Le bon fonctionnement d’une équipe sur le terrain est l’un des principaux vecteurs de performance de l’entreprise. Une équipe dont la gestion laisse à désirer a toutes les chances de voir se multiplier des facteurs négatifs qui viendront ralentir sa productivité. Objectifs peu précis, travail mal effectué, motivation en berne : les symptômes d’une mauvaise gestion de vos équipes peuvent se décliner longuement et finir par s’entretenir les uns les autres.
Pour sortir de ce cercle vicieux et fournir à son équipe comme à son entreprise une direction claire et une performance au niveau des attentes, le manager doit rapidement mettre en place des solutions efficaces pour améliorer les conditions de travail de tous.
Comment optimiser la gestion de son équipe sur le terrain ? Mageltys vous livre ses conseils de pro pour adopter un management éclairé et augmenter la performance de votre équipe.
Quelles données surveiller pour mesurer les performances de ses équipes ?
Avant de se lancer dans la tâche de l’optimisation de la productivité d’une équipe sur le terrain, il faut savoir avec précision sur quels critères évaluer le travail des collaborateurs. Une définition claire des KPIs (indicateurs clés de performance) à surveiller permettra au manager de savoir exactement quels critères prendre en compte pour évaluer puis optimiser l’efficacité et l’organisation de ses équipes. Parmi ces KPIs à examiner absolument, il y a notamment :
- le taux d’atteinte des objectifs de l’équipe ;
- la qualité du travail fourni par les collaborateurs individuellement et en équipe ;
- le respect des deadlines pour chaque projet ou chaque intervention ;
- la bonne gestion du temps imparti ;
- l’autonomie dont chaque collaborateur fait preuve sur le terrain ;
- l’efficacité commerciale de l’équipe.
Mettre en place une surveillance active de ces KPIs permet au manager de faire un état des lieux de l’efficacité générale de ses équipes sur le terrain tout en décelant les performances individuelles de chaque collaborateur. En second lieu, l’évaluation systématique de ces données renseigne le manager sur les secteurs à améliorer en urgence et sur les ressources à déployer pour remédier à un possible manque d’organisation.
Quelques conseils pour optimiser la gestion de son équipe sur le terrain
Privilégiez une structure d’organisation claire pour tous vos collaborateurs
De la communication avant toute chose
Pour commencer, il faut prévoir une organisation des tâches, des objectifs et des plannings qui soit extrêmement simple et s’assurer que chaque membre de l’équipe en a une parfaite connaissance. En plus de veiller à la planification des tâches dans un emploi du temps avec des objectifs précis à la clé, il revient au manager de communiquer avec ses équipes pour toujours vérifier qu’elles connaissent les détails du planning qui les concernent. Il est possible de prévoir de brèves réunions hebdomadaires afin de :
- coordonner vos équipes ;
- assurer une communication efficace des informations essentielles ;
- prévoir le bon déroulement des interventions sur le terrain.
Veillez à fixer des objectifs SMART
La méthode SMART désigne une façon spécifique de mettre en place des objectifs clairs, compréhensibles pour l’ensemble d’une équipe. L’acronyme SMART désigne ainsi des objectifs :
- Spécifiques : les tâches à accomplir sont précises ;
- Mesurables : le résultat du travail fourni doit être quantifiable ;
- Atteignables : le travail assigné tient compte des compétences de l’équipe ;
- Réalistes : la tâche à effectuer est pertinente ;
- Temporels : les objectifs à atteindre sont inscrits dans une durée.
Assurez une répartition équilibrée et équitable des tâches au sein de votre équipe
En tenant compte des compétences de chacun de vos collaborateurs
La gestion du planning de votre équipe doit être plus affinée qu’une simple répartition des tâches faite au hasard ou de façon arithmétique. Pour optimiser l’efficacité de vos équipes tout en prenant en compte le bien-être de chaque collaborateur, veillez à répartir les missions en fonction des compétences techniques de chacun. Adapter la répartition du travail selon les talents de vos collaborateurs est un moyen efficace de booster l’efficacité de chacun, mais suppose une réelle connaissance des équipes de la part du manager.
En répartissant au mieux la charge de travail
Pour que la gestion des interventions se fasse sans difficulté et que les équipes soient efficaces sur le long terme, le manager doit être capable de quantifier la charge totale que représente un projet, pour ensuite la répartir de façon équitable entre chaque collaborateur. Une telle pratique suppose le découpage des tâches en volumes horaires, en tenant compte de la difficulté de la mission et des autres circonstances, et permet d’assurer une planification juste.
Sachez reconnaître les priorités et les urgences !
La priorisation des tâches que votre équipe doit accomplir
Certains travaux revêtent une importance plus grande que d’autres ou sont des étapes préalables à l’accomplissement de la suite du projet. Un management avisé consiste à mettre en évidence les interventions à cibler en premier lieu et celles qui peuvent attendre.
Faciliter la gestion des urgences
Malgré une définition claire des interventions par degré d’importance, d’autres peuvent s’inviter et venir bouleverser votre planning. Dans certains secteurs, des interventions urgentes peuvent s’ajouter à la liste des tâches à réaliser au quotidien et venir décaler votre emploi du temps. C’est au manager de prévoir un planning que l’on peut adapter rapidement pour prendre en compte les interventions urgentes. Cela peut être fait en prévoyant des créneaux libres dans le planning ou en utilisant un logiciel d’aide à la planification. Si vous vous montrez capable de réagir rapidement, vos clients vous en seront reconnaissants et l’image de l’entreprise en sortira grandie !
Assurez une bonne communication au sein de l’équipe
S’assurer de la réactivité, de la compréhension et de la bonne volonté de chaque collaborateur passe par un vecteur essentiel : la communication. Une bonne ambiance au sein de l’équipe constitue la base saine sans laquelle il serait impossible de communiquer sereinement. Ensuite, il faut privilégier un moyen de communication unique qui permette à chaque collaborateur d’échanger avec le reste de l’équipe ou avec son manager. Mieux vaut privilégier un outil de communication partagé par la totalité des équipes, afin de transmettre rapidement les informations essentielles au bon déroulement des interventions chez les clients de l’entreprise.
Mageltys : un logiciel qui facilite la gestion des interventions sur le terrain
Pour garantir une gestion efficace des équipes sans perdre trop de temps, il est recommandé aux managers d’investir dans un logiciel comme Mageltys. Les solutions que comporte cet outil de planification vous permettront d’optimiser vos emplois du temps en :
- ayant une vision globale des performances de vos équipes sur le terrain en temps réel ;
- utilisant un moyen de communication unique ;
- en intégrant facilement les urgences dans votre planning ;
- partageant instantanément les données essentielles avec votre équipe ;
- visualisant tous les chiffres de votre activité sur le tableau de bord de l’application.
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