Comment réussir sa transition du papier vers le numérique dans la gestion des interventions ?

La digitalisation de vos process de gestion des interventions doit être organisée, il vous faut donc un partenaire spécialisé qui saura vous accompagner. Cela permettra d’optimiser la démarche, de limiter les risques et d’être sûr que cette procédure apportera une valeur ajoutée et un bénéfice réel à l’entreprise.

1. Définir ses besoins et ses objectifs en termes de gestion

La première étape pour réussir sa transition du papier à un système numérique pour gérer ses interventions est de savoir tout d’abord pourquoi ce changement d’organisation est nécessaire.
En évaluant les difficultés rencontrées par cette organisation papier, il sera possible de mettre au jour à quels niveaux des améliorations peuvent être apportées. Constatez-vous un long délai sur la remise des rapports d’intervention ? Les personnes chargées de la planification ont-elles les informations à temps ? Y’a-t-il du retard dans la facturation à cause du temps que met l’information à parvenir à la bonne personne ? Les urgences sont-elles difficilement prises en charge ? L’accès à l’historique des interventions est-il complexe ?

Tous ces éléments permettent par la suite de définir les besoins auxquels une solution numérique et digitalisée devra répondre. De là, les objectifs de performance et de gains souhaités sont établis :

  • Améliorer et simplifier globalement l’organisation des tournées d’intervention
  • Perdre moins de temps entre la planification, l’intervention et la facturation
  • Mieux gérer les urgences
  • Faciliter l’accès aux informations nécessaires à chaque collaborateur
  • Diminuer la consommation de papier et d’encre

2. Choisir le bon outil de gestion des interventions et se faire accompagner

Une fois les besoins et les objectifs définis, il est temps de choisir un outil de gestion des interventions qui vous aidera à les atteindre et vous permettra de gagner en efficacité.

Plusieurs outils existent, il faut donc en choisir un qui correspondra totalement à vos besoins spécifiques et qui saura s’adapter à votre organisation.

Opter pour un logiciel personnalisable est donc une solution des plus intéressantes. De cette façon, vous pourrez ajuster les différents paramètres dont vous avez besoin : la saisie de vos demandes d’intervention, le suivi de ces dernières, la création de vos comptes rendus, l’optimisation globale des tournées, pour que chaque étape corresponde totalement à vos attentes.

L’accompagnement compte en grande partie pour le succès de la transition du papier au numérique. Donc comme pour tout changement, il est primordial de se faire accompagner pour réussir cette transition.

En effet, sans l’accompagnement nécessaire, vous ne pourrez pas vous préparer, ni préparer vos équipes correctement à cette évolution des pratiques. Choisissez donc :

  • une solution qui propose une formation à l’outil qui vous permettra de connaître l’ensemble des possibilités et des options qu’il comporte,
  • une solution personnalisable qui s’adapte à votre stratégie et à vos besoins,
  • une solution simple pour en favoriser l’appropriation et gagner rapidement en efficacité,
  • une solution avec un support qui répondra à vos interrogations et vous aidera à vous familiariser avec l’outil.

3. Accompagner ses équipes bureaux et terrains

Une fois que vous avez choisi votre logiciel de gestion des interventions, il faudra accompagner vos équipes pour les aider à utiliser l’outil et qu’ils s’épanouissent dans leur travail. Utiliser un outil d’optimisation des interventions terrain, c’est décider d’enlever à vos équipes techniques tout le stress de la gestion de leur emploi du temps. Cela permet de maximiser les plannings et d’intervenir efficacement. Mais pour en tirer le meilleur, vos équipes doivent être accompagnées.

  • Faciliter la gestion pour les équipes bureaux

En premier lieu, il faudra accompagner vos équipes bureaux. L’utilisation d’un logiciel de gestion des interventions nécessite une bonne compréhension des fonctionnalités qu’il offre. De cette façon, vous pourrez optimiser au mieux le temps de vos salariés et les plannings des équipes terrain.

Cela passe premièrement par la formation à l’outil, et dans un second temps par la création des modèles d’interventions. Finalement, il faut mettre en relation les équipes bureaux et terrains pour s’accorder sur des modèles de bons d’intervention, en fonction de vos différents services.

  • Optimiser les plannings des équipes terrains

La gestion des équipes techniques à distance et en temps réel est l’un des avantages majeurs de la numérisation de vos processus de planification et de gestion des interventions.

Grâce au logiciel de planification, et à l’application mobile, vos intervenants pourront visualiser leur planning en temps réel. Ils pourront ainsi faire face aux urgences ou aux modifications de rendez-vous dans les meilleurs délais. La numérisation des justificatifs d’intervention tels que les rapports est également un argument en faveur du passage au numérique.

Adieu les fiches d’intervention papiers et les feuilles volantes qui pouvaient se perdre et encombrer vos équipes.

4. Impliquer les collaborateurs prescripteurs

Afin d’assurer une transition efficace et d’impliquer vos salariés dès les premières phases, il est nécessaire de mettre à contribution les collaborateurs prescripteurs. Ces derniers seront plus à même de convaincre leurs collègues car le changement est toujours plus facile quand il vient de l’intérieur.

5. Tester la solution en condition réelle sur un petit groupe

Peu importe votre activité : SAV, BTP, maintenance, plomberie, nettoyage, il est primordial de tester la solution de gestion des interventions avant de l’adopter définitivement. Pour ce faire, il faut généralement créer un échantillon test avant d’étendre la solution à l’ensemble de l’entreprise.

Il existe plusieurs logiciels de gestion des interventions, il s’agit donc de faire un choix. Le fonctionnement SaaS est le plus simple à mettre en place. Il est déployable instantanément, sans besoin d’installation sur vos ordinateurs. C’est le cas de la solution Mageltys.

6. S’adapter aux évolutions

La numérisation de la gestion des interventions permet également de s’adapter rapidement aux évolutions de vos métiers. En permettant la personnalisation des différentes étapes de vos processus, le logiciel de gestion vous permet d’outrepasser la lourdeur liée au format papier. Cela représente un gain de temps considérable, en plus de l’économie en papier et en encre. C’est aussi moins de stress pour les intervenants, qui pourront davantage se consacrer à leurs missions et améliorer la satisfaction client.

Le passage au numérique est aujourd’hui une étape quasi obligatoire pour gagner en productivité. Gestion, planification, suivi et rapports d’intervention, toutes les étapes peuvent être optimisées par la digitalisation des process.

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