Comment réussir sa transition de la gestion papier vers la gestion informatique des interventions ?

La digitalisation de vos process de gestion des interventions doit être organisée. Il vous faut, pour ce faire, trouver un partenaire spécialisé qui saura vous accompagner dans ce processus d’optimisation informatique. Il vous aidera ainsi à amorcer en douceur le changement, à limiter les risques et à vous assurer que la mise en application de cette nouvelle procédure de gestion et suivi informatique des interventions terrain offrira une valeur ajoutée et un bénéfice réel à l’entreprise.

1. Définir ses besoins et objectifs pour assurer une bonne gestion informatique des interventions

La première étape pour réussir sa transition d’une gestion papier à une gestion numérique pour ses interventions terrain est de vous demander pourquoi ce changement d’organisation est nécessaire. 

En évaluant les difficultés rencontrées par cette organisation papier, il sera possible de déterminer à quels niveaux des améliorations et des correctifs peuvent être apportés :

  • Constatez-vous un long délai sur la remise des rapports d’intervention ? ;
  • Les personnes chargées de la planification reçoivent-elles les informations en temps et en heure ? ;
  • La facturation accuse-t-elle un retard important lié au temps que met l’information à parvenir à la bonne personne ? ;
  • Les urgences clients sont-elles difficilement prises en charge ? ;
  • L’accès à l’historique des interventions est-il complexe ?

Toutes ces données et informations recueillies favorisent l’identification des besoins auxquels une solution numérique et digitalisée devra répondre. 

Les objectifs de performance et de solutions souhaités sont alors établis :

    • Améliorer et simplifier globalement l’organisation des tournées d’intervention des techniciens terrain ;
    • Gagner du temps dans les étapes de planification, de gestion d’intervention et de facturation ;
    • Mieux gérer les urgences clients ;
    • Faciliter l’accès aux informations et données nécessaires à chaque collaborateur ;
    • Diminuer la consommation de papier et d’encre.

2. Choisir le logiciel de gestion des interventions adapté et se faire accompagner

Une fois les besoins et les objectifs clairement définis, le moment du choix d’un logiciel de gestion des interventions qui vous aidera à les atteindre et vous fera gagner en efficacité se pose. Plusieurs outils existent, il faut donc en choisir un qui correspondra totalement à vos besoins spécifiques, qui offrira des solutions et saura s’adapter à votre activité et à votre organisation inter-entreprise. Opter pour un logiciel de gestion des interventions informatiques personnalisable est donc une solution des plus intéressantes. 

De cette façon, vous pourrez ajuster les différents paramètres dont vous avez besoin : la saisie de vos demandes d’intervention terrain, leur planification et leur suivi en temps réel, la création de vos comptes rendus et l’optimisation globale des tournées pour que chaque étape corresponde totalement à vos attentes et à celles de vos clients. L’accompagnement joue un rôle essentiel dans le succès de la transition du papier au numérique. Sans l’accompagnement nécessaire, vous ne pourrez en effet pas vous préparer, ni préparer vos équipes à cette évolution des pratiques de gestion en interne. 

Pour bien choisir votre logiciel de gestion des interventions choisissez :

  • un service qui propose une formation à l’outil pour vous permettre de connaître l’ensemble des fonctionnalités et des solutions qu’il comporte ;
  • une solution personnalisable qui s’adapte à la stratégie de votre entreprise et à vos besoins ;
  • une solution simple pour en favoriser l’appropriation et gagner rapidement en efficacité ;
  • une solution avec un support qui répondra à vos interrogations et vous aidera à vous familiariser aisément avec l’outil informatique.

3. Accompagner son équipe dans son intégralité : techniciens terrain et employés de bureau

Une fois que vous avez choisi votre logiciel de gestion des interventions informatique, il conviendra d’accompagner vos équipes pour les aider à manier l’outil et les mener vers une utilisation satisfaisante. Utiliser un logiciel d’optimisation des interventions terrain, c’est choisir de décharger vos équipes techniques de la gestion de leur planning. Défaits de ces charges d’organisation et de planification, vos employés gagneront en temps et leur productivité grimpera en flèche. La condition indispensable pour une transition réussie vers une gestion informatique des interventions réside dans l’accompagnement qui leur sera dispensé.

Faciliter la gestion pour les équipes bureau

À l’instar des équipes de techniciens, le personnel de bureau est concerné par ce changement dans la gestion et le suivi des interventions terrain. L’utilisation d’un logiciel informatique pour fluidifier cette organisation demande une bonne compréhension des fonctionnalités qu’il offre. De cette façon, vous pourrez optimiser au mieux le temps de vos salariés en entreprise avec les plannings des équipes terrain. Cela passe premièrement par la formation à l’outil et dans un second temps par la création de modèles d’interventions. Il convient de mettre en relation les équipes bureau et terrain pour s’accorder sur des modèles de bons d’intervention, en fonction de vos différents services.

Optimiser les plannings des équipes terrain

La gestion des équipes techniques à distance et en temps réel est l’un des avantages majeurs de la numérisation de vos processus de planification et de gestion des interventions. Grâce au logiciel de planification et à l’application mobile, vos techniciens terrain pourront visualiser leur planning en temps réel et faire face aux urgences ou aux modifications de rendez-vous clients dans les meilleurs délais. La numérisation des justificatifs d’intervention tels que les rapports est également un argument en faveur du passage au numérique. Les fiches d’intervention papier et les feuilles volantes qui pouvaient facilement se perdre et encombrer vos équipes seront désormais du passé !

4. Impliquer les collaborateurs prescripteurs dans la mise en place de la digitalisation des processus d’intervention

Afin d’assurer une transition efficace et d’impliquer vos salariés dès les premières phases de mise en place du logiciel de gestion des interventions, il est nécessaire de mettre à contribution les collaborateurs prescripteurs. Ces derniers seront plus à même de convaincre leurs collègues : le changement est souvent mieux accueilli quand il vient de l’intérieur.

5. Tester le logiciel de gestion informatique en condition réelle sur un petit groupe

Quelle que soit votre activité, SAV, BTP, maintenance, plomberie ou encore nettoyage, il est primordial de tester la solution de logiciel de gestion des interventions avant de l’adopter définitivement. Pour ce faire, il convient d’établir un échantillon test avant d’étendre la solution à l’ensemble de l’entreprise. S’il existe plusieurs logiciels de gestion des interventions, il s’agit donc de faire un choix. Le fonctionnement SaaS est le plus simple à mettre en place. Il est déployable instantanément, sans besoin d’installation sur vos ordinateurs. C’est le cas de la solution Mageltys.

6. S’adapter aux évolutions pour une gestion des interventions réussie

La numérisation de la gestion des interventions permet également de s’adapter rapidement aux évolutions de votre activité. En donnant accès à la personnalisation des différentes étapes de vos processus, le logiciel de gestion des interventions vous permet d’outrepasser la lourdeur liée au format papier. Cela représente un gain de temps considérable, en plus de l’économie en papier et en encre. Cette solution génère également moins de stress pour les techniciens qui pourront davantage se consacrer à leurs missions et améliorer la satisfaction des clients. 

Le passage au numérique est aujourd’hui une étape quasi obligatoire pour gagner en productivité. Gestion, planification, suivi et rapports d’intervention : toutes les étapes peuvent être optimisées par la digitalisation des processus. Commencez votre transition vers le numérique dès maintenant et choisissez notre logiciel de gestion des interventions : demandez votre démo Mageltys gratuite !