Avoir une bonne gestion d’entreprise n’est pas chose aisée ! Mener à bien l’activité de production demande une organisation optimale : harmoniser les plannings des employés, récolter les fonds nécessaires à l’accomplissement des projets, trouver les ressources humaines disponibles pour la réalisation des interventions urgentes et gérer les prises de rendez-vous… Tout autant de tâches rendues aujourd’hui possibles par un logiciel de planning d’entreprise. À l’ère du numérique, de plus en plus de dirigeants ont fait le pari d’une solution digitale pour améliorer les performances de leur entreprise. En ce sens, l’offre de logiciel de planning a opéré une montée en puissance remarquable et pas moins de 700 logiciels de gestion de planning professionnels sont aujourd’hui recensés sur le comparateur de logiciels Capterra.
Ces logiciels de planning proposent de nombreuses fonctionnalités dans la planification des tâches, la gestion des projets, l’analyse du travail et la communication inter-entreprise et constituent un véritable atout pour l’équipe de salariés comme pour le dirigeant d’entreprise ! Découvrez les 6 bonnes raisons de choisir un logiciel de planning pour optimiser la gestion de votre activité.
1 – Améliorer l’organisation de votre entreprise et gérer les tâches et projets clés
Organiser le planning de tous les salariés
Un logiciel de gestion de planning permet à toute entreprise une organisation optimale de ses activités. À l’aide de cet outil, vous pouvez planifier les tâches de vos collaborateurs ou salariés en fonction des demandes clients les plus urgentes, des zones géographiques à couvrir ou des disponibilités de chacun. Les employés savent quelles tâches réaliser, sur quelles plages horaires et peuvent consulter en ligne en un clic la version actualisée de leur planning. La planification des tâches aide aussi à attester de la bonne répartition des heures de travail entre les membres du personnel en offrant une vue d’ensemble. Dans le cas contraire, vous pourrez mettre en place des actions correctives.
Limiter les erreurs grâce à un logiciel de gestion de planning
Un bon logiciel de planification des tâches limitera les erreurs de planning : les rendez-vous doublons, les retards des employés dus à une mauvaise compréhension des emplois du temps ou encore les problèmes de disponibilités du personnel seront désormais du passé. Des oublis de congés d’un salarié ou de changement de planning peuvent en effet fréquemment survenir et mettre à mal la bonne gestion des emplois du temps. Indiquez tous ces éléments dans le logiciel pour éviter ces dysfonctionnements d’organisation.
Suivre la réalisation des projets et des tâches clés en temps réel
Un outil de planification en ligne offre une vue d’ensemble sur tous vos projets et sur votre équipe déployée pour différentes tâches et missions, et ce, en temps réel. Vous serez capable de voir à tout moment les tâches en cours de réalisation par votre équipe et d’en suivre l’avancée.
De même, certains logiciels de collaboration peuvent suivre le temps de travail effectif des salariés grâce à un système de pointage en ligne : vous saurez ainsi avec précision le nombre d’heures travaillées de vos salariés.
Faciliter la gestion des imprévus
Certains imprévus peuvent bousculer l’organisation du travail. Arrêt maladie, absence d’un salarié, urgence sur un projet : la flexibilité est la clé pour résoudre ces déconvenues inattendues. Grâce au logiciel de gestion de planning, vous pouvez trouver en un coup d’œil quel salarié est disponible et l’affecter sur la mission urgente : le planificateur définira le remplaçant et enverra une notification aux employés disponibles.
2 – Gagner du temps avec un outil de travail efficace
Un logiciel de planning et de gestion des tâches est un outil de collaboration incontournable pour optimiser le temps de travail. Vous gagnerez du temps grâce à l’utilisation d’un seul logiciel : vous n’aurez plus besoin de passer d’un outil à un autre pour trouver les informations nécessaires et vous limiterez ainsi les aller-retour entre votre boîte mail, votre tableau de bord Excel ou le planning des salariés.
Par ailleurs, ce type de logiciel offre un gain de temps considérable en termes d’organisation de tournées d’interventions. Une bonne organisation des plannings réduira en effet le temps de trajet des salariés en facilitant la mise en place de tournées par zones géographiques.
3 – Faciliter la communication interne et externe avec un logiciel de gestion de planning
Permettre des échanges plus fluides avec votre équipe et vos collaborateurs
De nombreux logiciels de planification de tâches offrent des solutions de communication en interne. Échangez avec votre équipe sur les éléments prioritaires et laissez le logiciel de planning se charger de l’organisation du planning. Avec la mise en place d’un planning organisé et adapté aux disponibilités de chacun vous évitez les conflits liés à une mauvaise gestion des horaires et renforcez le maintien de bons rapports avec le personnel.
Améliorer la relation client de votre entreprise
Un logiciel de gestion des plannings pour votre entreprise améliorera aussi la relation avec vos clients. En augmentant votre capacité de flexibilité et de rapidité d’interventions sur des missions urgentes, vos clients seront globalement plus satisfaits et davantage fidélisés.
4 – Amortir les coûts avec un logiciel de gestion de planning performant
Les frais d’une entreprise sont des éléments clés que tout dirigeant doit pouvoir planifier pour qu’elle soit pérenne. La gestion des coûts, l’optimisation des dépenses et la répartition des ressources demandent beaucoup d’organisation et de temps. C’est en ce sens que les solutions digitales constituent de véritables outils de gestion indispensables pour un travail très bien organisé.
Parmi ses différentes fonctionnalités, un logiciel de gestion de planning vous aidera dans les tâches de comptabilité comme planifier les pôles de dépenses en fonction des projets à venir et avoir une vue d’ensemble sur les ressources humaines, les ressources matérielles et les ressources financières disponibles avant d’accepter un projet client. Grâce à un logiciel de planification, vous serez capable d’ajuster vos coûts et de planifier vos projets afin de gagner en efficacité.
5 – Analyser les performances de votre entreprise avec un logiciel de planification
Les logiciels de gestion de planning sont des outils d’analyse pour tout travail effectué au sein de l’entreprise et sont des solutions digitales qui augmentent votre productivité. Vous pouvez établir des tableaux de bord avec des données clés pour analyser les performances des différentes activités. Ces rapports de données automatisés vous font gagner un temps précieux que vous pourrez consacrer à d’autres projets.
Ces solutions en ligne permettent en effet de suivre les réussites de l’entreprise sur les points clés comme le coût de la main-d’œuvre et la rentabilité en comparant le temps d’exécution réel de la tâche avec le temps prévisionnel préétabli.
6 – Utiliser un logiciel de gestion de planning simple et accessible par tous vos salariés et collaborateurs
Un outil de collaboration accessible par toute l’équipe d’utilisateurs
Les logiciels de gestion de planning sont très pratiques pour l’équipe sur le terrain, les employés de bureau tout comme pour le dirigeant d’entreprise. En effet, toutes les informations importantes sont centralisées et consultables par chaque utilisateur et sur un seul outil en ligne. Cette facilité d’utilisation va de pair avec la praticité de ce type de logiciel.
Les fonctionnalités de ces logiciels sont nombreuses et vous pouvez décider des droits d’accès à certaines informations et données. Vous pouvez en effet paramétrer le logiciel de gestion de planning pour limiter ou empêcher certains collaborateurs d’y accéder.
Un outil de travail accessible sur tout support
Certains logiciels sont accessibles sur tous les supports grâce à un Cloud qui sauvegarde toutes vos données. Avoir un logiciel de gestion de planning accessible par une application ou par Internet offre une rapidité d’utilisation et une simplicité d’accès à toutes les informations importantes. Vous pouvez consulter à tout moment le planning du jour, vos messages, les demandes des clients, et ce, avec l’appareil de votre choix : il suffit d’être connecté à Internet. Ce système de logiciel de gestion des interventions dit SaaS est parfait pour les entreprises de BTP, car les collaborateurs doivent être équipés de ce type de logiciel sur le terrain. Contrairement aux logiciels On Premise, les logiciels SaaS ne nécessitent pas d’installation sur un poste de travail fixe.
La solution Mageltys, un logiciel de gestion de planning optimal pour vos interventions d’entreprise !
Faites place à une solution digitale de gestion des interventions pour améliorer la gestion de votre activité : le logiciel de planification d’intervention Mageltys. Cette solution est simple d’utilisation, disponible sur tous les supports connectés à Internet et accessible par tous les membres de votre équipe. Vous serez en mesure de planifier les emplois du temps de chaque employé et d’avoir une vision globale de tous les projets en cours. Cet outil de travail vous aidera à :
- piloter votre personnel sur le terrain ;
- suivre la productivité de vos activités ;
- faciliter la facturation de vos projets ;
- mettre en place de meilleurs plannings pour votre équipe ;
- fluidifier les échanges en interne comme en externe.
Mageltys est également un logiciel qui contribue à vous placer dans une démarche écoresponsable et durable, en adoptant une stratégie RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises). En effet, une optimisation accrue des plannings de chaque employé mis en corrélation avec le service de géolocalisation jouera un rôle considérable dans la réduction des temps de trajet de vos techniciens : à la clé, une empreinte carbone diminuée !
Essayez sans plus attendre la solution Mageltys et demandez une démo de notre service !