La fiche d’intervention est un document utilisé dans de nombreux domaines d’activité (maintenance, plomberie, électricité, paysagisme, etc.) afin de rendre compte en détail du travail réalisé chez un client. Ce type de rapport est très important après l’intervention pour donner le descriptif des travaux effectués, accélérer le processus de facturation et enrichir votre historique client. En amont de l’intervention, le formulaire de saisie va, quant à lui, organiser efficacement la venue du technicien et permettre de bien préparer le rapport. 

Bien qu’elle soit très importante, la fiche d’intervention n’est toutefois pas toujours très soignée et présente parfois un manque de lisibilité ou d’informations clés. Comment bien remplir une fiche d’intervention ? Découvrez le guide de rédaction Mageltys pour fournir des fiches d’intervention détaillées et efficaces à votre clientèle ! 

Qu’est ce qu’une fiche d’intervention digitale ? 

 

Une fiche d’intervention, également appelée rapport ou bon d’intervention, est un récapitulatif des actions réalisées chez un client qui clôt définitivement l’intervention. Ce document digital sert également de justificatif pour la facturation. Il est utile pour les entreprises, les équipes d’intervenants et pour les clients à qui est transmis le rapport. Primordial dans la phase finale d’une intervention, le rapport contient de précieuses informations la concernant : l’adresse, le temps passé à la réaliser, le détail du travail fourni, les éléments relatifs à la facturation, etc. 

Quels sont les avantages d’une fiche d’intervention digitale ? 

Pourquoi choisir une fiche d’intervention au format digital plutôt que papier ? 

 

À la différence du format papier, la fiche d’intervention digitale présente de nombreux avantages pour les entreprises en termes d’organisation, de productivité et d’efficacité. Vous allez pouvoir uniformiser votre saisie d’information en instantané, gagner en flexibilité et améliorer le confort de vos collaborateurs ! Vous aurez également la possibilité de remplir le rapport et de modifier toute erreur en quelques clics seulement, ce qu’il est impossible de faire avec le format papier. Finies les feuilles volantes à l’image d’une entreprise vieillissante, réduisez votre empreinte carbone en optant pour le digital et ses atouts non négligeables pour votre société

Une communication et une activité fluidifiée 

 

Dans le cadre d’une activité de maintenance ou de service, il est essentiel d’être bien organisé et d’assurer une bonne communication entre les intervenants, la clientèle et les dirigeants de la société. En concentrant toutes les informations clés liées à la réalisation d’une intervention, ce rapport digital offre ainsi de nombreux atouts pour l’organisation et la communication au sein d’une entreprise. La fiche d’intervention permet en ce sens :

 

  • d’indiquer clairement les différentes données de l’intervention (nature du chantier, adresse, photos, historique, etc.) ;
  • d’avoir accès au document sur téléphone ou sur ordinateur quelle que soit la localisation du technicien ; 
  • de gagner du temps par une saisie des informations en temps réel sur le lieu de l’intervention ; 
  • de faciliter la gestion des factures
  • de transférer automatiquement les informations au client, au responsable ou au fournisseur juste après l’intervention.

Un meilleur service client 

 

La fiche d’intervention, à condition que son format soit digital, est également essentielle pour optimiser votre service client et donner une image positive de votre société. Vous allez tout d’abord gagner en rapidité dans l’envoi des factures à votre clientèle. Avec l’historique des fiches d’intervention, vous allez ensuite avoir accès à une source d’informations importante qui vous permettra de connaître le temps de travail moyen pour tel ou tel type d’intervention, le temps de trajet pour vous rendre dans la zone géographique concernée, etc. Ces données vous donnent la possibilité d’améliorer vos prestations pour satisfaire votre clientèle en lui proposant un travail de grande qualité. Avec une fiche digitale, vous verrez en effet une hausse importante du taux d’interventions réussies ! 

 

Vos coordonnées doivent apparaître dans le rapport afin que vos clients puissent facilement vous retrouver, pour programmer une nouvelle intervention ou contacter votre Service après-vente (SAV). 

fiche intervention

Que faut-il prévoir en amont d’une intervention ? 

Avant de rédiger votre fiche d’intervention, il convient de remplir avec soin votre formulaire de saisie

1. Les coordonnées du client et les données du rendez-vous 

Sur le formulaire de saisie, il convient de noter les coordonnées du client. En cas d’embouteillages ou de tout autre problème pour se rendre sur le terrain, vos techniciens pourront ainsi joindre le client sans le moindre problème, prendre rendez-vous directement avec lui ou être remplacés grâce à l’assistant de planification. Si c’est un client déjà connu de vos services, pensez également à renseigner l’historique afin de pouvoir visualiser le récapitulatif des interventions passées : cela peut être très utile dans certains cas ! 

2. Les informations utiles pour la réalisation des interventions 

Sur le formulaire de saisie, vous devez faire apparaître toutes les informations utiles pour que l’intervention soit réalisée avec succès :

  • sa description 
  • le matériel nécessaire pour la réaliser ;
  • les pièces jointes, si nécessaire, telles qu’un schéma ou une photo pour accompagner le technicien dans ses tâches. 

 

Vous pouvez également ajouter d’autres champs personnalisables si besoin : notes pour l’interne, priorisation, etc. 

Comment remplir efficacement sa fiche d’intervention ? 

 

Certains logiciels de gestion d’intervention tels que Mageltys proposent des modèles de fiche d’intervention personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques de votre établissement. Si vous utilisez ce type d’outil, prenez une fiche vierge et complétez-la avec les informations suivantes pour bien rendre compte du travail des techniciens

1. Les coordonnées de la clientèle et de la société 

 

Sur la fiche d’intervention, les coordonnées du client et de votre entreprise doivent impérativement apparaître. Concernant votre société, vous pouvez inscrire le numéro de téléphone, l’adresse mail et l’adresse postale : votre clientèle pourra ainsi plus facilement vous contacter et prendre un nouveau rendez-vous ! 

 

2. Les horaires et le statut de l’intervention 

 

Pour que votre fiche d’intervention récapitule au mieux l’intervention, inscrivez le temps de travail exact que le technicien a passé dans ses travaux : les horaires de début et de fin. Vous devez ensuite renseigner le statut de l’intervention en indiquant si elle est planifiée, non planifiée, démarrée, terminée ou abandonnée. Si l’intervention a été réalisée avec succès, indiquez son déroulement en détail. 

3. Les photos liées à l’intervention 

 

Afin de rendre compte au mieux des travaux réalisés, vos techniciens doivent prendre des photos et les joindre à leur rapport d’intervention. Pour le suivi de la clientèle à long terme, avoir des photos dans l’historique est très important ! 

4. Les pièces utilisées lors de l’intervention 

 

Dans cette partie de la fiche, vous devez indiquer la nature et la quantité des pièces détachées utilisées pour réaliser l’intervention. 

5. La signature du client 

 

Pour finaliser le travail effectué par l’équipe intervenante, le client doit signer le rapport d’intervention. Sachez qu’avec un logiciel de maintenance et de gestion comme Mageltys, vous pouvez directement faire signer vos fiches sur le téléphone de l’intervenant ! 

Le logiciel Mageltys pour des rapports d’intervention efficaces ! 

fiche intervention

L’application web et mobile Mageltys est la solution idéale pour gérer et remplir efficacement vos fiches d’intervention. Vos équipes d’intervenants peuvent directement remplir les rapports sur leurs téléphones durant les interventions et les transmettre aux clients en temps réel. Ces précieuses données vous donneront la possibilité de rédiger vos factures plus rapidement et plus facilement ! Sur le logiciel Mageltys, vos fiches seront intégrées au planning d’intervention, vous permettant ainsi de les retrouver aisément et de fluidifier votre organisation interne. 

 

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