La maintenance des équipements est une des conditions essentielles au bon fonctionnement de certaines entreprises. Afin de garder une production ininterrompue, ces entreprises doivent en effet veiller à avoir un matériel toujours en parfait état de marche. Pour assurer la maintenance d’un nombre élevé d’équipements, l’équipe de maintenance doit élaborer un planning de maintenance permettant une gestion des interventions aussi efficace que réactive. L’utilisation d’un logiciel est de nos jours indispensable pour élaborer un planning de maintenance qui réponde aux besoins des techniciens comme aux exigences des clients.
Quelles données prendre en compte et quel logiciel privilégier pour assurer la planification de vos interventions de maintenance auprès de vos clients ? La réponse avec Mageltys !
Qu’est-ce qu’un planning de maintenance et quelles données doivent y figurer ?
Différence entre le planning de maintenance et le plan de maintenance
Il existe parfois une confusion entre le planning de maintenance et le plan de maintenance. Tous deux sont pourtant bien différents ! En effet, le plan de maintenance est un document qui renseigne les procédures à suivre pour le déroulement de la maintenance, ainsi que les ressources nécessaires à celle-ci et les instructions des constructeurs concernant la marche à suivre et l’utilisation des matériels existants.
Définition du planning de maintenance
Un planning de maintenance est un document permettant la gestion et le suivi des interventions de maintenance à effectuer dans une zone et sur une durée données. Cet outil à l’importance capitale doit dans l’idéal organiser les interventions récurrentes tout en tenant compte des urgences.
On distingue la maintenance préventive de la maintenance dite “curative”. La première correspond aux interventions qu’il faut réaliser selon des échéances récurrentes. Les équipes se rendent régulièrement chez les clients pour effectuer la maintenance des différents types d’équipements afin d’anticiper tout dysfonctionnement. La maintenance préventive recouvre plusieurs tâches :
- s’assurer que le matériel corresponde toujours aux normes en vigueur ;
- veiller à ce que les préconisations des constructeurs soient respectées en tous points ;
- faire toutes les observations utiles aux techniciens qui réaliseront les prochaines maintenances.
Au contraire, on parle de maintenance curative lorsqu’il faut réaliser une intervention sur des équipements qui ont subi une avarie. Le caractère imprévisible et urgent de ces pannes complique l’intégration de ces interventions dans le planning de maintenance. Ce sont pourtant les opérations les plus importantes à mener !
L’importance d’établir un planning de maintenance
En plus de rationaliser les opérations de maintenance, un service d’intervention rapide offre des avantages commerciaux certains.
Les avantages opérationnels d’un bon planning de maintenance
Élaborer un planning de maintenance qui prend en compte tous les impératifs des interventions vous permettra :
- de définir le degré de priorité des interventions de maintenance ;
- de garantir la sécurité de tous les techniciens ainsi que celle des clients dont la machine est en panne ;
- de répartir les interventions pour optimiser les tournées de maintenance ;
- d’équilibrer la charge de travail de vos techniciens ;
- d’adapter les interventions selon les équipes et leurs différentes activités en tenant compte des compétences de chacun ;
- de gérer le suivi des horaires d’interventions réalisées par chaque équipe ;
- de gérer les contraintes de chacun (horaires, absences, etc.) ;
- d’avoir une meilleure visibilité des documents administratifs.
Les avantages commerciaux d’un bon planning de maintenance
Votre planning des interventions de maintenance ne comporte pas uniquement des avantages pratiques liés au bon déroulement des opérations, mais aussi des avantages commerciaux non-négligeables, notamment :
- la fidélisation des clients après une intervention réalisée sur un problème particulièrement urgent ;
- l’image de l’entreprise, qui est améliorée par le professionnalisme de ses équipes comme par l’utilisation d’outils à la pointe de la technologie ;
- un plus grand confort des collaborateurs, à qui l’on fournit des outils plus performants leur permettant de faire un travail moins pénible tout en se concentrant sur les tâches qui font la vraie valeur de leur métier ;
- une amélioration de l’empreinte carbone de l’entreprise, avec des trajets optimisés, des interventions réalisées en une seule fois et une production de rapports électronique plutôt que sur papier ;
- une plus grande productivité, étant donné qu’un planning optimisé permet de rajouter jusqu’à un rendez-vous par jour et par technicien ;
- une réduction du coût de revient général des opérations de maintenance.
Quelles données prendre en compte dans la création d’un planning de maintenance ?
Pour garantir l’efficacité de votre planning de maintenance, vous devez y inclure toutes les données essentielles concernant les interventions chez vos clients :
- l’adresse du client ;
- la nature de l’équipement dont on fait la maintenance ;
- leur localisation précise ;
- le nombre de techniciens dont vous disposez, ainsi que leurs horaires et disponibilités ;
- les équipements spécifiques que nécessitent les interventions ;
- toutes les informations complémentaires qui pourraient avoir une incidence sur le déroulement de l’intervention.
Les différents types de planning de maintenance
La planification de vos interventions de maintenance peut être élaborée selon plusieurs angles différents. Ainsi un planning de maintenance sera centré sur certains critères, comme :
- le secteur géographique des interventions, si votre entreprise couvre une zone importante ;
- la nature des équipements dont il faut assurer la maintenance, si votre activité englobe des secteurs diversifiés ;
- le matériel nécessaire au déroulement des interventions de maintenance ;
- le degré de priorité des interventions à réaliser ;
- les délais imposés par vos différents clients.
Les différents types de logiciels pour la création de votre planning de maintenance
Pour une gestion optimale de vos interventions de maintenance, il est indispensable d’utiliser un logiciel pour vous aider dans la planification des tâches. Parmi les différents types d’outils disponibles, il vous faut choisir le logiciel qui correspond le mieux à votre activité. En effet, tous les logiciels de gestion des interventions ne présentent pas les mêmes services ni les mêmes fonctionnalités. Il s’agira de choisir le logiciel le plus adapté, en fonction de l’utilisation que vous voulez en faire.
Logiciel de gestion SAAS ou logiciel “on premise” : lequel choisir ?
Avant de choisir votre logiciel de maintenance, il faut prêter attention à la distinction qui existe entre deux types de logiciels. On fera ainsi la différence entre la solution SAAS (Software As A Service) et la solution “on premise” :
- la solution SAAS consiste en l’utilisation d’un logiciel stocké sur un cloud accessible dès lors que vous disposez d’une connexion internet, quel que soit le mobile ou l’ordinateur que vous utilisez pour vous connecter ;
- la solution “on premise” consiste à télécharger un logiciel et à l’installer directement sur le serveur de votre entreprise. Ce système nécessite une intervention technique spécifique ainsi qu’un certain budget.
Faire votre planning de maintenance avec le logiciel Excel
Réaliser vos plannings avec Excel est une solution simple, qui demande peu de moyens et qui est accessible à tous. Cependant le format de ce logiciel de tableur ne convient pas à chaque type de planning et il ne permet pas, entre autres :
- d’ajouter des pièces jointes utiles à vos plannings, comme les contrats, les devis ou les comptes-rendus de maintenance ;
- de travailler de manière conjointe sur le même document en même temps ;
- de coupler votre planning Excel avec les autres logiciels que votre entreprise utilise ;
- de faire des modifications et de les communiquer efficacement ;
- de géolocaliser les interventions.
Investir dans un logiciel GMAO pour la gestion de votre planning de maintenance
Un logiciel GMAO (logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur), est un outil permettant la gestion des interventions de maintenance, mais aussi des suivis, des contrats, du personnel et du fichier client. Ce type de logiciel, plus adapté à la gestion des plannings de maintenance qu’un fichier Excel, propose de nombreuses fonctionnalités, mais présente aussi l’inconvénient d’une utilisation parfois complexe, en plus d’un prix souvent élevé.
Optimisez votre planning de maintenance avec l’application Mageltys !
Pour une gestion efficace de vos interventions de maintenance, il faut un logiciel qui permette la planification d’une maintenance préventive tout en tenant compte de la nécessité d’une réaction rapide en cas de panne. Mageltys vous permet d’intégrer les urgences à vos plannings et d’y réagir efficacement en répartissant de façon automatisée les tâches urgentes aux techniciens. Cette solution rapide est fondée sur trois critères :
- la localisation de l’intervention de maintenance à réaliser et celle du technicien ;
- les compétences requises pour l’intervention ;
- la disponibilité des différentes équipes.
Mageltys vous donne également accès à d’autres fonctionnalités pour vous aider dans la gestion de vos plannings :
- une application mobile permettant aux techniciens d’avoir accès en temps réel à toutes les informations sur leur smartphone ;
- une option “libre-service numérique” pour mettre à disposition des équipes des interventions à réaliser quand elles en ont le temps et qu’elles sont à proximité du lieu d’intervention ;
- un système de notifications de rappels automatiques par SMS ou email ;
- des formulaires personnalisables selon vos besoins ;
- une interface simple qui permet aux membres des équipes de communiquer facilement et d’échanger les données essentielles ;
- une visualisation et un partage des plannings, auxquels on peut apporter des modifications en temps réel ;
- une meilleure exploitation des données client grâce au tableau de bord personnalisé.
Pour découvrir l’intégralité des solutions offertes par Mageltys, rendez-vous sur notre site !