Que vous soyez à la tête d’une équipe de dépannage ou de toute autre entreprise de services, il est essentiel d’avoir une bonne gestion des interventions pour assurer la réussite de votre société. Pour faciliter cette tâche, il convient de s’appuyer sur différents outils performants et faire appel à un planning d’intervention pour votre organisation en interne. Un logiciel de gestion d’intervention concentre sur un support partagé toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation de chaque mission de votre entreprise tels que l’intervenant choisi, le matériel nécessaire et le délai imparti en concertation avec le client. En offrant une plus grande clarté et une vision globale des activités, le planning d’intervention aide chaque entreprise à gagner en efficacité et en productivité tout en facilitant l’organisation interne comme externe des activités !
Cet outil logiciel représente en ce sens un enjeu primordial pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Découvrez comment faire un planning d’intervention pour votre gestion interne avec Mageltys !
Qu’est-ce qu’un planning d’intervention ?
Définition d’un planning d’intervention
Un planning d’intervention est un outil de gestion des activités d’une entreprise qui sert à définir et à organiser les interventions des techniciens sur le terrain. Grâce à ce plan d’action détaillé, les employés peuvent visualiser les tâches qui leur sont confiées ainsi que la durée préétablie avec les clients pour les réaliser : chacun est en mesure de suivre le programme d’intervention en temps réel.
Le planning d’intervention terrain est nécessaire pour une bonne gestion des opérations sur chantier et des rendez-vous techniciens, quel que soit leur secteur d’activité, soumis à des interventions récurrentes et qui doivent être réactifs en cas d’urgence.
Comment fonctionne un planning d’intervention ?
Le planning d’intervention est géré par le planificateur via un logiciel spécifique. Celui-ci remplit le planning au fur et à mesure des demandes clients. Pour optimiser cet emploi du temps, le planificateur doit répartir au mieux les interventions en prenant en compte divers critères :
- les délais impartis avec le client ;
- les mouvements de matériel ;
- le type d’intervenants selon la nature du chantier : technicien de maintenance, plombier, chauffagiste, etc. ;
- le temps de travail estimé ;
- les disponibilités de son équipe ;
- la localisation des interventions.
Grâce au logiciel de planification, il est possible de visualiser, d’éditer et de modifier le planning à tout moment. Cette interface donne accès à toutes les informations nécessaires à la bonne réalisation des interventions comme l’adresse du chantier, le nom de l’intervenant, la spécificité des travaux, etc.
A quoi sert un planning d’intervention ?
Un outil qui facilite l’organisation et la communication inter-entreprise
Le planning d’intervention facilite l’organisation et la communication au sein de l’entreprise, mais également avec les clients : il fluidifie l’activité de la société. Dans le domaine de la plomberie par exemple, il est essentiel que chaque intervenant soit informé du déroulement d’un dépannage rapidement. Le planning permet ainsi de gérer l’urgence et d’informer automatiquement tous les intervenants à chaque étape de l’intervention afin de facturer rapidement au client (syndic, entreprise ou encore particulier) pour limiter le besoin en trésorerie qui peut être tendu.
Le planning d’intervention offre ainsi au planificateur une vue d’ensemble des emplois du temps de chaque intervenant et des besoins spécifiques à chaque opération. En concentrant toutes ces informations clés sur un seul et même support, cet outil facilite la répartition des tâches entre les employés. Les entreprises de services doivent attribuer chacune des missions qu’elles se voient confier à la bonne personne pour être rentables : le planning d’intervention représente en ce sens un outil qui concourt à cette réussite !
Un outil qui permet de gagner en efficacité
Un logiciel de planning aide à améliorer la productivité de l’entreprise. Si les tâches sont bien réparties en fonction de la nature des travaux et de la zone géographique des intervenants, ces derniers pourront optimiser leur temps de trajet et ne pas perdre de précieuses minutes sur la route. En ce sens, attribuer un secteur propre à chaque intervenant renforcera la rapidité d’intervention et la maîtrise technique de l’intervenant lors de la réalisation des opérations sur chantier. Un tel gain de temps offre la possibilité de réaliser davantage d’interventions et par conséquent d’augmenter le chiffre d’affaires de l’entreprise.
Un planning d’intervention renforce la confiance entre l’entreprise et les clients : elle garantit des interventions plus cadrées et mieux organisées. Un programme clair favorise en effet un respect des délais, de l’engagement et une attitude positive de la part de l’intervenant. Si le client est satisfait, l’entreprise pourra développer son attractivité et sa marque employeur en mettant en avant ses bonnes conditions de travail et sa communication interne très performante.
En maîtrisant parfaitement son programme d’interventions, l’intervenant évitera :
- de commettre des erreurs opérationnelles lors des interventions ;
- de véhiculer une mauvaise image de l’entreprise auprès du client ;
- un stress important causé par un manque de clarté et d’organisation de ses activités ;
Un outil qui anticipe les problèmes et les urgences
Personne n’est à l’abri d’une coupure d’électricité ou d’une fuite d’eau survenant soudainement : les techniciens sont très souvent sujets aux urgences ! Il convient en ce sens d’être en mesure de répondre rapidement et efficacement à ce type de demandes pour renforcer la satisfaction de votre clientèle.
Dans ces cas de figure, le planning d’intervention aide à :
- localiser les intervenants situés à proximité de l’urgence ;
- connaître la disponibilité de chacun.
Les urgences clients ne sont cependant pas les seuls problèmes à anticiper. Par exemple, dans le cas où un employé serait souffrant, bloqué dans les embouteillages ou est en panne, il est nécessaire de régler le contretemps dans les meilleurs délais et d’assurer un remplacement rapide. Le planning d’intervention rend en ce sens possible l’anticipation des aléas quotidiens, mais il doit pour cela être clair et flexible. Pour faire face aux urgences, il convient de ne pas surcharger le planning en laissant des plages horaires vides sur l’emploi du temps des intervenants. Vous serez ainsi assuré d’une disponibilité permanente de l’un de vos techniciens en cas de problème !
Quelle est la meilleure méthode pour faire un planning d’intervention ?
Que faut-il prendre en compte pour faire un planning d’intervention efficace ?
Pour bien optimiser un planning d’intervention, il est essentiel :
- d’anticiper les interventions sur le planning. Référencez toutes les informations que vous avez en votre possession et, si possible, à l’avance ;
- de définir les processus de l’entreprise telles que les informations nécessaires au technicien pour l’intervention et les éléments à faire figurer dans les comptes-rendus pour facturer et conserver l’historique pour le futur ;
- d’avoir une base de données clients à jour pour faciliter les interventions ;
- de mettre en place une localisation et un suivi des missions des membres de vos équipes techniques pour intervenir en cas d’urgence ;
- d’utiliser un planning dématérialisé pour le partager, le modifier ou ajouter des informations en temps réel ;
- de choisir un logiciel de planning d’intervention facile d’utilisation ;
- de soigner la visibilité de votre planning.
Les différentes méthodes pour faire votre planning d’intervention
Plusieurs méthodes existent pour mettre en place un planning d’intervention terrain. Vous pouvez répartir les missions :
- par secteur géographique en assignant un intervenant technique à une zone spécifique d’intervention ;
- en fonction de la disponibilité, de la compétence et de la zone d’intervention du technicien ;
- par activités et sous-activités dans le cas où votre entreprise englobe divers secteurs (plomberie, électricien, dépanneur, etc. )
- selon les délais clients impartis : au jour, à la semaine ou encore au mois ;
- par ordre de priorité en fonction du contrat mis en place avec le client ou des urgences.
Quels logiciels choisir pour faire un planning d’intervention ?
Faire son planning d’intervention avec des outils classiques
Pour planifier les interventions de terrain, des outils classiques comme Excel ou Google Agenda peuvent être utilisés. Bien qu’ils aient l’avantage d’être gratuits et ergonomiques, ces outils manquent cependant de praticité : ils ne permettent pas une gestion fluide des équipes et ne peuvent pas établir de raccourcis directs ou d’accès rapide aux fiches clients ou aux factures. De même, certains de ces logiciels sont difficiles dans leur prise en main ou dans leur utilisation et peuvent demander une configuration importante.
La solution Mageltys pour faire vos plannings d’interventions !
Saviez-vous qu’il existe des logiciels spécifiques dédiés à la gestion des interventions ? C’est ce que propose l’application web et mobile Mageltys ! L’application mobile Android met à disposition de ses utilisateurs de nombreuses fonctionnalités absentes des solutions proposées par Excel ou Google Agenda et offre en ce sens une réelle plus-value pour les intervenants techniques. Développé pour les équipes de terrain, le logiciel Mageltys permet en effet de personnaliser vos plannings d’interventions en prenant en compte divers éléments qui influencent l’organisation des interventions quotidiennes : la nature des travaux, les délais clients, les compétences spécifiques demandées, etc.. Avec Mageltys, vous pouvez suivre l’activité de vos employés en temps réel et avoir une vision globale des missions en cours ou à venir afin d’anticiper au mieux les urgences.
Pour bénéficier de ce logiciel de gestion des interventions, faites votre choix entre notre offre mensuelle ou annuelle ! Vos intervenants pourront ensuite télécharger l’application sur leur téléphone mobile afin d’avoir toutes les informations nécessaires sur leurs missions en temps réel et directement en poche ! Pour votre personnel de bureau, un simple navigateur web suffit pour accéder au planning d’intervention Mageltys !
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