Que ce soit dans des activités et secteurs aussi différents que la plomberie, l’électricité ou la vente, la bonne gestion des déplacements de vos collaborateurs est souvent une des clés du succès de votre entreprise et de l’optimisation des dépenses liées aux déplacements des équipes. Pour optimiser cette gestion, il est ainsi capital de bien connaître le programme des rendez-vous clients, les plannings d’intervention et la disponibilité des différentes équipes. Beaucoup d’entreprises de services font donc le choix d’utiliser un outil de planification en ligne pour garantir la réalisation de tâches dans les délais préétablis. Organisation, efficacité, anticipation et productivité : les atouts de ces outils de planning sont nombreux pour les utilisateurs !
Comment choisir le bon outil de planning pour votre entreprise ? La réponse n’est pas évidente face au grand nombre de solutions et logiciels existants sur le marché. Il convient de bien identifier les fonctionnalités indispensables et utiles à votre activité, de définir un budget et de prendre soin de comparer les différents types de logiciels.
Mageltys vous donne les clés pour identifier vos besoins et faire le bon choix parmi les différents outils de planning !
Qu’est ce qu’un outil de gestion de planning ?
Définition d’un outil de planning
Un outil de planning est une interface accessible à toutes les équipes concernées permettant d’organiser les interventions et tournées des salariés en mobilité. Un outil de planning permet par exemple de définir et de répartir facilement les interventions des techniciens ou d’optimiser une tournée commerciale en conservant une vraie flexibilité face aux imprévus. Ce logiciel de planification donne ainsi la possibilité aux gérants des entreprises d’organiser les heures de travail de leurs équipes et d’avoir une vue d’ensemble sur le déroulement des interventions passées, en cours et à venir. Cet outil doit être partagé et interconnecté entre les différents membres d’équipe terrain et les personnes chargées de la planification.
Un logiciel de planification concentre sur une interface toutes les informations liées au processus d’intervention et les rend accessibles à tout le personnel de l’entreprise : les techniciens ainsi que le personnel chargé d’organiser les rendez-vous et suivre les dossiers clients. L’outil de planning facilite donc amplement le travail de ses utilisateurs.
Un logiciel de planning peut être rentable très rapidement pour votre entreprise. Le logiciel de planification Mageltys est ainsi rentable à partir de 2 salariés ! A partir de 5 salariés, le logiciel de planning devient nécessaire pour maintenir un service optimal.
Comment fonctionnent les outils de planning ?
Le dirigeant ou chef d’équipe est chargé de remplir le logiciel de planning au fur et à mesure des demandes clients : il a la possibilité de le personnaliser, de le modifier et de l’éditer à tout moment pour que le programme de l’entreprise soit à l’ordre du jour.
Laissez-vous guider par l’assistant de planification que propose l’outil de planning Mageltys : il vous préconise le meilleur créneau et le meilleur technicien en fonction de leurs disponibilités, de leurs compétences techniques et de la zone géographique de la mission. Pour que les équipes soient prêtes à réagir en cas d’urgence, le travail du dirigeant consiste également à suivre le plan de charge pour ne pas surcharger un technicien ou, au contraire, lui compléter son planning s’il manque d’activité : un technicien sera en ce sens toujours disponible grâce à une solution de planification comme Mageltys.
Du côté terrain, les utilisateurs du logiciel reçoivent une notification dès qu’une nouvelle tâche est programmée ou modifiée. Depuis leurs téléphones, ils accèdent aux informations nécessaires pour réaliser correctement et efficacement leur travail :
- l’horaire et le jour de l’intervention ;
- le temps de travail estimé pour la réaliser ;
- la localisation de celle-ci ;
- l’équipe si l’intervention nécessite l’action de plusieurs techniciens ;
- l’historique lié à ce client ;
- les potentielles pièces jointes (devis, photos, ainsi que d’autres champs et informations personnalisables spécifiques aux métiers et process de l’entreprise).
Quels sont les avantages des outils de gestion de planning ?
Organiser les différentes interventions des équipes de techniciens
Avec un outil de planning, il est possible de classer les interventions par activités et sous-activités, un avantage considérable pour les différentes entreprises de service dont le champ d’action est large :
- un plombier-chauffagiste intervient pour le dépannage des circuits de distribution, l’installation et l’entretien des appareils sanitaires ou des canalisations ;
- un électricien travaille sur des chantiers de dépannage, d’installation, de surveillance et d’entretien de dispositifs électriques ;
- Un chauffagiste s’occupe d’installer et de réparer les chauffages, mais également de remplacer et de vérifier le matériel.
Il est ainsi très important de noter qu’un outil de planning peut s’adapter aux différents secteurs d’activité et champs d’intervention d’une entreprise.
Grâce aux plannings dématérialisés, le technicien connaît donc précisément la nature de chacune de ses interventions et le détail de son programme d’action. Le dirigeant quant à lui bénéficie d’une vue globale de l’action de ses équipes en temps réel et des besoins spécifiques à chaque dossier client. L’outil de planification simplifie donc la gestion des ressources humaines et le pilotage des équipes à distance.
Améliorer la productivité et l’efficacité de l’entreprise
Planifier les rendez-vous et les projets de la clientèle via un logiciel en ligne est un véritable gain de temps : en quelques minutes seulement, les tâches sont assignées aux meilleurs techniciens dans le domaine concerné. L’assistant de planification évite ainsi à l’entreprise d’envoyer des techniciens peu compétents sur les différents chantiers et de leur faire perdre du temps dans de nombreux allers-retours quotidiens. Une bonne répartition des tâches offre la possibilité d’augmenter le nombre d’interventions quotidiennes et de développer l’activité de l’entreprise.
Intervenir en urgence pour de la maintenance curative fait partie du travail du plombier, de l’électricien et du chauffagiste ! Avec les différentes fonctionnalités qu’offre un outil de planification, il est possible de géolocaliser les techniciens et de savoir lesquels sont disponibles au moment souhaité : trouver une équipe prête à réagir en urgence ne prend que quelques secondes ! Ce logiciel est en ce sens un outil efficace pour réaliser avec succès tous les projets quotidiens d’une entreprise.
Vos clients vous diront merci, surtout en cas de fuite à réparer en urgence !
Satisfaire la clientèle de l’entreprise
Une gestion des interventions fluidifiée et clarifiée a d’importantes répercussions, tant sur le travail des équipes de techniciens que sur la clientèle de l’entreprise. Bénéficier d’un plan d’activité détaillé évite aux employés de commettre des erreurs opérationnelles et de faillir dans l’organisation du programme de l’entreprise. D’autre part, le technicien sera plus efficace et donc plus enclin à adopter une attitude positive dans son travail.
Si un employé est envoyé sur un chantier selon son niveau de compétence, il y a des chances pour que l’intervention se passe relativement bien. Le client en sera d’autant plus satisfait !
Les gains en termes de satisfaction client seront nombreux :
- L’intervention sera réalisée plus vite ;
- Le technicien peut prendre plus de temps pour échanger avec ses clients et faire rayonner l’entreprise ;
- Le logiciel de planning permet de renvoyer une image moderne et branchée de l’entreprise : adieu les Excels aux multiples onglets !
- les clients (un syndic ou un particulier) seront tenus au courant et relancés automatiquement par email ou SMS grâce à un outil de planning : la communication s’en trouve grandement améliorée entre l’entreprise et le client ;
Pour plus de confort, les rapports se remplissent en quelques instants et sont envoyés automatiquement
Comment trouver un outil de planning adapté à ses besoins ?
Identifier ses besoins en termes de fonctionnalités
Le parcours d’une intervention suit différents objectifs :
- 1- Traiter, qualifier et enregistrer la demande ;
- 2- Planifier l’intervention en respectant les contraintes ;
- 3- Communiquer les informations aux parties prenantes ;
- 4- Réaliser l’intervention vite et bien ;
- 5- Saisir et envoyer son rapport ;
- 6- Traiter le rapport pour facturation ;
- 7- Facturer.
Le logiciel de planning suit ce processus pour vous accompagner dans ces étapes.
Pour bien choisir son logiciel de gestion d’interventions, il est nécessaire d’identifier les fonctionnalités qui seront utiles pour le travail de votre entreprise. Bien que ces besoins dépendent des préférences de chacun et des différents corps de métiers, certaines fonctionnalités sont essentielles pour répondre aux besoins de base d’une entreprise de service :
- un logiciel web et mobile pour que tous les membres du personnel aient accès aux différents plannings ;
- des formulaires personnalisables selon vos envies et vos besoins ;
- une planification des tâches consultables sur un tableau de bord ;
- un accès aux dossiers clients avec le déroulé des interventions passées ou programmées pour leurs chantiers ;
- une notification envoyée aux équipes pour les informer des rendez-vous liés à leur planning personnel ;
- un logiciel de planning qui peut intégrer des pièces jointes liées aux différentes missions (devis de projet, compte-rendu, etc.) ;
- un historique des rendez-vous et des projets clients pour avoir une base de données à jour.
Grâce à ces fonctionnalités, vous aurez les bons outils pour gérer vos plannings efficacement ! Il est toutefois important de bien comparer les différentes offres en ligne et les fonctions supplémentaires proposées par les logiciels de planification.
Les autres critères importants pour faire le bon choix d’outil de planning
Déterminer les fonctionnalités nécessaires à votre activité est indispensable, mais d’autres critères importants sont à prendre en compte pour faire le bon choix parmi les différents outils de planification. Les logiciels sont nombreux sur le marché et leurs prix varient considérablement, il semble en ce sens essentiel d’établir un budget précis. Certains logiciels de planification comme Google Agenda ou Excel sont gratuits, mais ils ne possèdent pas tous les atouts essentiels pour fluidifier l’activité d’une entreprise : il est par exemple impossible d’intégrer des pièces jointes ou de piloter l’activité.
Votre niveau en informatique doit également guider votre choix, certains logiciels sont en effet plus simples d’utilisation que d’autres. Chaque membre du personnel doit être en capacité d’utiliser aisément l’outil de planning : il doit convenir à toute l’entreprise !
Comparer les différents outils de gestion de planning
Il existe différents types d’outils de planification ayant chacun leurs propres fonctionnalités. Pour prendre la meilleure décision, il convient de comparer les différents types de logiciels et leurs offres en termes de gestion de planning :
- un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning), appelé en français PGI (Progiciel de gestion Intégré) s’occupe de la planification, du suivi et de la gestion de toutes les opérations d’une société. Il est au centre de votre gestion : gestion des ressources humaines, gestion comptable et financière, aide à la décision. Il concerne aussi la vente, la distribution, l’approvisionnement et le commerce électronique. C’est un logiciel lourd et complexe à mettre en place mais qui ne permet pas d’optimiser sa planification. Si vous souhaitez gérer les plannings des membres de votre équipe, ce type de logiciel s’avèrera très certainement trop coûteux pour ce seul type d’usage ;
- un logiciel GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur) permet principalement de planifier les opérations de maintenance, tracer les dossiers, gérer et suivre ses mouvements de stocks. Il peut s’avérer lui aussi cher et parfois limité si vos interventions ne se limitent pas qu’à de la maintenance ;
- un logiciel spécialisé dans la gestion des interventions comme Mageltys permet de simplifier et de gagner du temps sur la planification des rendez-vous et de toute la chaîne d’information afférente. C’est un nouveau type d’outil qui vous permettra déjà de significativement améliorer votre organisation sans passer par des ERP ou GMAO, bien plus lourds à mettre en place et plus cher.
Ces logiciels peuvent porter des mentions différentes :
- La mention SaaS (Software as a Service), appelée en français “logiciel en tant que service”, concerne tous les logiciels disponibles à la fois sur téléphone et sur navigateur web. Cette solution a l’avantage d’être souvent très facile à prendre en main et rapidement mobilisable sur le terrain ;
- La mention On-premise est attribuée aux logiciels seulement disponibles sur un poste de travail fixe. Cette solution peut s’avérer handicapante si vos équipes n’ont pas de postes fixes, ce qui peut souvent être le cas pour des équipes mobiles.
Le logiciel Mageltys pour un outil de planning adapté à vos besoins !
L’application web et mobile Mageltys est la solution idéale pour planifier vos interventions en ligne. Sa facilité d’utilisation est un atout : gérez tout l’administratif liée à la programmation d’une intervention ou d’un projet client en cinq minutes seulement ! Dès qu’un nouveau rendez-vous est planifié, le technicien reçoit une alerte sur son téléphone. Chaque utilisateur du logiciel de planning a accès aux informations clés pour gérer l’activité de l’entreprise !
Avec Mageltys, finie la paperasse ! Cet outil vous permettra :
- D’optimiser facilement vos tournées,
- D’améliorer votre taux d’interventions réussies,
- De faciliter le quotidien de vos équipes,
- D’améliorer la satisfaction de vos clients
- Et de facturer plus vite.
Retard ou empêchement de dernière minute, un de vos techniciens rencontre un problème lié à un chantier ? Avec Mageltys, il est possible d’appeler directement un client depuis l’application ! La communication est donc simplifiée en interne et en externe. Profitez de notre offre pour gagner en efficacité dans la planification de vos projets et de vos rendez-vous !
Vous êtes intéressé ? Nous vous proposons une démo gratuite du logiciel Mageltys pour mieux comprendre son fonctionnement !