sur le terrain : indiquez les horaires de début et de fin de chantier ;
- les photos du travail réalisé comme preuve de la bonne exécution de la mission ;
- le matériel utilisé ou les manquements constatés ;
- la signature du client pour valider la mission effectuée par les techniciens.
Condenser toutes ces informations sur un document unique permet de retrouver en un clic toutes les données liées à la réalisation de l’intervention.
Pourquoi utiliser un bon d’intervention digital ?
Garder une trace des interventions faites chez le client
Pour une activité de maintenance, de service ou d’installation, il est nécessaire d’avoir une organisation optimale afin de satisfaire au mieux vos clients. Grâce aux rapports d’intervention en ligne, vos techniciens pourront noter en temps réel leurs conclusions sur le chantier : ainsi le risque de pertes d’informations sera quasiment nul. Il vous sera par la suite possible de retrouver rapidement les informations voulues grâce à l’historique des données.
Établir des documents administratifs depuis le bon d’intervention
Le bon d’intervention est un outil qui recense des informations simplifiant la création de documents administratifs comme :
- la facture, avec le déroulement du travail, la liste des outils et du matériel utilisés, l’indication du temps passé sur le terrain et le détail de la mission ;
- la fiche de paie des techniciens, en prenant en compte le temps exact qu’a nécessité la réalisation de la tâche.
Ajuster les futurs processus pour une meilleure prise en charge des interventions à venir
Le bon d’intervention réalisé à la suite d’un chantier permet de tirer des leçons sur le travail effectué afin d’améliorer les processus de l’entreprise. Il constitue un réel suivi et met en évidence les éventuels manquements comme un souci d’organisation, des pièces qui ont pu faire défaut pour réaliser la mission, un retard ou un rendez-vous non honoré par le technicien ou encore une mauvaise gestion de l’urgence. De même, le technicien peut s’auto-évaluer et indiquer les potentielles difficultés rencontrées.
Gagner du temps dans la réalisation du bon d’intervention grâce à sa digitalisation
La fiche d’intervention dans sa version papier est rédigée à l’aide de feuilles autocopiantes qui permettent de conserver un exemplaire et d’en donner un autre au client. Cependant, l’utilisation de ce type de format peut s’avérer chronophage et le risque de perdre les informations est élevé. En ce sens, de nombreuses solutions digitales comme le logiciel de gestion des interventions Mageltys proposent de créer des rapports d’intervention en ligne simplement et rapidement ! Les avantages sont nombreux puisqu’un tel logiciel met à disposition :
- un outil collaboratif qui offre à tous les collaborateurs un accès en temps réel ;
- une solution en ligne qui permet de corriger rapidement les erreurs de saisies ;
- une meilleure lisibilité du rapport due à l’uniformisation des saisies d’informations et à la personnalisation des bons d’interventions selon le type d’intervention ;
- une saisie d’informations en instantané avec une synchronisation parfaite entre toutes les parties prenantes.
Quels sont les outils pour mettre en place un bon d’intervention digital ?
Un bon d’intervention en PDF à télécharger
Il est possible de télécharger gratuitement des PDF de bons d’intervention sur Internet. Cependant, même si cette solution est gratuite, les inconvénients sont très nombreux et il est déconseillé d’utiliser cet outil si vous souhaitez avoir une organisation optimale :
- le PDF dispose de zones de texte limitées pour noter le bilan ou les remarques ;
- déchiffrer les saisies des différents intervenants peut s’avérer compliqué ;
- pour créer une facture, il faut reporter toutes ces informations puis envoyer une copie du PDF au client ce qui engendre une perte de temps importante ;
- un risque de perdre des feuilles volantes subsiste.
Un bon d’intervention sur Excel
Excel peut être utilisé pour établir des bons d’intervention : cet outil permet de saisir des données avec une grande lisibilité et certaines formules peuvent être appliquées aux tableaux pour automatiser des calculs. Cependant, Excel reste un logiciel limité pour plusieurs raisons :
- vos collaborateurs devront certainement suivre une formation pour pouvoir prendre en main cet outil ;
- le logiciel permet une collaboration limitée entre les équipes ;
- il est impossible de signer à même le document.
Mageltys : votre allié dans la création de bons d’intervention digitaux !
Mageltys est une application web et mobile qui permet de rédiger rapidement et efficacement des rapports d’intervention. Cet outil de gestion en ligne est la solution parfaite pour dresser des bilans d’intervention complets facilement. En effet, vos équipes de techniciens peuvent utiliser leur téléphone pour saisir leur rapport sur le terrain et en temps réel. Par ailleurs, pour améliorer la fluidité et la prise en main de cette solution, vos rapports seront ajoutés au planning d’intervention : retrouvez en un clic toutes les informations clés du chantier réalisé par votre équipe ! Enfin, Mageltys vous propose de faire signer électroniquement vos clients afin d’accélérer le processus de préfacture ainsi que d’envoyer automatiquement le bon d’intervention au client dès la clôture du dossier.
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