Pourquoi digitaliser sa gestion des interventions ?
À l’heure actuelle, la digitalisation de nos process habituels en place au sein de l’entreprise s’impose comme une évidence et devient un levier de performance important. Elle s’invite dans toutes les étapes de notre organisation et permet de nombreux gains en termes d’optimisation et de productivité notamment. Digitaliser la gestion de ses interventions devient donc une nécessité pour les entreprises de services. Le logiciel de gestion des interventions est un outil qui permet de gagner en sécurité, en efficacité et en rentabilité.
Découvrez 5 avantages à la digitalisation des outils de gestion des interventions et boostez votre activité de production !
1 – Partager les informations rapidement pour une gestion des interventions plus efficace
Le premier avantage notable d’une digitalisation des processus d’intervention technique avec la mise en place d’un logiciel de gestion est incontestablement le partage efficace et rapide des informations indépendamment du service. Les données nécessaires à la bonne gestion de l’intervention de A à Z sont accessibles à toute l’équipe, en temps réel : techniciens, planificateurs, responsables, clients, etc. Les intermédiaires, la perte de documents et les rappels incessants sont à présent bannis et toutes les informations sont transmises au fur et à mesure aux différentes parties prenantes pour garantir une meilleure organisation globale dans l’entreprise.
La demande d’intervention terrain arrive directement au planificateur qui détient ainsi les éléments essentiels à l’optimisation de cette intervention à sa disposition : planning des techniciens, zone géographique d’intervention, contraintes et degré d’urgence du client, historique ou encore compétences techniques nécessaires. L’équipe de techniciens chargée des interventions dispose ensuite de ce dont elle a besoin : ordre de mission, dossier technique, photos, plans, historique des pannes et dépannages d’équipements ou informations générales indispensables. Un compte rendu est stocké et disponible en ligne et les informations sont transmises en instantané à vos services pour faciliter et accélérer la facturation. Vous gagnez en instantanéité et en efficacité.
2 – Suivi et gestion des interventions terrain en temps réel
Un logiciel de gestion d’interventions facilite le suivi en temps réel. Grâce aux fonctionnalités de l’application, vos planificateurs peuvent préparer, optimiser et piloter en direct les activités des techniciens sur le terrain, comme un planning de maintenance par exemple. L’intervenant technique peut saisir son rapport d’intervention directement sur son application mobile, prendre des photos et récolter la signature du client. Le rapport est ainsi automatique et envoyé à votre équipe pour la facturation.
Grâce aux informations remplies par le technicien, le client et vous pouvez suivre en temps réel l’état d’avancement de l’intervention notamment en cas de maintenance ou de panne :
- L’intervention est-elle programmée ?
- A-t-elle débuté ?
- Une nouvelle intervention doit-elle être programmée ?
La gestion des interventions est simplifiée et vous donne accès à toutes les données relatives au taux de remplissage de votre entreprise, informations nécessaires à la planification ou à l’ajustement de votre carnet de commandes clients.
3 – Gagner en productivité grâce à la digitalisation de votre gestion d’interventions
L’intérêt fondamental d’utiliser un outil de gestion des interventions digitalisé est le gain considérable de productivité pour votre entreprise qui s’explique par différents facteurs :
- La transmission rapide, sécurisée et efficace des informations en amont de l’intervention terrain ;
- Le stockage des données sur le logiciel de gestion, disponibles pour chaque personne qui en a besoin sans risquer de les égarer ;
- La facilité de consultation en temps réel pour préparer et suivre l’intervention ;
- L’optimisation et le partage de l’information entre chaque service de l’entreprise comme les techniciens, les chargés de planification ou la comptabilité qui peuvent les consulter dans les rapports d’intervention ;
- La planification des interventions qui vise à optimiser les plannings et les plans de tournées commerciales des techniciens terrain et à assurer une meilleure organisation des déplacements avec moins d’aller-retour ;
- La prise en compte des contraintes spécifiques (compétences des techniciens, disponibilité, stock, trafic routier) pour faciliter les déplacements de vos équipes terrain.
Grâce à la centralisation des données, l’identification des problématiques récurrentes est facilitée et les solutions pour pallier les éventuelles difficultés plus adaptées. Tous ces éléments vous permettent d’atteindre un niveau d’adaptation supérieur à chaque situation et une optimisation globale de votre organisation : plus de perte de temps, vous intervenez plus rapidement et plus efficacement et votre productivité est amplifiée.
4 – Améliorer votre impact environnemental et social grâce à la numérisation
Les entreprises doivent désormais avoir conscience de leur impact sociétal et de l’importance d’une démarche durable. La RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) tient une place primordiale dans la stratégie des entreprises et dans leur organisation, mais également dans la satisfaction des clients. Utiliser un outil de plannings et de gestion des interventions s’inscrit dans cette démarche responsable au travers de plusieurs leviers. Le premier est l’optimisation des trajets grâce à la géolocalisation et à une meilleure organisation des trajets en voiture ou en camion : vous diminuez ainsi votre empreinte carbone et vos émissions de CO2 en réduisant votre consommation d’essence. Ce gain de temps passé sur la route génère également moins d’usure de votre flotte de véhicules et diminue de manière considérable le risque routier pour vos équipes.
La digitalisation de votre gestion des interventions vous permet également une économie importante en papeterie. Vous serez dispensé d’imprimer vos bons d’interventions pour faire parvenir les informations à vos techniciens. De même, les rapports d’intervention seront également renseignés en ligne. C’est ainsi autant de papier et de cartouches d’encre que vous économisez. Notre outil de gestion de planification vous accompagne en ce sens dans votre transition énergétique et votre transformation numérique.
5 – Augmenter la satisfaction de vos clients et de votre équipe
Tous ces éléments tendent à une amélioration de la satisfaction de vos clients. Votre capacité d’intervention est décuplée : votre grande adaptation aux contraintes techniques terrain, le suivi de qualité de vos interventions et la traçabilité de vos échanges sont tout autant de garanties offertes à vos clients. La satisfaction de vos collaborateurs joue également un rôle indispensable dans la mise en place de votre logiciel de gestion d’interventions. Offrez à votre équipe une organisation plus fluide et adaptée aux missions de vos techniciens sur le terrain.
Si utiliser une solution digitale de gestion et d’optimisation des interventions techniques possède de nombreux avantages, il faut y voir avant tout un moyen de vous démarquer de vos concurrents ! Propulsez sans plus attendre votre digitalisation, augmentez votre productivité et votre gestion d’entreprise et améliorez vos retours clients et collaborateurs. Demandez votre test gratuit pour essayer notre logiciel de gestion des interventions Mageltys.
