Votre société de service et de travaux est amenée à réaliser fréquemment des interventions de dépannage, d’installation ou encore de maintenance ? Après leur réalisation, vos techniciens sont chargés de remplir des rapports d’intervention afin de dresser le bilan des travaux réalisés chez le client. Si l’objectif principal de la fiche d’intervention est d’améliorer l’organisation de la société, certains formats peuvent desservir cette fonction et y apporter quelques limites. Le format papier ou les modèles de fiches gratuites peuvent présenter de nombreux avantages, mais ils engendrent parfois une grande perte de temps.
Afin d’assurer une bonne traçabilité des interventions réalisées chez vos clients, le format doit être choisi avec soin. Mageltys vous dévoile la marche à suivre pour convertir une fiche d’intervention en PDF et gagner en organisation au sein de votre entreprise !
Quel est le rôle d’une fiche d’intervention ?
La fiche d’intervention a toute son utilité dans l’organisation d’une société. Ce rapport d’intervention permet d’établir un historique des interventions réalisées chez un client ainsi que d’y référer toutes les informations importantes liées au projet : le temps consacré aux travaux, le technicien en charge des interventions, le matériel utilisé ou encore les diverses problématiques rencontrées. Ce document d’entreprise prend toute sa valeur après la réalisation des interventions sur le terrain et sert à clôturer la mission des techniciens tout en dressant le bilan du travail réalisé. Par ailleurs, une société de service peut utiliser cet outil pour faciliter la saisie des documents administratifs comme la facture ou la fiche de paie des employés.
Pourquoi convertir une fiche d’intervention au format PDF ?
La fiche d’intervention ou bon d’intervention est un outil de travail que l’on retrouve au format papier ou au format numérique comme le PDF. Aujourd’hui, les rapports d’intervention digitaux sont de plus en plus utilisés par les entreprises : ils garantissent un envoi plus aisé des documents aux différentes parties prenantes et un archivage facilité des nombreuses interventions réalisées par les techniciens.
Comment convertir une fiche d’intervention en PDF ?
1. Numériser un rapport d’intervention au format papier
La fiche d’intervention peut être réalisée en format papier et être rédigée à l’aide de feuilles autocopiantes pour faciliter la duplication des exemplaires afin d’en donner un au client et d’en conserver un second pour la société. Cependant, il existe un risque accru de perdre ces feuilles volantes. Pour un souci évident d’archivage il est judicieux de scanner votre document papier et de le convertir au format PDF.
Si cette méthode permet de créer des rapports d’intervention au format PDF, elle reste chronophage :
- rédaction du compte-rendu du travail à la main et déchiffrage de l’écriture du technicien parfois difficile à lire ;
- envoi d’une copie papier ou d’une version numérique au client ;
- utilisation d’un scanner ;
- exportation au format PDF du fichier scanné sur ordinateur ;
- classement et archivage du rapport d’intervention.
2. Télécharger un modèle de fiche d’intervention à remplir
Savez-vous que vous pouvez télécharger sur Internet un modèle de rapport d’intervention en PDF ? Si cette solution semble particulièrement indiquée pour vous faire gagner du temps, le document doit néanmoins être imprimé avant de pouvoir être rempli à la main, ce qui engendre certains inconvénients :
- une perte de temps à cause de l’impression et de la rédaction manuelle ;
- la nécessité de scanner le document après l’avoir rempli pour l’envoyer au client et l’archiver ;
- une case d’observation prédéfinie ne laissant que peu d’espace pour rédiger le rapport d’intervention ;
- le format est figé et ne peut pas être personnalisé à l’activité de l’entreprise.
3. Créer un modèle de rapport d’intervention sur Word ou Excel et l’exporter au format PDF
Il est également possible de créer une fiche d’intervention sur un logiciel de bureautique comme Word ou Excel. L’avantage majeur de cette solution est de pouvoir saisir directement le rapport d’intervention sur ordinateur pour ensuite l’exporter au format souhaité en cliquant dans votre barre d’outils sur « fichier », puis sur “exporter au format PDF”. Cependant, même si vous n’avez pas besoin de scanner le document pour le convertir, cette solution a ses limites : vous ne pouvez pas faire signer le client directement sur le document. La signature est pourtant l’un des éléments indispensables à la fiche d’intervention.
4. Mageltys votre solution pour créer une fiche d’intervention dématérialisée !
Le logiciel de gestion des interventions Mageltys est une application web et mobile qui permet de dématérialiser les rapports d’interventions et de les saisir directement depuis la plateforme en ligne. Cet outil de travail collaboratif est votre meilleur allié pour assurer une gestion optimale des différentes interventions de votre entreprise :
- une saisie rapide de la fiche d’intervention depuis le terrain ;
- un document partagé en temps réel depuis le planning d’intervention ;
- une signature électronique pour faire signer le client depuis le téléphone portable du technicien en charge de l’intervention ;
- un PDF copiable dans le logiciel de comptabilité pour éviter une nouvelle saisie manuelle de toutes les informations nécessaires à la création de la facture ;
- un formulaire personnalisé à votre activité.
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