Un radiateur à changer, une panne de chauffe-eau, une chaudière au gaz à installer ou encore une VMC à réparer : les chauffagistes ont un métier varié et soumis à de nombreuses contraintes. Ils doivent avoir un grand sens de l’organisation, faire preuve d’une grande réactivité et d’adaptabilité pour parvenir à pérenniser l’activité de leur entreprise. À l’ère du digital, de nombreux logiciels se développent pour aider la gestion des 27 687 entreprises du marché de l’installation d’équipements thermiques et de climatisation répertoriées en 2020 par l’Insee. Ils offrent des fonctionnalités qui répondent de mieux en mieux aux attentes et contraintes de ce vaste secteur d’activité. Ces logiciels qui peuvent prendre la forme d’une application mobile ou d’une interface sur un logiciel intranet ont pour but de fluidifier les échanges et les interventions du personnel sur le terrain. Pourtant, faire le choix d’un logiciel de gestion pour chauffagiste adapté à toutes les contraintes de l’exercice de la profession n’est pas toujours chose aisée.
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Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion d’interventions pour les chauffagistes ?
Le métier de chauffagiste-plombier et les contraintes du terrain
Un chauffagiste possède de nombreuses missions : il peut être amené à faire des installations, des réparations ou des vérifications des systèmes de chauffage électriques, solaires ou au gaz, et ce, dans tout type de bâtiment. Ces activités variées revêtent plusieurs formes :
- mise en place d’une climatisation ;
- installation d’un réseau de chauffage complet sur des chantiers ;
- installation d’un poêle ou d’un insert de cheminée ;
- équipement d’un bâtiment avec une VMC.
Ce corps de métier très spécifique englobe les activités de chauffage, de ventilation et de climatisation sous tous leurs aspects.
Néanmoins, contrairement à ce que l’on pourrait penser, les chauffagistes ne sont pas cantonnés à des activités de réparation et d’installation de système de chauffage : ils peuvent également être amenés à réparer des chauffe-eau comme pourrait le faire un plombier. Ce type de prestations demande en revanche une solide formation en amont.
Suivi des interventions des techniciens chauffagistes sur le terrain
Un logiciel de gestion d’interventions permet de suivre les intervenants déployés sur le terrain, à l’instant T. Ce planning collaboratif aide à mieux organiser les tâches par activité et sous-activité afin d’obtenir une vue d’ensemble claire et précise : un avantage majeur pour une activité de chauffagiste avec des prestations de service variées ! Le planificateur pourra également se rendre compte du taux de charge de ses employés et décider de leur attribuer d’autres missions ou de mieux répartir leurs emplois du temps. Les intervenants techniques seront alors informés en temps réel de leur plan de tournée, et ce, par le biais d’une notification directement sur leur téléphone.
Votre logiciel de gestion d’interventions pour chauffagiste est ainsi pensé pour :
- améliorer la productivité de l’activité de votre entreprise ;
- accroître la réactivité face aux demandes clients ;
- augmenter la rentabilité et le chiffre d’affaires de votre société ;
- simplifier la communication avec vos clients et collaborateurs sur le terrain. En ce sens, il est bien plus important qu’un simple outil de planning.
Archivage des données clients et historique des interventions des chauffagistes
Une fois la prestation effectuée, le technicien peut directement compléter sur son téléphone son rapport de fin de chantier avec des photos et notes liées à la réalisation et à l’achèvement de la tâche. Il peut préciser si la prestation s’est bien déroulée ou encore indiquer quel type de prestation a été réalisé. Il pourra ainsi le valoriser directement pour facturer encore plus rapidement le client. Ce rapport est une vraie mine d’informations pour l’entreprise puisque les données sont archivées, centralisées et accessibles en ligne en vue de fluidifier les interventions futures avec des données clés pertinentes.
Par exemple, il peut s’avérer utile pour les chauffagistes de connaître :
- les renseignements sur le matériel posé dans le bâtiment ;
- la date des dernières installations ;
- les réparations déjà effectuées chez le client ainsi que le nom du technicien en charge de l’opération ;
- si des pièces précises sont à changer pour une prochaine intervention.
Ce rapport de fin de chantier aide à établir un véritable suivi minutieux du dossier client. Par ailleurs, toutes les données recueillies contribuent à améliorer le SAV et à dépanner vos clients plus efficacement.
La gestion des demandes des clients et des urgences
Comme de nombreux métiers du bâtiment, les chauffagistes doivent parfois faire face à des demandes très urgentes de clients qui nécessitent une prise en charge rapide et efficace : réparations, dépannages ou installations des systèmes préexistants. Dans ce contexte, un outil d’aide à la gestion des interventions les aidera à améliorer la planification de leurs rendez-vous.
Cet outil d’organisation optimise les plannings des techniciens en fonction de la localisation du chantier, de la disponibilité de l’employé et des compétences de l’intervenant. Par exemple, le logiciel pourra signaler au planificateur quel est l’employé le plus compétent disponible pour réparer un chauffe-eau dans l’urgence. Cette organisation optimisée valorise également l’entreprise en mettant en avant sa réactivité ce qui améliorera de manière considérable la satisfaction client !
Un outil d’aide à la facturation pour faciliter les formalités administratives
Un logiciel de gestion des interventions est également conçu pour faciliter les formalités administratives au sein de l’entreprise. Pour chaque dossier client, vous pouvez ajouter des documents comme le devis de l’intervention. Le technicien chauffagiste pourra alors depuis son application mobile avoir les informations clés à sa disposition en un seul clic. De plus, grâce à l’ajout du devis en pièce jointe et du rapport de l’intervention et des travaux réalisés par le chauffagiste, il vous sera beaucoup plus facile d’éditer une pré-facture client.
Par ailleurs, toujours dans un souci de vous faire gagner du temps, grâce au logiciel de gestion des interventions, la signature de fin de travaux peut s’effectuer en ligne sur le téléphone. Le chauffagiste peut alors, dès la fin de l’intervention, envoyer toutes les données nécessaires à la réalisation des factures au service comptabilité de l’entreprise.
Quels sont les différents types de logiciels d’interventions pour chauffagiste ?
Comme pour un logiciel d’intervention pour plombiers, il existe de nombreuses solutions pas toujours optimales pour vos interventions sur VMC ou chaudières à gaz. Voici un petit panel des solutions qui peuvent exister.
Les logiciels ERP : des fonctionnalités qui vont au delà d’un simple logiciel d’intervention pour une installation de chauffage
Un logiciel ERP ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un dispositif de gestion opérationnelle de l’entreprise, autrement dit, une solution digitale de gestion de toutes les activités d’une entreprise grâce à une seule interface.
Les fonctionnalités de ce type de logiciels sont variées, se présentent sous la forme de modules et concernent la gestion :
- des ventes ;
- des achats ;
- des ressources humaines ;
- des finances et de la comptabilité, comme les devis et factures ;
- de la relation client ;
- du marketing ;
- des stocks et de l’approvisionnement ;
- de la production ;
- des projets ;
- des contrats.
Ces logiciels sont bien souvent trop lourds et trop chers pour une simple planification d’intervention. on préférera des logiciels plus faciles à intégrer.
Les logiciels CVC : un type de logiciel d’intervention très spécifique pour chauffagistes
Un système CVC (Chauffage Ventilation Climatisation) est un logiciel de gestion lié à toutes les installations qui garantissent une bonne qualité de l’air dans un bâtiment. Un logiciel CVC va aider les techniciens dans la conception des plans et dans la mise en place des équipements de chauffage, de ventilation et de climatisation, grâce à des modèles directement intégrés dans le logiciel : une solution automatisée pour un plan CVC rapidement conçu.
De plus, certains logiciels de CVC comprennent un module pour le suivi des interventions et des projets, mais aussi pour la gestion des devis ou des factures.
Les logiciels GMAO : trop chers et trop complet pour une intervention de chauffagiste
Un logiciel GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) aide les entreprises et les services dédiés à avoir un contrôle et une gestion optimisée des processus de maintenance corrective, préventive et et même prédictive tels que :
- la gestion des stocks et des équipements ;
- la gestion des achats ;
- la gestion des interventions ;
- la gestion du personnel ;
- la gestion des coûts des équipements.
Cette rationalisation de la maintenance en fonction des ressources humaines et matérielles va permettre à l’entreprise chauffagiste d’améliorer ses performances, sa productivité et sa gestion des coûts. Cependant cette solution est sans doute trop large pour le métier de chauffagiste. Vous y trouverez des fonctionnalités non nécessaires qui la rendent plus complexe et plus chère qu’un logiciel de gestion d’intervention.
Le meilleur logiciel de gestion de chauffage : le logiciel Mageltys ! Le meilleur planning d’intervention pour votre entreprise
Mageltys est un logiciel de gestion des interventions adapté pour de nombreux secteurs d’activité tels que celui des chauffagistes. Faites le choix d’une interface simple d’utilisation et accessible par tous vos techniciens, depuis un téléphone ou un ordinateur, grâce à une connexion internet. Même sur le terrain, vos chauffagistes pourront avoir accès au planning des interventions, et ce, en temps réel !
Mageltys vous donne accès à des fonctionnalités variées, adaptées au secteur du chauffage, de la ventilation et de la climatisation :
- pilotage des équipes ;
- optimisation des plannings à tout instant pour gérer les urgences terrain ;
- outil d’analyse des performances grâce à un tableau de bord des activités,
- stockage des données client ;
- édition de pré-factures à partir des rapports de travaux ;
- importation de documents administratifs relatifs aux interventions (rapports d’intervention divers, devis, historique).
- Possibilité d’intégrer des bannettes Libre Service Numérique : mettez à disposition des interventions que vos techniciens peuvent récupérer en un clic
Mageltys est le logiciel de gestion des interventions le plus complet et le plus adapté à l’activité des chauffagistes ! Pour plus d’informations sur les fonctionnalités, nous vous proposons une démonstration gratuite du logiciel : vous pourrez ainsi vous faire un avis sur l’utilité de notre logiciel pour soutenir l’activité de votre entreprise.