Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des interventions ? La dernière décennie a été marquée par la digitalisation quasi systématique des process qui pouvaient l’être. Le passage à un logiciel de gestion des interventions est un indispensable qui peut avoir de très grandes conséquences sur la performance et la productivité des entreprises. L’ensemble des domaines d’activité sont concernés par cette transition numérique. Cependant, les secteurs gérant des opérations réalisées sur le terrain se doivent de prendre le pli rapidement pour optimiser la gestion et la planification des tournées d’intervention, mais surtout pour répondre plus efficacement à leurs clients.
C’est particulièrement vrai lorsque les techniciens interviennent sur le terrain dans le cadre d’une intervention de maintenance ou de dépannage d’équipements ou de SAV. Sur quels critères se pencher pour choisir un logiciel de gestion des interventions adapté à son entreprise ? Découvrez avec Mageltys comment fluidifier les services de votre entreprise grâce à une gestion de planning harmonisée !
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion d’intervention ? Découvrez 6 avantages à cette solution !
Le passage à une solution logicielle de gestion des interventions n’est pas toujours évident et le processus peut sembler fastidieux. Alors pourquoi tant d’entreprises ont déjà sauté le pas ? Quels sont les avantages à l’adoption d’un logiciel de gestion des interventions ?
De l’optimisation des plannings, une meilleure satisfaction client ou une organisation d’équipe simplifiée, un logiciel de gestion des interventions aura des bénéfices visibles quasi-instantanément.
• Simplifier le travail des intervenants
• Faciliter la gestion d’équipe
• Optimiser les plannings
• Réduire les coûts
• Améliorer la satisfaction client
• Renforcer la sécurité des données
Souhaitez-vous réduire vos coûts tout en augmentant votre productivité ? Désirez-vous moderniser vos process afin de soulager vos équipes ? Avez-vous besoin d’un outil pouvant soutenir vos ambitions ?
C’est autant de choses que rendent possible l’adoption d’un logiciel de gestion d’interventions. Voici 6 bonnes raisons d’envisager un passage au numérique dans sa gestion des interventions.
Simplifier le travail des intervenants
Les intervenants sont des éléments centraux de toute entreprise gérant des interventions terrains. Qu’il s’agisse de techniciens, d’infirmiers, de livreurs, ils sont à l’origine de la valeur ajoutée. Prendre soin de ses ressources humaines est alors une évidence, et comment le faire mieux qu’en réduisant les tâches répétitives ?
La frustration au travail est un sujet au centre des politiques de Qualité de Vie au Travail.
Des outils de travail inappropriés peuvent générer du stress et du retard, ce qui générera de la lassitude chez les salariés. C’est pourquoi un outil de gestion des interventions améliore de façon concrète la qualité de vie de vos intervenants. Moins de trajets inutiles, des bons d’intervention digitaux, un gain de temps et donc de productivité.
Faciliter la gestion d’équipe
Une meilleure organisation est un des avantages les plus évidents à l’adoption d’une solution de planification et de gestion des interventions. Les tableaux Excel sont aujourd’hui dépassés et ne conviennent pas à la programmation collaborative. Les vieux outils ne permettent pas la modification par plusieurs personnes de façon simultanée.
Avec un outil-logiciel, c’est l’ensemble des parties prenantes qui peut consulter le planning et suivre ses évolutions en temps réel.
Chaque modification effectuée par un planificateur, suite à un échange avec un client par exemple, sera visible instantanément par les intervenants. C’est un gain de temps considérable pour les planificateurs qui n’auront plus besoin d’appeler les techniciens à chaque évolution de planning.
Optimiser les plannings
Pouvoir centraliser l’ensemble des opérations sous un seul planning dynamique permet de perfectionner son organisation.
Cela permet notamment de combler les vides et de supprimer les trajets inutiles pour les intervenants. Mais aussi de mieux prévoir les risques tels que les embouteillages ou les routes fermées.
A terme, une bonne planification permet d’augmenter le nombre d’interventions hebdomadaire, ce qui aura un impact positif sur le chiffre d’affaires. Grâce à cette augmentation, vous pourrez investir et recruter, l’outil pouvant supporter l’arrivée de nouveaux techniciens dans sa base de données. D’ailleurs, avec Mageltys, vous ne payez que ce que vous consommez chaque mois, à l’utilisateur près.
Réduire les coûts
La réduction des coûts est une problématique au cœur de toutes les entreprises. Qu’il s’agisse de carburant, de papier, de temps ou encore de main d’œuvre, une solution de gestion des interventions aura un effet tangible sur vos dépenses. Et ce, sans diminuer la qualité de service.
Le passage à une solution digitale va libérer des espaces de stockage, qui pourront être utilisés autrement. Vos besoins en papeterie (encre, papier, imprimante) vont diminuer de façon considérable. La planification intelligente et la géolocalisation des véhicules aura un effet positif sur les temps de trajet d’interventions, les risques d’accident et la consommation de carburant.
Améliorer la satisfaction client
La dématérialisation des process aura un bénéfice concret sur votre qualité de service, vos relations avec vos clients et votre taux de satisfaction. En effet, l’optimisation des plannings réduira le temps de réponse des techniciens, ce qui ne peut que ravir les clients. Le dépannage et le SAV sont des secteurs dans lesquels la temporalité est un indicateur clé.
Combler ses clients, c’est un prérequis pour survivre dans l’écosystème concurrentiel, c’est également le meilleur moyen pour en conquérir de nouveaux. Travailler sur sa relation client est donc un élément primoridal pour assurer la pérennité de votre entreprise.
Renforcer la sécurité des données
Le passage à une solution digitale représente un bon considérable en matière de protection de vos données, et de celles de vos clients. Les feuilles volantes sont en effet dangereuses car elles peuvent être égarées facilement. Ces feuilles peuvent contenir des données sensibles : adresse, facture, accès…
A contrario, un logiciel en mode SaaS sauvegarde l’ensemble des données dans le cloud. L’application dispose d’un DLP (Data Loss Protection) qui permet d’éviter la perte ou le vol d’informations. Vos données sont donc sures, à l’abris du feu, des inondations et des yeux indésirables. En Europe, le RGPD norme l’utilisation et la protection des données, un fournisseur d’outil-logiciel doit s’y conformer.
Le passage à une offre numérique pour sa gestion des interventions présente des avantages sur une multitude de facettes qui auront pour conséquence l’amélioration de votre performance. De plus, les offres sont adaptables et permettent de choisir des fonctionnalités qui répondent à vos problématiques.
De l’importance d’un état des lieux de sa gestion des interventions
Afin de choisir l’offre de logiciel de gestion d’interventions la plus adaptée à votre métier, il est important de réaliser un audit interne de vos process. Toutes les entreprises ne gèrent pas de la même façon chaque opération technique. Ces dernières sont liées à la nature même de vos métiers : elles peuvent varier en durée, en charge de travail et en récurrence. Toutes ces caractéristiques sont à prendre en considération avant de se pencher sur un outil-logiciel de pilotage.
Cette procédure inter-entreprise vise à limiter certaines erreurs telles que :
- Ne pas établir de stratégie ;
- Ne pas réaliser un audit global ;
- Ne pas impliquer votre équipe terrain ;
- Rester inactif.
Bien établir sa stratégie avant de mettre en place un logiciel de gestion des interventions
La transition vers une solution digitale comme les logiciels de gestion des interventions ne se fait pas du jour au lendemain sans préparation. Cela pourrait produire l’effet inverse et altérer le bon fonctionnement des opérations techniques. Définir des objectifs clairs et en accord avec vos indicateurs de performance est une étape essentielle à ne pas négliger pour rassurer votre équipe et faciliter l’acceptation de ce nouveau service de planification.
Réaliser un audit global pour trouver le logiciel de gestion le plus adapté
Avant de choisir un logiciel de gestion des interventions, il est important de procéder à un audit complet des process en place dans l’entreprise. Facturation, organisation des planning d’interventions sur le terrain, gestion des opérations techniques, etc. L’ensemble des méthodes doit être décortiqué afin de pouvoir se positionner sur une offre de logiciel numérique adaptée. Cela permettra de choisir un outil permettant la création de fiches d’intervention simplifiée ou l’accélération de l’édition de vos factures par exemple.
Impliquer les équipes dans la mise en place d’un logiciel de gestion interne
Qu’il s’agisse des planificateurs ou des techniciens, ce sont les mieux placés pour parler des processus et des améliorations souhaitables. Il paraît donc pertinent de procéder à une phase d’audit de vos collaborateurs qui officient sur le terrain et dans les bureaux de votre entreprise. Les rapports d’intervention sont-ils trop lourds ? La communication entre les intervenants et les clients est-elle compliquée ou au contraire de qualité ? Ce sont des questions auxquelles vos équipes pourront répondre pour vous permettre de mieux déterminer les objectifs pour la planification interne à votre entreprise.
Être pro-actif pour faciliter l’amorce du changement numérique
La digitalisation des processus de gestion des interventions peut sembler être une tâche herculéenne. Il n’est pas simple de remettre en question les méthodes mises en place depuis des années. Il est pourtant nécessaire de ne pas se reposer sur ses lauriers. Le passage au numérique peut révolutionner une entreprise. Optimiser ses plannings, améliorer son service client ou mieux anticiper les imprévus : les bénéfices sont nombreux. Plus tôt vous lancerez le passage au numérique, moins il sera difficile de sauter le pas.
Choisir son logiciel de gestion des interventions : définir ses besoins pour faire le meilleur choix
Il existe plusieurs logiciels pour la planification et le suivi des opérations d’intervention. Afin de déterminer l’offre qui vous conviendra le mieux, il faut suivre quelques étapes.
1 – Établir un cahier des charges inter-entreprise
Il est nécessaire d’avoir une vision globale de ses process d’organisation et de gestion afin de statuer sur ce qui doit être amélioré. Pour ce faire, établir un cahier des charges exhaustif est une étape indispensable. Il faut lister les difficultés afin de hiérarchiser les fonctionnalités et les services souhaités. Voulez-vous pouvoir suivre vos techniciens en temps réel ? Souhaitez-vous une application mobile ? Une solution Saas ou « On Premise » ? Poser les bonnes questions permet de trouver une offre de management et d’organisation qui corresponde à vos besoins.
2 – Inclure votre équipe technique et vos planificateurs dans le choix du logiciel
De manière générale, le meilleur moyen d’identifier les axes d’amélioration en matière d’organisation et de planification des interventions est de demander l’avis des personnes concernées par le changement à venir. Au-delà de l’aspect purement prospectif, il est également intéressant d’impliquer directement les équipes dans les phases de test. Leurs retours permettront de valider ou non le choix du logiciel ou d’en améliorer l’optimisation. Nommer une personne ou un groupe de personnes responsable de la transition peut être un bon moyen d’impliquer vos salariés dans une décision qui aura des répercussions sur leur gestion professionnelle au quotidien.
3 – SaaS ou On Premise ; quel type de logiciel choisir ?
Avant de procéder à l’adoption d’un logiciel de gestion d’interventions, il est nécessaire de réaliser un audit interne de votre système d’informations pour orienter votre choix en se basant sur vos activités et vos besoins.Il est important de se pencher sur certaines questions afin de pouvoir sélectionner la solution la plus adaptée à vos méthodes :
- De quel modèle de fiche d’intervention disposez-vous ? ;
- Souhaitez-vous une application mobile pour les techniciens terrain ? ;
- Comment gérez-vous les plannings ?
SaaS ou « On Premise », c’est un choix qu’il faut considérer sérieusement pour faciliter la transition numérique. La solution SaaS est un produit hébergé dans le cloud, on y accède en ligne. La facturation est mensuelle ou annuelle, ce qui permet de l’annuler ou de la changer aisément. L’option SaaS présente plusieurs avantages : elle ne nécessite aucune mise en place spécifique, il n’y a pas d’installation lourde sur vos serveurs à prévoir. Cette facilité d’adoption en fait une option moins coûteuse et plus adaptable que la version On Premise. Outre cet aspect technique, choisir une offre SaaS présente également peu de risques puisque l’investissement initial est plus faible, facilitant un changement d’avis plus aisé. Mageltys est une solution en mode SaaS.
La solution « On Premise », quant à elle, demande une installation locale sur vos ordinateurs. Elle est généralement plus lourde et plus coûteuse : c’est un engagement plus conséquent. Chaque changement pourra provoquer des perturbations sur vos activités et occasionner des pertes considérables. Cela peut être dommageable pour votre relation client, notamment si vous effectuez des opérations de maintenance ou de dépannage et qu’il est nécessaire d’intervenir en urgence.
4 – Veille concurrentielle, quelle solution de gestion des interventions ?
Une fois que vous avez statué sur le modèle de solution (SaaS ou « On Premise »), il vous faudra explorer les offres et les comparer. Pour cela, gardez en tête les raisons qui vous poussent à sauter le pas : gain de productivité, optimisation du temps, meilleure gestion des planning d’intervention et amélioration de la performance. Il s’agit de choisir un outil qui va transformer votre gestion d’équipe et la planification des opérations techniques au quotidien. C’est donc un choix qu’il faut prendre en considérant toutes les données à votre disposition. Pour ce faire, il est important de procéder à une veille technologique sur l’ensemble des offres.
5 – Choisir un logiciel de gestion avec une application métier personnalisable
Un des meilleurs avantages à l’utilisation d’un logiciel de gestion des interventions réside dans la personnalisation avancée que ces derniers permettent. Chaque métier, domaine ou entreprise a ses propres process. Il est donc important de choisir une solution logicielle adaptable. Ainsi, que vous soyez une entreprise de livraison, de dépannage, de maintenance ou encore de SAV, il sera possible de personnaliser votre logiciel de gestion à votre métier et à vos habitudes.
6 – Planifier le lancement de votre nouvelle solution de gestion des interventions
Une fois votre choix d’outil-logiciel fait, il est essentiel de planifier son lancement. Il est nécessaire d’impliquer vos équipes terrain et bureaux dans le changement. Pour ce faire, il est pertinent de nommer une personne en charge de la transition. Pour s’assurer du bon déploiement du logiciel, il faut également faire preuve de pédagogie auprès de vos équipes. En ce sens, mettre en place des sessions de formation à l’outil peut aider à minimiser la résistance au changement. Optimisation planning, suivi en temps réel, génération de rapports d’intervention : toutes ces fonctionnalités doivent être explicitées aux futurs utilisateurs.
Les fonctionnalités indispensables d’une solution de gestion des interventions
Un logiciel de gestion des interventions offre de nombreux avantages et des fonctionnalités avancées pour optimiser votre organisation inter-entreprise.
Suivi en temps réel des interventions terrain
Pour pouvoir réagir rapidement et améliorer votre satisfaction client, il est primordial d’assurer un suivi des opérations en temps réel. Cela augmente la réactivité en cas d’imprévu et aide à une gestion facilitée du planning des techniciens. Ces derniers ont eux-mêmes accès aux données et informations de dernière minute en temps réel pour leur permettre d’agir efficacement.
Géolocalisation pour une gestion simplifiée des urgences
La géolocalisation permet également d’intervenir efficacement en cas d’urgence. Ce service est particulièrement utile si vous exercez une activité de SAV ou de maintenance.
Rapport d’intervention automatisé
Pour assurer une transmission rapide et aisée des fiches d’intervention, l’outil de gestion doit vous permettre de créer des modèles. Sur ces rapports figurent des indicateurs et données personnalisables en fonction des différentes actions de vos techniciens. Cela permet aux intervenants un gain de temps et donc de productivité. Le traitement de ces bons est également fluidifié, aidant ainsi à accélérer la facturation en réduisant les échanges nécessaires.
Application mobile pour un accès illimité au planning
Le dernier élément, mais probablement le plus important est l’application mobile. Ce service est la pièce maîtresse d’un outil de planification. Portable, tablette ou PC portable : l’application doit être accessible aux techniciens à tout moment et tout endroit, même sans connexion internet.
Un technicien terrain peut, depuis son application, valider, reprogrammer ou annuler un rendez-vous. Ces informations seront communiquées instantanément aux planificateurs, et inversement. L’intervenant peut directement remplir ses rapports d’intervention depuis l’application. Il peut scanner des QR code, mais également prendre des photos ou des vidéos pour compléter et instruire le dossier.
Les avantages concrets d’une solution de gestion des interventions
Les bénéfices à l’adoption d’un logiciel de pilotage des interventions sont multiples.
Gestion et optimisation des interventions
Un logiciel de gestion et de planification est développé dans le but d’optimiser la planification entre vos équipes bureaux et vos équipes terrain. Ainsi, le logiciel offre une plus grande liberté dans l’organisation de vos plannings inter-entreprise. Vos intervenants seront exemptés de venir en agence chaque matin pour collecter leur planning ou leurs feuilles de route. Gain de temps, de carburant, mais aussi de papier et d’encre sont à la clé !
De même, une application-outil vous permet d’avoir un aperçu digital et en temps réel de l’ensemble des opérations en cours. En outre, vos planificateurs auront plus de latitude pour réagir à une urgence. Les échanges entre vos équipes sont également simplifiés et facilités grâce à la solution digitale.
Une solution économique et écologique
La transition vers un logiciel de gestion et de planification présente un double avantage : il est économique et écologique. En effet, une meilleure organisation implique moins de trajets inutiles pour vos équipes techniques. Les plannings sont optimisés selon plusieurs éléments, notamment grâce à la localisation des demandes d’intervention. Grâce à l’application, il est facile d’optimiser les trajets et donc de réduire sa consommation de carburant. Moins de route, c’est également moins de risque d’accident.
La fin des rapports papier en fait une option écologique. Le papier représente en effet 75% des déchets bureau et près de 80 kg par personne par an ! Chaque geste compte pour prendre soin de la planète !
Accélérer la facturation
Utiliser un logiciel de gestion numérique permet d’accélérer l’édition de factures, car les rapports sont transmis automatiquement. Il n’est ainsi plus nécessaire de ramener les bons d’intervention et de les saisir manuellement.
Faire le bon choix d’un logiciel spécialisé, c’est s’assurer de la continuité de votre activité, mais aussi d’un gain de performance et de productivité sur la durée. Prenez le temps de bien suivre les étapes de recherche, de sélection et d’intégration afin de prévenir tout problème. Mageltys propose une solution-logicielle adaptable à votre activité, dans une interface claire et épurée : demandez une démo gratuite !
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