Disposer d’un logiciel de suivi des interventions est un indispensable pour assurer un suivi de qualité auprès des clients d’une entreprise. Pour outrepasser la résistance inhérente de vos salariés à la mise en place d’un logiciel de gestion des interventions, il est nécessaire d’adopter une stratégie de conduite du changement auprès de votre équipe.

Par essence, le changement est un facteur générant du stress et de l’inquiétude. Pourtant, les transformations managériales, technologiques ou encore sociologiques font aujourd’hui partie de notre quotidien. Qu’est-ce qui peut expliquer notre réticence à changer nos habitudes et comment faire pour les surmonter afin d’optimiser nos process et d’améliorer les services fournis à chaque client ? 

 

Il convient en premier lieu de bien choisir son logiciel de gestion des interventions pour garantir un suivi client sans fausse note. L’étape suivante vise à déterminer les raisons de la résistance apposée par votre équipe face à ce changement majeur dans la planification et l’organisation des services offerts par votre entreprise. Découvrez comment amorcer le changement et réussir la mise en place de votre logiciel de gestion et de suivi des interventions.

Logiciel de suivi des interventions : le facteur humain justifie le refus 

 

Il est important de comprendre que le changement est souvent vécu comme une perte par les salariés d’une entreprise notamment dans la gestion des interventions terrain, et ce, indépendamment du service. Ainsi, un technicien de maintenance qui a l’habitude d’utiliser des tableaux Excel aura peur de perdre des années de planification au profit d’un logiciel ou d’une application pourtant garante d’une meilleure productivité. Un intervenant qui remplit depuis des années des comptes rendus sur fiche papier pourrait appréhender l’utilisation d’une application ou d’un logiciel de gestion en ligne pourtant plus pratique. Pour s’assurer de limiter la résistance au changement, il est essentiel d’anticiper les inquiétudes des équipes qui peuvent représenter un réel frein dans l’installation d’un logiciel de suivi et de gestion des interventions. Pousser une équipe en dehors de sa zone de confort, c’est risquer de créer une confusion. Pour éviter cela, il faut faire preuve de pédagogie dans toutes les étapes de la transition vers une application logicielle, l’humain cherchant en effet la sécurité à travers la routine.

Conduire le changement et aller vers l’acceptation du logiciel de gestion

 

Afin de passer au-delà des résistances naturelles au changement et amorcer la mise en application d’un logiciel de gestion et de suivi des interventions terrain, une entreprise doit déployer une stratégie de conduite du changement. 

 

En suivant quelques étapes, il est possible de minimiser les appréhensions et les craintes en :

 

  • Impliquant les utilisateurs dans le déploiement du logiciel de gestion et de suivi ;
  • Informant sur les bienfaits du service pour l’équipe et pour les clients : centralisation des demandes, gestion technique facilitée, outils de planification, échanges fluidifiés avec les clients, etc. ;
  • Proposant des formations à l’outil de gestion et de suivi des interventions ;
  • Collectant les retours et rapports de l’équipe sur l’outil ou le logiciel et en s’adaptant en fonction.

 

Impliquer les utilisateurs du logiciel de gestion et de suivi des interventions

 

Les salariés d’une entreprise sont les premiers concernés par l’adoption de nouveaux outils de gestion et de suivi des interventions, il est donc primordial de les impliquer dans le process. En effet, qui est mieux placé pour parler de l’expérience sur le terrain que les techniciens d’intervention et de maintenance ? Dès les prémices du projet, il faut rendre les salariés de l’entreprise acteurs du changement qu’ils auront plus de facilité à accepter. Si les solutions proposées sont adaptées et que les étapes d’intégration du logiciel de gestion sont respectées, un collaborateur pourra devenir ambassadeur et défendre les transformations auprès de son équipe. 

 

C’est particulièrement vrai et indispensable pour les managers d’équipe, ces derniers sont de vrais prescripteurs. Nommer un chef de projet pour piloter la transition vers un logiciel de gestion et de suivi des interventions permet également de lever certains freins. Ce dernier représentera le visage humain de la transition et pourra plus facilement convaincre les réfractaires opposés à la mise en application du logiciel de gestion inter-entreprise.

Informer sur les bienfaits du service de gestion et de suivi des interventions

 

Le plus gros frein au changement est la peur de l’inconnu. Heureusement, il est possible de la réduire en faisant preuve de pédagogie et en faisant un travail de communication auprès de son équipe. Pour un salarié, le changement est assimilé à la nécessité de s’adapter et donc de produire un effort. Afin de contrebalancer cet effort, il est nécessaire d’informer sur les avantages à l’adoption de ce tout nouveau logiciel ou application de gestion et de suivi des interventions. 

 

Pour les planificateurs par exemple, on peut insister sur la gestion optimisée des multi plannings d’intervention terrain. Auprès des intervenants, on argumentera sur le gain de temps que permet la création des rapports d’intervention directement depuis l’application. La géolocalisation permettra également un meilleur suivi des interventions, notamment pour les activités de SAV en charge d’informer les clients. Les bénéfices se feront ressentir assez rapidement, mais dispenser le plus d’informations sur le logiciel de gestion et de suivi des interventions est indispensable pour lever les craintes et les doutes de l’équipe.

Proposer des formations à l’outil de suivi des interventions

 

Les freins aux changements sont souvent humains, il n’est pas facile de remettre en question ses compétences et ses habitudes. C’est pourquoi il est important de former les collaborateurs de l’équipe au logiciel de suivi et de gestion des interventions, de façon à prévenir la frustration qu’une incompréhension pourrait engendrer. Il paraît alors pertinent de prodiguer des sessions de formation de l’application : création de modèle de bon d’intervention, tutoriels sur le logiciel de suivi et de gestion de plannings d’intervention terrain, suivi en temps réel, etc. Innover dans la gestion des interventions et mettre en place de nouveaux process demandent ainsi formation et patience. Chaque collaborateur doit être formé en fonction de son rôle dans l’entreprise et au sein de l’équipe, il est donc impératif de faire du cas par cas. Il faut effectivement se méfier du « bon sens » ou du côté « intuitif » de la solution, chaque personne ayant son propre rapport à la technologie.

Collecter les retours de l’équipe sur le logiciel de gestion des interventions et faire preuve d’adaptation 

 

Comme dans toute procédure impliquant des changements sur les process, un suivi et un contrôle du déroulement s’impose. Il est conseillé d’organiser des tables rondes ouvertes à tous durant le processus d’adoption et la mise en application d’un logiciel de gestion et suivi des interventions. Ces dernières vont vous permettre de récolter les rapports et données de votre équipe inhérentes à l’utilisation du logiciel de gestion des interventions. Il s’agit surtout de s’assurer que la transition se passe bien, de détecter d’éventuelles frustrations et de s’affairer à les résoudre.

 

Demander un accompagnement du prestataire chargé du déploiement du logiciel

 

Au-delà de votre propre stratégie de conduite du changement, vous pouvez également demander à votre prestataire de vous accompagner dans cette transition. La mise en place de démonstration et de formation doit être envisagée. Il est donc indispensable de réfléchir à sa stratégie de conduite du changement avant l’adoption d’un logiciel de gestion des interventions. S’y prendre tôt, c’est s’épargner des difficultés plus tard. Impliquer et informer ses salariés vous permettra de prévenir la peur de l’inconnu. Former votre équipe au nouveau logiciel de gestion et de suivi des interventions et l’écouter vous donnera l’opportunité de déterminer si la solution est adaptée. Mageltys propose une solution logicielle adaptable à votre activité, alors demandez une démo gratuite.